Tonbanddigitalisierung und Kassation für den Südwestrundkfunk (TobaK IV)

Kurze Beschreibung

Der SWR als Auftraggeber befindet sich in einer Umstrukturierungsphase, bedingt durch die finanzielle Lage und die zunehmende Digitalisierung. Dies hat Auswirkungen nicht nur auf das Programm sondern auch auf die Ausstattung und Ausrichtung seiner Funkhäuser und Regionalstudios. Aufgrund beschlossener Maßnahmen müssen Archivlagerflächen abgebaut werden, dabei sollen Anteile des Hörfunk-Programmvermögens digitalisiert werden. Im Anschluss an vorhergehende Projekte zur Digitalisierung von Tonbändern TobaK I bis TobaK III und zur Sicherung der Bestände des Hörfunks sollen in diesem Projekt ca. 2,2 Millionen Minuten Audiomaterial auf ca. 107 000 Tonbändern digitalisiert und im Audiomassenspeicher archiviert werden. Der SWR verfügt weder über räumliche u. personelle noch über technische Ressourcen in Form eines Maschinenparks an Bandmaschinen, um die Räumung der Lagerflächen in dem kurzen Zeitfenster selbst durchführen zu können, noch um die Digitalisierung und Kassation zu leisten.

Beschreibung der Beschaffung

Ausräumen und Verpacken der Tonbänder an den Standorten FR, MA, SB, TÜ:
— Anforderungen an die Transportbehälter;
— Anfertigen von Packlisten.
Transport der Tonbänder von den Archivlagern an den Standorten FR, MA, SB, TÜ in den Lagerbereich des Auftragnehmers:
— Anforderungen an das Transportfahrzeug;
— Sicherheit während des Transports (Transportkontrolle).
Sachgemäße Einlagerung der Tonbänder beim Auftragnehmer:
— Anforderungen an den Lagerbereich;
— Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
Durchführen einer Pilotphase zur Qualitätskontrolle
Digitalisierung der Tonbänder:
— Anforderungen an den Maschinenpark;
— Anforderungen an den lokalen Massenspeicher beim Auftragnehmer;
— Anforderungen an die Digitalisierung von ca. 107 000 Tonbändern mit einer durchschnittlichen Bandlänge von 20,5 Minuten, insgesamt 2 200 000 Minuten, und deren Ergebnis;
— Digitalisierung von einbändigen Produktionen;
— Digitalisierung und Montage von mehrbändigen Produktionen;
— Versenden von Tonbändern zur regelmäßigen Qualitätsüberprüfung;
— sicherer digitaler Transfer zum Auftraggeber;
— Berichtswesen.
Kassation und Entsorgung:
Die Räumung der Regale und Abholung der Tonbänder ist geplant für:
— Standort Freiburg: 09.11.-20.11.2020;
— Standort Mannheim: 09.11.-20.11.2020;
— Standort Saarbrücken: 11.01.-15.1.2021 oder 27.01.-29.1.2021;
— Standort Tübingen: 02.11.-6.11.2020.
Spätester Termin für das Ende der Tonbanddigitalisierung ist 31.12.2024.
Einlagerung der digitalisierten Tonbänder bis 31.12.2025.
Kassation ab 2.1.2026.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A1.1 – Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §42 VgV in Verbindung mit §§123,124 GWB muss die „Anlage 4 – Bieterauskunft mit Eigenerklärung“ ausgefüllt, unterzeichnet und mit Stempel versehen beigefügt sein.
A1.2 – Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss ein Nachweis vorgelegt werden, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 1 Jahr).
Wichtiger Hinweis für Bietergemeinschaften und Nachunternehmer:
Bei Bildung einer Bietergemeinschaft müssen mit Abgabe des Angebots die unter Kapitel 4.3 geforderten Nachweise zum „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“, „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung“ und „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft nachgewiesen werden. Die geforderten Nachweise für die „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft eingereicht werden.
