Lesestart 3 – Logistik

Kurze Beschreibung

Logistik im Rahmen des Programmes „Lesestart 1-2-3“, insbesondere:
— Modul 1: Warenannahme und Lagerung,
— Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-Jährige sowie Fulfillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting),
— Modul 3: Callcenter-Betreuung/Datenbankpflege,
— Modul 4: Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstelle für die Lesestart-Onlinedatenbank,
— Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Partner.

Beschreibung der Beschaffung

Beschreibung des Programms „Lesestart 1-2-3“
„Lesestart 1-2-3“ (im Weiteren „Lesestart“) ist ein bundesweites Leseförderprogramm, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert und von der Stiftung Lesen durchgeführt wird.
Im Rahmen des insgesamt mehrjährigen Programms erhalten Eltern Informationen zum Thema Vorlesen und Erzählen und ihre Kinder ein Buchgeschenk. Das Programm möchte Eltern für die Sprach- und Leseförderung ihrer Kinder gewinnen. In der jeweiligen Programmphase können jeweils ca. 50 Prozent aller Eltern mit kleinen Kindern von „Lesestart“ profitieren. Weitere Informationen erhalten interessierte Bieter unter www.lesestart.de.
Lesestart 1 richtet sich an Eltern und ihre einjährigen Kinder. Lesestart 2 richtet sich an Eltern und ihre zweijährigen Kinder.
Lesestart 3 richtet sich an Eltern und ihre dann dreijährigen Kinder. Im November 2021 erhalten Bibliotheken Folge-Sets, die sie Familien und Kindern überreichen.
Hier ausgeschrieben werden die folgenden Dienstleistungen für die 3. Programmphase (= Set 3 für 3-Jährige) der ersten Kohorte.
Auftragsgegenstand und Beschreibung der Leistungen
Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (im Weiteren AN) zu erbringen:
1. Warenannahme und Lagerung,
2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-jährige mit nachstehend näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting),
3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege,
4. Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung zur Schnittstellenkommunikation zwischen Lesestart-Onlinedatenbank, AN und Lesestart-Webseite,
5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Programmpartner.
Die detaillierte Beschreibung findet sich in den Vergabeunterlagen im Dokument: Leistungsbeschreibung.
1. Warenannahme und Lagerung
Zeitversetze Warenannahme und Lagerung von ca. 400-600 Euro-Tausch-Paletten mit 3 verschiedenen Produktformen bis zum Start der Konfektionierung:
— 1 Baumwolltasche (500 000 Stück),
— 5 verschiedene Pappbilderbücher (pro Set 1 Buch),
(5 Buchtitel x 100 000 Exemplare = 500 000 Bücher insgesamt)
— 1 Ratgeber-Broschüre (500 000 Exemplare).
2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 500 000 Material-Sets für 3-jährige mit nachstehen näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment/Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting).
— Kommissionierung, Konfektionierung und Versand sowie Fulfillment und Versandservice.
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
— 1 gebundenes Pappbilderbuch (Lesestart-3-Buch) (es gibt fünf verschiedene Titel von 5 verschiedenen Verlagen, die in der Auflage von je 100 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), ca. 16-18 (Breite) x 18-22 (Höhe) cm, maximales Gewicht 250 Gramm. Die Dicke ist voraussichtlich maximal 1,9 cm, eine unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden,
— 1 Ratgeber DIN A5, voraussichtlich 58 Seiten.
Gesamtgewicht pro Material-Set: voraussichtlich max. ca. 400 g
— Konfektionieren von Material-Sets nach unseren Vorgaben (siehe Leistungsbeschreibung).
Die 500 000 Material-Sets im Programmjahr 2021/22 können in Verpackungseinheiten à 15, 25, und 30 Stück vorkonfektioniert werden. Der AN erhält alle relevanten Versanddaten von der AG und muss die Anzahl zu versendender Sets entsprechend der Verpackungseinheiten selbstständig nach einem Algorithmus errechnen und diese Daten der AG zwecks Freigabe zur Verfügung stellen. Hierbei ist die gewünschte Abdeckung mit Materialsets pro Bundesland zu beachten. Die Set-Anzahl, die der jeweiligen Bibliothek zur Verfügung gestellt wird, wird seitens der AG nach einem Algorithmus anhand des gemeldeten Set-Bedarfs je Bibliothek ermittelt. Die Lieferungen an die Bibliotheken können Sets in den verschiedensten Mengen bein-halten. Die Varianz kann zwischen 15 und 300 Sets liegen.
Ein Infoschreiben/Merkzettel (nicht personalisiert) wird jedem Karton beigelegt und muss obenauf liegen.
Vorgesehen sind momentan ca.:
— 3 300 Pakete/Verpackungseinheiten x 15er-Einheiten,
— 11 360 Pakete/Verpackungseinheiten x 25er-Einheiten,
— 5 550 Pakete/Verpackungseinheiten x 30er-Einheiten,
— Erstellen und Anbringen von Lieferscheinen,
— Sortenreine Einlagerung,
— Versand der vorkonfektionierten Material-Sets (als Paket und als Palettensendung),
— Nachversand und Einzelversand,
— Retouren- und Rückholungsmanagement,
— Artikelnummern, Bestandslisten/Lagerartikellisten vergeben und führen.
3. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege.
(inklusive aller Details gemäß Leistungsbeschreibung)
4. Entwicklung, Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung.
5. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an „Lesestart 1-2-3“-Programmpartner.
Drei postalische Mailings an 11 300, ca. 8 000 und ca. 9 000 Adressaten sowie weitere zusätzliche postalische Mailings.
— Notfallkonzept.

