Vergabe über Dienstleistungen zur Reisekostenabrechnung

Die Autobahn GmbH des Bundes

Im Rahmen der Ausschreibung wird die Beschaffung einer Dienstleistung unter anderem zur Sicherstellung einer in jeder Hinsicht korrekten Reiskostenabrechnung und einer zeitnahen Auszahlung der verauslagten Kosten an die Reisenden angestrebt. Hierzu soll der Dienstleister unter anderem eine webbasierte Plattform zur Verfügung stellen über die sowohl das Reiseantrags- und Genehmigungsverfahren abgebildet als auch die Erfassung der Reisekosten und entsprechenden Belege erfolgen wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-10-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Numiga GmbH

Wer?

• Die Autobahn GmbH des Bundes

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Dienstleistungen für Geschäftsreisen

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-10-16	Auftragsbekanntmachung
2021-01-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-10-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für Geschäftsreisen
Referenznummer: 2020-10131
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für Geschäftsreisen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Die Autobahn GmbH des Bundes
Postanschrift: Friedrichstraße 71
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.autobahn.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@autobahn.de 📧
Telefon: +49 30-403680810 📞
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=356674 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=356674 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-16 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 205-498994
ABl. S-Ausgabe: 205
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabe erfolgt als Offenes Verfahren gemäß § 15 VgV. Im Rahmen dieser Bekanntmachung wird zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert. 2. Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die E-Vergabeplattform des BMI www.evergabeonline.de durchgeführt. Die Bereitstellung von Vergabeunterlagen sowie die Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die E-Vergabe-Plattform. Informationen über die E-Vergabe und die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung erhalten Sie unter www.evergabeonline.info. 3. Fragen der Bieter sind über die E-Vergabe-Plattform des BMI (als registrierter Nutzer) rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist, spätestens bis zum 6.11.2020, 12.00 Uhr zu stellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die E-Vergabe-Plattform des BMI an alle Bieter versendet. 4. Im Falle der Eignungsleihe oder im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern wird auf die Anlagen B-FBG, B-F-EL, B-F-UA sowie die Anlagen B-F-Verpflichtungserklärung EL und B-F-Verpflichtungserklärung UA hingewiesen. 5. Im Falle der Eignungsleihe sind für die eignungsverleihenden Unternehmen die in Abschnitt III.1.1 Nr. 1-3 genannten Erklärungen und Nachweise einzureichen, die in Abschnitt III.1.2) und 1.3) nur in dem Umfang der Eignungsleihe.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der zu vergebenden Dienstleistung ist die Reisekostenabrechnung und Reisekostenprüfung der Autobahn GmbH durch einen externen Dienstleister. Zur Sicherstellung einer in jeder Hinsicht korrekten Reisekostenabrechnung und einer zeitnahen Auszahlung der verauslagten Kosten an die Reisenden wird eine webbasierte Plattform angestrebt, über die sowohl das Reiseantrags- und Genehmigungsverfahren abgebildet als auch die Erfassung der Reisekosten und entsprechender Belege erfolgen wird. Die Nutzer der Plattform werden die Reisenden, Assistenzen und andere mit diesen Aufgaben betraute Mitarbeitende der Autobahn GmbH sein. Der gesamte Prozess soll so effizient wie möglich, nutzerfreundlich und papierlos gestaltet werden. Zudem soll der Dienstleister die folgenden wesentlichen Leistungen erbringen:

1. Regelmäßige Synchronisation aller Personalstammdaten, die für die Prozessabwicklung erforderlich sind sowie Bereitstellung, Einrichtung, Betrieb und Wartung dafür notwendiger Schnittstellen,

2. Prüfung der erfassten Reisedaten und Belege auf Plausibilität, Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben (Auditierung),

3. Klärung von Unstimmigkeiten mit den Reisenden bzw. Eskalation sowie Abrechnung der erfassten Kosten in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben,

4. Vorlage der finalen Reisekostenabrechungen zur Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten der Autobahn GmbH innerhalb der bereitgestellten webbasierten Plattform,

5. Elektronische Übermittlung auszahlungsfertiger Datensätze nach Vorgaben der Autobahn GmbH nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Rahmenvereinbarung durch einseitige Erklärung zu gleichbleibenden Konditionen um einmalig 12 Monate zu verlängern.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB (siehe z. B. https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html und https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__124.html).

