Scandienstleistungen und Digitalisierung von Akten für die Stadt Braunschweig

Braunschweig – FB Bauordnung und Zentrale Vergabestelle

Scan-Dienstleistungen und Digitalisierung von Akten der Bereiche Personalbetreuung und -kostenabrechnung sowie Steuern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-27.

Wer?

• Braunschweig – FB Bauordnung und Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scannerzubehör › Scannerdokumentenzuführung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Braunschweig › Braunschweig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-27	Auftragsbekanntmachung
2020-09-22	Ergänzende Angaben
2020-10-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 60 11 10_126 2020
Kurze Beschreibung:

Scan-Dienstleistungen und Digitalisierung von Akten der Bereiche Personalbetreuung und -kostenabrechnung sowie Steuern.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scannerdokumentenzuführung 📦
Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Braunschweig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Gemischt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Name des öffentlichen Auftraggebers: Braunschweig – FB Bauordnung und Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Wendenring 1
Postleitzahl: 38114
Postort: Braunschweig
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: tina.goldmann@braunschweig.de 📧
Telefon: +49 5314703732 📞
Fax: +49 5314703553 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/78e769e5-eebf-4e85-aeb2-5595f3ab182c 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/78e769e5-eebf-4e85-aeb2-5595f3ab182c 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-27 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 169-409302
ABl. S-Ausgabe: 169
Zusätzliche Informationen
Digitalisierung von rund 251 lfd. Meter Personalakten (ca. 1,32 Mio. Blatt)

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Los 1 Personalakten
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Braunschweig (Auftraggeber), hat rund 250 000 Einwohnerinnen und Einwohner. Sie ist eine kreisfreie Stadt und der KGSt-Größenklasse 2 zugehörig. Bis zum Jahr 2026 sollen alle Fachbereiche und Referate der Stadtverwaltung auf die elektronische Aktenbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems umgestellt werden. Um den Weg zu einer digitalen Kommune konsequent zu gehen, sollen alle laufenden Papierakten digitalisiert werden. Ziel dieser Ausschreibung ist ein Vertrag für die Digitalisierung von Papierakten in den Pilotbereichen der Stadt Braunschweig. Die Pilotbereiche sind die Abteilungen 10.1 (Personalbetreuung und -kostenabrechnung) und 20.3 (Steuern). Die Stadt Braunschweig benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet den Gesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d. h. die Aktenvorbereitung, deren softwaregestützte Belegerkennung und Indexierung, Abholung beim Auftraggeber, Zwischenlagerung beim Auftragnehmer sowie der Rücktransport. Die Digitalakten sollen anschließend in ein Dokumentenmanagementsystem überführt werden. Dabei sollen ca. 993 laufende Meter Akten, das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 5,4 Mio. Blatt, verarbeitet und digitalisiert werden. Der Auftrag soll in 2 Losen vergeben werden. Die im Leistungsverzeichnis genannten Mindestanforderungen an die zu liefernden Leistungen sind zu erfüllen. Jedes Angebot, das die ausgewiesenen Mindestanforderungen nicht erfüllt, scheidet aus. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung sowie der beigefügten Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung.

Dauer: 12 Monate
Zusätzliche Informationen: Digitalisierung von rund 251 lfd. Meter Personalakten (ca. 1,32 Mio. Blatt)
Bezeichnung des Loses: Los 2 Steuerakten
Losnummer: 2
Zusätzliche Informationen: Digitalisierung von rund 742 lfd. Metern Steuerakten, ca. 4 081 000 Blatt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit Abgabe des Angebots ist zu erklären, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachkommen wird, die gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erfüllt werden, eine Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft besteht und kein Insolvenzverfahren anhängig ist.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Angebot ist von Bietern, welche die Stadt Braunschweig in den letzten 3 Jahren nicht beliefert haben, eine Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre, vorzulegen. Die Eigenerklärung kann durch die Vorlage von Eignungsnachweisen erbracht werden, welche durch Präqualifizierungsmaßnahmen erworben worden sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mit dem Angebot ist von allen Bietern eine Referenzliste über die wesentlichen, in den letzten 2 Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber einzureichen. Die Referenzliste kann durch die Vorlage von Eignungsnachweisen ersetzt werden, welche durch Präqualifizierungsmaßnahmen erworben worden sind.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-11-27 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-09-29 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 08:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/78e769e5-eebf-4e85-aeb2-5595f3ab182c 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr – Regierungsvertretung Lüneburg
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131151334 📞
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Fax: +49 4131152943 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

4. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2020/S 169-409302 (2020-08-27)

Ergänzende Angaben (2020-09-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-22 📅
Einreichungsfrist: 2020-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 187-451947
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 169-409302
ABl. S-Ausgabe: 187

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 187-451947 (2020-09-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-10-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Scan-Dienstleistungen und Digitalisierung von Akten der Bereiche Personalbetreuung und — kostenabrechnung sowie Steuern.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Braunschweig — FB Bauordnung und Zentrale Vergabestelle

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 195-472265
ABl. S-Ausgabe: 195

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: In den Vergabeunterlagen aufgeführt

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr -Regierungsvertretung Lüneburg-
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2020/S 195-472265 (2020-10-02)

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