Beschreibung der Optionen

Die AG behält sich vor, die Option zur Verlängerung wie folgt beschrieben zweimal auszuüben.
Ein Rechtsanspruch seitens des AN auf Abruf der genannten Optionen besteht nicht. Es wird darauf hingewiesen, dass sich die Höhe des der Stiftung Lesen über das Programm „Lesestart 1-2-3“ zur Verfügung stehenden Budgets zwischenzeitlich ändern kann und bei einer Auftragsvergabe z. B. weniger Mittel zur Verfügung stehen als aktuell geplant. Dies könnte evtl. zur Folge haben, dass im Zuge einer Auftragsvergabe einzelne Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung nicht vergeben werden oder in verringertem Ausmaß durchgeführt werden.
Erste Verlängerungsoption (für die 1. Phase/Set 1 der 2. Kohorte)
Je nach Programmverlauf sowie vorbehaltlich eines neuen Zuwendungsbescheids, der voraussichtlich im Februar 2021 zugeteilt wird, behält die AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für die erste Phase (Set 1) der zweiten Kohorte 2021/2022 ebenfalls abzurufen. Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2021 aus. Diese Vertragsverlängerung endet voraussichtlich im Oktober 2022. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen.
Die Änderungen für LS 1 betreffen hauptsächlich die Adressaten: Hier handelt es sich nicht um Bibliotheken, sondern um voraussichtlich 6 000 am Programm teilnehmende Kinder- und Jugendärzte.
Wichtig:
Im Falle, dass die AG diese erste Verlängerungsoption ausübt, findet der Versand der beiden Sets parallel im sog. „Doppeljahr 2021“ statt. Das bedeutet, dass der AN zeitgleich ca. 800 – 1 200 Paletten einlagern, verwalten, konfektionieren und die entsprechenden Pakete versenden können muss.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für dieses Set 1/ 1. Phase 2021 vom 1.9.2021 bis 30.9.2021 angeliefert.
Für die erste Phase der 2. Kohorte werden 500 000 Material-Sets wie folgt kommissioniert:
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
— 1 gebundenes Pappbilderbuch (je Set 1 Buch) (es gibt fünf verschiedene Buchtitel, die in der Auflage von je 100 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17-20 x 19-23 cm (B x H), Dicke ca. 1,9 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden,
— 1 Ratgeber-Broschüre mit 64 Seiten plus Umschlag im Format 14,8 x 21,0 cm (geschlossen).
Gesamtgewicht pro Material-Set: max. ca. 300 g
Durch Synergien bzw. durch den Wegfall der Schnittstellenentwicklung geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden.
Zweite Verlängerungsoption (2. Phase/Set 2 der 2. Kohorte)
Je nach Programmverlauf (der 3. Phase der 1. Kohorte sowie der 1. Phase der 2. Kohorte) behält die AG sich vor, den Vertrag für das Abrufen der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für die 2. Phase der 2. Kohorte für 2022/2023 zu verlängern. Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2022 aus. Die Vertragsverlängerung endet voraussichtlich im Oktober 2023. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen.
Die Änderungen betreffen insbesondere die Konfektionierung der Material-Sets, da sich hier das Format und das Gewicht der Pappbilderbücher wie folgt beschrieben minimal ändert. Außerdem wird bei Set 2 anstatt eines Ratgebers eine Leseleiste (mehrseitiges Leporello im Format 21 x 15 cm) Bestandteil der Sets sein. Ebenso kann sich die Anzahl der Adressaten der Sets ändern.
Die Materialien (Taschen, Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für das Programmjahr 2022/23 vom 1.9.2022 bis 30.9.2022 angeliefert.
Für Set 2 werden 500 000 Material-Sets wie folgt kommissioniert:
Jedes Material-Set besteht aus einer Baumwolltasche (Größe ca. 23 x 27 cm, B x H), in die gepackt wird:
— 1 gebundenes Pappbilderbuch (je Set 1 Buch).
(es gibt fünf verschiedene Titel, die in der Auflage von je 100 000 Exemplaren auf die Sets aufgeteilt werden), max. ca. 17-20 x 19-23 cm (B x H), Dicke ca. 1,9 cm. Die unterschiedliche Dicke der Bücher muss bei der Auswahl der passenden Kartonagen beachtet werden,
— 1 Leseleiste (Leporello im Postkarten-Format 10 x 15 cm).
Gesamtgewicht pro Material-Set: max. ca. 300 g
In die Kartons bei Set 2 werden außerdem zusätzlich sogenannte Baby-Pixis gepackt, in der gleichen Anzahl wie Sets enthalten sind. Die Pixis im Format 14 x 14 cm sind à 15 Stück gebündelt und wiegen wie folgt:
— 15 Stück: 273 g,
— 20 Stück: 365 g,
— 25 Stück: 456 g,
— 30 Stück: 546 g.
Durch Synergien geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden.