Beim Einsatz von Unterauftragnehmern müssen mit Abgabe des Angebots die unter Kapitel 4.3 geforderten Nachweise zur „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung“ und „Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ nur vom Bieter vorgelegt werden. Die geforderten Nachweise unter „Technische und berufliche Leistungsfähigkeit“ müssen vom Bieter für die geplanten Unterauftragnehmer gemäß den Angaben in Kapitel 4.3.5 vorgelegt werden.
Die geforderten Nachweise unter „Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“, „Einhaltung der Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG)“ und „Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG)“ müssen vom Bieter mit Abgabe des Angebots auch für den geplanten Unterauftragnehmer eingereicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A3.1 – Nachweis einer Betriebshaftpflicht-Versicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:
— Für Sach- und Personenschäden bis zu 3 Millionen EUR je Schadensereignis gem. Ziffer 11. der Anlage 12 – Allgemeine Einkaufsbedingungen des SWR. Der Versicherungsschutz muss auch Tätigkeitsschäden umfassen.
Oder
— Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden De-ckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden.
A3.2 – Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist oder, sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung mit Angabe der Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre.
A3.3 – Bonitätsnachweis mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr).
Anhand der vorgelegten Unterlagen findet eine Bewertung wie folgt statt:
B3.2 – Die durchschnittliche Eigenkapitalquote des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren, errechnet aus den o.a. Bilanzen oder Bilanzauszügen, oder anhand der Eigenerklärung:
— 3 Punkte – Niedriger Zielerfüllungsgrad (ZEG): Eigenkapitalquote < 10 %;
— 6 Punkte – Mittlerer ZEG: Eigenkapitalquote >= 10 % und < 20 % 9 Punkte – Hoher Zielerfüllungsgrad: Eigenkapitalquote >= 20 % und < 30 %;
— 12 Punkte – Sehr hoher ZEG: Eigenkapitalquote >= 30 %.
B3.3 – Bonitätsindex aus o. a. Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel):
— 2 Punkte – Niedriger ZEG: Schwache Bonität;
— 4 Punkte – Mittlerer ZEG: Mittlere Bonität;
— 6 Punkte – Hoher ZEG: Gute Bonität;
— 8 Punkte – Sehr hoher ZEG: Sehr gute und hervorragende Bonität.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A4.1 – Eigenerklärung, dass der vom Bieter vorgesehene Projektleiter die deutsche oder englische Sprache fließend in Wort u. Schrift beherrscht.
A4.2 – Ein Referenzprojekt aus dem Bereich „Digitalisierung von Tonbandbeständen“ in vergleichbarer Art in den vergangenen 5 Jahren/Kurzbeschreibung des Projektes mit Angaben zu:
— Angabe des Auftraggebers mit Ansprechpartner;
— Auftragsvolumen;
— Projektzeitraum (von-bis);
— Eingesetzter Maschinenpark zur Digitalisierung;
— Durchführung von Transport und Logistik.
A4.3 – Beschreibung der Prozesse zur Wartung des beim Bieter für Digitalisierungszwecke eingesetzten Maschinenparks.
A4.4 – Nachweise oder Beschreibung zur Bewertung der beim Bieter implementierten Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit hinsichtlich der Lagerung von Tonbändern.
A4.5 – Nachweise oder Beschreibung zur Bewertung der beim Bieter implementierten Maßnahmen und Prozesse zur Gewährleistung der „IT-Sicherheit“ hinsichtlich der Digitalisierung von Tonbändern und der Speicherung der Digitalisierungsergebnisse.
A4.6 – Nachweise oder Beschreibung zur Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement.
Anhand der vorgelegten Unterlagen werden Bewertungen wie folgt vorgenommen:
B4.2 – Bewertung des Referenzprojekts – in Form einer vergleichenden Bewertung. Es wird innerhalb des Bewertungskriteriums nach Projektlaufzeit, Projektinhalt, Ausstattung des Maschinenparks sowie Transport- und Logistikprozessen bewertet. Die Bewertung erfolgt dahingehend, ob und in welchem Grad das Referenzprojekt der ausgeschriebenen Leistung (ZEG) nahe kommt:
— 8 Punkte – Niedriger ZEG: Die Referenz kommt nur in einem der vorgegebenen Teilbereiche dem Schwierigkeitsgrad der ausgeschriebenen Leistung nahe;
— 16 Punkte – Mittlerer ZEG: … in 2 der vorgegebenen Teilbereiche dem …;
— 24 Punkte – Hoher ZEG: … in 3 der vorgegebenen Teilbereiche dem …;
— 32 Punkte – Sehr hoher ZEG: … in allen vier Teilbereichen dem ….
