Rahmenvertrag Mediaagentur

Kurze Beschreibung

Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung sowie dem Mediaeinkauf. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche und/oder schriftliche Briefings vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden:

Konzeption und strategische Mediaplanung

— Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international,

— Media- und Marktanalyse,

— Zielgruppendefinition und Beschreibung,

— Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On – und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen,

— Entwicklung einer starken Kampagnenmechanik in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur,

— Gegeben falls Abstimmung mit der Leadagentur Social Media bzw. dem Social Media Team von visitBerlin und SEA-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur,

— Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen

Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung.

Mediaeinkauf und -abwicklung.

— Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination,

— Erstellung von Streu- und Kostenplänen,

— Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen,

— Strategische Abstimmung mit den SEA-, Social Media- und Kreativ-Agenturen,

— Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien,

— Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien,

— Rechnungslegung.

Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung

— Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin,

— Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit,

— Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern,

— Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit,

— Kontrolle der festgelegten PIs/KPIs der Kampagne,

— Erstellen eines wöchentlichen Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen,

— Bereitstellung der Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs,

— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation,

— Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle,

— Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen,

— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager),

— Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin.

Abstimmungen/Beratung

Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Vergabeunterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich über das dtvp bis spätestens zum 18.1.2021, 12.00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist. Derartige Auskünfte werden allen Bietern, welche die Vergabeunterlagen abgefordert haben, gleichzeitig und in anonymisierter Form mitgeteilt. Zwischen dem 18.12.2020 und 2.1.2021 werden keine Auskünfte erteilt.