Zusätzliche Informationen

Die AG weist darauf hin, dass in der Zeit vom 23.12.2020 bis zum 6.1.2021 keine Bieterfragen beantwortet werden. Die Frist gemäß VGV § 20 Abs. 3 Nr. 1 wird auf jeden Fall eingehalten, sodass die Bieter sicher sein können, dass ihre Fragen beantwortet werden, zwar nicht unmittelbar, aber auf jeden Fall rechtzeitig.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro eine Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung besteht.
Der Bieter erklärt sich bereit, den Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1,5 Millionen EUR für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 Million Euro für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.
Eine entsprechende Lagerversicherung sollte den Netto-Warenwert von ca. 1,5 Mio. EUR pro Jahr abdecken und ist zwingend notwendig. Der Bieter gibt an, bei welchem Versicherungsunternehmen und mit welcher Deckungssumme in Euro diese Lagerversicherung besteht.
Der Bieter legt den Nachweis der bestehenden Lagerversicherung mit einer Deckungssumme von mehr als 1,5 Millionen EUR für Personen- und Sachschäden sowie mehr als 1 Million Euro für Vermögensschäden auf Nachfrage des Auftraggebers sofort, ansonsten spätestens bei Vertragsbeginn vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter erklärt, dass er auf Verlangen der Auftraggeberin eine schriftliche Bankauskunft mit Aussagen zum Zahlungsverhalten, zur Geschäftsverbindung/Kontoführung, zu den finanziellen und wirtschaftlichen Verhältnissen und zur Kreditbeurteilung (die Auskunft soll zum Zeitpunkt der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) vorlegt.
Der Bieter gibt einer Erklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre jeweils in Euro (ohne Umsatzsteuer) sowie zum mittleren Umsatz ab.
Der Bieter füllt das Dokument: „Bietererklärung 2: Eignungsangaben“ vollständig aus.
Der Bieter hat eine Präsentation seines Unternehmens auf maximal 5 Seiten einzureichen (unerlässlich sind dabei Angaben zur Lagerfläche (in Qadratmetern sowie die Anzahl der Palettenstellplätze).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter füllt das Dokument: „Bietererklärung 2: Eignungsangaben“ vollständig aus.
Anhand von Referenzprojekten weisen die Bieter zweierlei nach:
1. Dass sie in der Lage sind, mindestens 100 000 Pakete in einem Kalenderjahr zu konfektionieren und zu verschicken.
Dazu müssen die Bieter verschiedene Projekte aufführen, deren Paketversande in der Summe mindestens 100 000 ergibt (Mindestanforderung). Hierzu dient die Tabelle unter 4.2 im o. g. Dokument.
2. Dass sie in der Lage sind, eine Projektgröße von mindestens 50 000 Paketen erfolgreich zu bewältigen.
Dazu müssen die Bieter jeweils mindestens 3 Referenzprojekte benennen, die nach Leistungsart und Leistungsumfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. Diese Referenzen sind für jedes Modul der Leistungsbeschreibung zu erbringen, es müssen also mindestens 12 Referenzprojekte benannt werden (je 3 Referenzen für 5 Module insgesamt, dabei werden hier Modul 1+2 (Warenannahme, Lagerung und Konfektionierung und termingerechter Versand, Fulfillment, Versandservice) zusammengefasst). Anhand dieser 12 Referenzprojekte beschreibt der Bieter, wie er bisher logistische Prozesse/durchgeführte Leistungen ähnlicher Art und im ähnlichen Umfang der letzten 3 Jahre geplant und umgesetzt hat. Bei Bietern, die die Stiftung Lesen als AG in den letzten Jahren mit Leistungen ähnlicher Art beliefert haben, ist ein entsprechender Hinweis in den Angeboten anstelle der Referenzen ausreichend. Gelingt einem Bieter dieser Nachweis nicht, wird das Angebot ausgeschlossen (Mindestanforderung). Hierzu dienen die Tabellen unter 4.3. bis 4.14. im o. g. Dokument.
Der Bieter macht außerdem folgende Angaben:
— Anzahl der in den letzten 3 Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter und Aufteilung nach betrieblichem Einsatz,
— Berufliche Qualifikation der Mitarbeiter insgesamt,
— Anzahl der Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehen sind, aufgeteilt nach betrieblicher Zugehörigkeit,
— Leitung der Versandabteilung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Bieter müssen mit verschiedenen Projekten einen Paketversand von mindestens 100 000 Paketen in einem Kalenderjahr nachweisen (Mindestanforderung).
und gleichzeitig
Muss mindestens eine von 3 aufgeführten Referenzen (im Dokument „Bietererklärung 2: Eignungsangaben“ unter 4.3. bis 4.5. beschrieben) einen Leistungsumfang von mindestens 50 000 Pakete pro Jahr haben (Mindestanforderung).