B4.3 – Bewertung der Prozesse zur Wartung des beim Bieter für Digitalisierungszwecke eingesetzten Maschinenparks – in Form vergleichender Bewertung.
— 4 Punkte – Geringer ZEG – Geringe Prozesstiefe + ausreichende Wartungsprozesse;
— 8 Punkte – Mittlerer ZEG – Mittlere Prozesstiefe + befriedigend umgesetzte Wartungsprozesse;
— 12 Punkte – Hoher ZEG – Hohe Prozesstiefe + gut umgesetzte Wartungsprozesse;
— 16 Punkte – Sehr hoher ZEG – Sehr hohe Prozesstiefe, ausgereifte + sehr gut umgesetzte Wartungsprozesse.
B4.4 – Bewertung der beim Bieter implementierten Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit hinsichtlich der Lagerung von Tonbändern – in Form einer vergleichenden Bewertung hinsichtlich Maßnahmen wie Perimterschutz, Einbruchschutz, Brandmeldung, Brandlöschung, Meldung von Gefahren, etc.:
— 2 Punkte – Geringer ZEG – Beim Bieter sind mehr als 40 % der für eine Lagerung empfohlenen Maßnahmen implementiert;
— 4 Punkte – Mittlerer ZEG – …mehr als 60 % der … implementiert;
— 6 Punkte – Hoher ZEG – …mehr als 80 % der … implementiert;
— 8 Punkte – Sehr hoher ZEG – … mehr als 90 % der … implementiert.
B4.5 – Bewertung der beim Bieter implementierten Maßnahmen und Prozesse zur Gewährleistung der „IT-Sicherheit“ hinsichtlich der Digitalisierung von Tonbändern und der Speicherung der Digitalisierungsergebnisse.
— 2 Punkte – Geringer ZEG – Beim Bieter sind mehr als 40 % der erforderlichen Maßnahmen und Prozesse zur Erfüllung des Schutzbedarfs implementiert;
— 4 Punkte: Mittlerer ZEG – … mehr als 60 % der… implementiert;
— 6 Punkte – Hoher ZEG – … mehr als 80 % der… implementiert.;
— 8 Punkte – Sehr hoher ZEG – … mehr als 90 % der …implementiert.
B4.6 Bewertung der beim Bieter implementierten Prozesse für Qualitätsmanagement:
— 4 Punkte – Geringer ZEG – QM befriedigend umgesetzt;
— 8 Punkte – Mittlerer TEG – QM gut ein- und umgesetzt;
— 12 Punkte – Hoher ZEG – QM sehr gut ein – und umgesetzt;
— 16 Punkte – Sehr hoher ZEG – QM sehr gut ein -und umgesetzt sowie geprüft (Zertifikat).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung:
— Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG);
— Formaler Teil A der VU's gem. Kapitel 3.4 Verpflichtung auf Vertraulichkeit ff.
Der Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft/jeder vorgesehene Nachunternehmer u. jedes vorgesehene Verleihunternehmen müssen bei Angebotsabgabe die gem. § 3 Absatz 1 bis 5/6 2 Tariftreueerklärung) oder §4 Absatz 1 Mindestentgelterklärung) erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben. Dies muss nicht abgegeben werden, wenn der Bieter mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat beabsichtigt, den öffentlichen Auftrag ausschließlich durch die Inanspruchnahme von dort beschäftigten Arbeitnehmern auszuführen. Gleiches gilt, wenn der Bieter beabsichtigt den öffentl. Auftrag ausschließlich durch die Inanspruchnahme von Arbeitnehmern auszuführen, die bei einem Nachunternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat beschäftigt sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die ausschreibende Stelle weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag vor der in Kapitel 3.6.6 genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach §134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, stellt.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach §135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. §134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.