Rahmenvertrag Mediaagentur

Kurze Beschreibung

Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung sowie dem Mediaeinkauf. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche und/oder schriftliche Briefings vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden:
Konzeption und strategische Mediaplanung
— Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international,
— Media- und Marktanalyse,
— Zielgruppendefinition und Beschreibung,
— Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On – und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen,
— Entwicklung einer starken Kampagnenmechanik in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur,
— Gegeben falls Abstimmung mit der Leadagentur Social Media bzw. dem Social Media Team von visitBerlin und SEA-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur,
— Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen
Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung.
Mediaeinkauf und -abwicklung.
— Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination,
— Erstellung von Streu- und Kostenplänen,
— Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen,
— Strategische Abstimmung mit den SEA-, Social Media- und Kreativ-Agenturen,
— Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien,
— Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien,
— Rechnungslegung.
Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung
— Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin,
— Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit,
— Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern,
— Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit,
— Kontrolle der festgelegten PIs/KPIs der Kampagne,
— Erstellen eines wöchentlichen Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen,
— Bereitstellung der Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs,
— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation,
— Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle,
— Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen,
— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager),
— Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin.
Abstimmungen/Beratung
Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

Beschreibung der Beschaffung

Für das Jahr 2021 ist ein Etat für Medieninvestment in Höhe von ca. 2,5 Mio. EUR bis höchstens 5,0 Mio. EUR netto vorgesehen. Für das Jahr 2022 und ggf. optional die Jahre 2023 und 2024 ist ein Etat für Medieninvestment in Höhe von ca. 500 000,00 EUR netto bis höchstens 2,0 Mio. EUR netto vorgesehen. Der Auftraggeber sichert jedoch keinen Mindestetat an Medieninvestment zu. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf des angegebenen Medieninvestments.
Für alle Aufträge sind vom Auftragnehmer separate, verbindliche Angebote mit Festpreisen auf Grundlage des eingereichten Preisblattes zu erstellen. Die Abrechnung erfolgt kampagnen-/ projektbezogen gemäß Angebot.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden.
Der Auftraggeberin zustehende Rabatte, egal aus welchem Rechtsgrund werden, wie im beigefügten Vertrag geregelt, gutgeschrieben. Die Agentur wird auf Anforderung der Auftraggeberin die Rabatte und die damit verbundenen Kosten schriftlich nachweisen.
Die Mediaagenturen erhalten von den Medien eine sog. Mittlervergütung berechnet auf die jeweilige Bruttosumme abzüglich Rabatte für Mediaschaltkosten. Diese Mittlerprovision wird der Auftraggeberin in voller Höhe zurückerstattet.
Der Auftragnehmer erhält für seine Leistung die vereinbarten Provisionen gemäß Preisblatt.
Die Provision berechnet sich für alle Aufträge ab einem Medieninvestment von 10 000,00 EUR netto aus dem verbindlich anzugebenden Prozentsatz des Medieninvestments. Der in dem Preisblatt angegebene Prozentsatz ist gleichermaßen verbindlich für Aufträge mit einem Medieninvestment von 10 000,00 EUR netto wie für Aufträge mit höherem Medieninvestment.
Für Aufträge mit einem Medieninvestment unter 10 000,00 EUR netto kann der Auftragnehmer die in dem Preisblatt angegebene Provision und ggf. einen zusätzlichen Fixbetrag berechnen.
Der Auftragnehmer versendet zu Beginn des Vormonats eine Vorausrechnung für die tatsächlichen Einschaltungen/Platzierungen des Folgemonats. Aufgrund der Vorauszahlungen realisierte Skontoerträge, d.h. seitens der Medien gewährte Skonti sind an die Auftraggeberin weiterzureichen.
Die Rechnungslegung erfolgt auf Basis der von der Auftraggeberin freigegebenen Mediaplänen zu den gerade aktuellen Kampagnen und Projekten. Die letzte Rechnung für ein laufendes Kalenderjahr ist aus haushaltstechnischen Gründen jeweils bis zum 30. November des laufenden Jahres vorzulegen. Kampagnen, die den Monat Dezember umfassen, sind in Form einer Vorausrechnung ebenfalls bis zum 30. November des laufenden Jahres abzurechnen.
Für laufende Online-Kampagnen, bei denen die gebuchten Klickraten bis zum Jahresende nicht erreicht werden, ist zur Rechnungslegung nach vorheriger Ankündigung eine gesonderte Regelung mit dem Auftraggeber zu vereinbaren.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte, insbesondere die Lead-Agenturen für Social Media und SEA können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden.
Festpreisangebot
Die Preis- bzw. Provisionsangaben im Angebot sind Festpreise/werte für die Laufzeit des Vertrages.

Beschreibung der Optionen

1. Dieser Rahmenvertrag wird für den Zeitraum vom 15.2.2021 bis zum 14.2.2022 geschlossen. Nach Ablauf des Leistungszeitraums endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigungserklärung einer Partei bedarf.
2. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum dreimal um jeweils 12 Monate zu verlängern, längstens mithin bis zum 14.2.2025. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des aktuellen Leistungszeitraums. Im Falle einer Verlängerung gelten die nach Maßgabe dieser Ausschreibung und des zugrundeliegenden Preisblatts vereinbarten Konditionen auch für den Verlängerungszeitraum.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Vergabeunterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich über das dtvp bis spätestens zum 18.1.2021, 12.00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist. Derartige Auskünfte werden allen Bietern, welche die Vergabeunterlagen abgefordert haben, gleichzeitig und in anonymisierter Form mitgeteilt. Zwischen dem 18.12.2020 und 2.1.2021 werden keine Auskünfte erteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
— Der Bieter / die BG versichert, über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 500 000,00 EUR für Personen, Sach- und Vermögensschäden zu verfügen.
Oder
— Der Bieter / die BG versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Hinsichtlich der Eignung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt, welche Anhand des eingereichten Angebots zu belegen sind:
Der Auftragnehmer hat 5 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmediabudget von 300 000,00 EUR netto, die in den letzten 3 Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen Referenzen muss mindestens:
— 1 Referenzprojekt eine integrierte Kampagne sein,
— 1 Referenzprojekt muss einen Reisebranchen-Bezug aufweisen,
— 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Übersee betreffen,
— 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Europa außerhalb Deutschland betreffen,
— 1 Referenz muss Programmatic Advertising beinhalten.
Der Auftragnehmer kann eine Referenz auch für mehrere Anforderungen (z. B. Reisebranchen-Bezug und Erfahrung in Übersee) benennen (Eigenerklärung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt:
— Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt.
— Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den vorgenannten Erreichbarkeitszeiten (Montag – Freitag von 10.00-18.00 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin.
— Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).