Hierfür ist das Formblatt C-F-1 – „Erklärung zum Unternehmen VgV EU“ (Eigenerklärung) zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist.

Diese Erklärung ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem Unternehmen vorzulegen, auf dessen wirtschaftliche und finanzielle bzw. auf deren technische und berufliche Leistungsfähigkeit sich der Bieter/die Bietergemeinschaft beruft (§ 47 VgV).

2. Auszug aus dem Handelsregister oder alternativer Nachweis pro Wirtschaftsteilnehmer der Nachweis ist vom Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und von jedem Unterauftragnehmer vorzulegen.

— Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z. B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben;

— Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z. B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung);

— Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.

3. Eigenerklärung zur Bieterstruktur, das heißt, ob sich der Bieter als Einzelbieter, Bietergemeinschaft, unter Berufung auf Unterauftragnehmer oder unter Berufung auf eignungsverleihende andere Unternehmen am Vergabeverfahren beteiligt. Die Erklärung ist von jedem Bieter und jeder Bietergemeinschaft einzureichen. Hierfür ist das Formblatt F-BS zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffer 3.2 sowie 4.1 bis 4.4 genannten Erklärungen, unter Berücksichtigung des jeweils zu erbringenden Leistungsanteils innerhalb der Bietergemeinschaft, der grob zu beschreiben ist, vorzulegen.

Je nach Angabe sind –soweit einschlägig – folgende Erklärungen zu ergänzen:

— Im Falle von Bietergemeinschaften ist zusätzlich das Formblatt F-BG „Erklärung zur BG“ einzureichen;

— Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern sind zusätzlich die Formblätter F-UA „Erklärung zu Leistungen von Unterauftragnehmern“ auszufüllen und einzureichen sowie „F-Verpflichtungserklärung UA“ auszufüllen, jedoch nur auf Anforderung vor Zuschlagserteilung einzureichen;

— Im Falle der Eignungsleihe sind zusätzlich die Formblätter F-EL „Erklärung zur Eignungsleihe“ und „FVerpflichtungserklärung EL“ auszufüllen und einzureichen.

Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die Erläuterungen in den Vergabeunterlagen verwiesen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Nachweis der durchschnittlichen Anzahl der im Bereich der Reisekostenabrechnung eingesetzten Mitarbeitenden p. a.

— Übersicht der jeweiligen Anzahl der letzten 3 Jahre (ab 2018). Die Anzahl ist in der Teilnahmeerklärung (separates Schreiben) zu bestätigen.

2. Nachweis der durchschnittlichen Anzahl durchgeführter Reisekostenabrechnungsvorgänge nach deutschem Reisekostenrecht pro Jahr

3. Liste der Referenzen des Bieters der letzten 5 Jahre

(ab 2015), die Erfahrungen mit Reisekostenabrechnung in Deutschland belegen. Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen (Formblatt F4.2):

— Auftraggeber (AG), mit Ansprechpartner des AG;

— Leistungszeitraum;

— Anzahl der Reisekostenabrechnungen insgesamt bzw. nach BRKG und LRKGe;

— Erfahrungen und Fachkenntnisse in steuerrechtlichen Themen nach deutschem Steuerrecht.

4. Nachweis des zur Qualitätssicherung eingesetzten Qualitätsmanagements-Systems, der die Struktur und Prozesse des Systems zur Sicherung der Qualität und Erfolg bei der Reisekostenabrechnung belegt. Als Nachweis ist ein Zertifikat (z. B. ISO 9001; 27001) unter Nennung des Systems vorzulegen.

Mindeststandards:

Zu 1.) Eine Benennung von weniger als 40 Mitarbeitenden je Nachweisjahr führt zum Ausschluß.

Zu 2.) Eine Benennung von weniger als 150 000 durchgeführten Reisekostenabrechnungen nach deutschem Reisekostenrecht je Nachweisjahr führt zum Ausschluß.

Zu 3.) Es sind mindestens 3 Referenzen, davon ein öffentlicher Auftraggeber, nachzuweisen, die die geforderten Erfahrungen abdecken und einen Leistungszeitraum von jeweils mindestens 3 Jahren umfassen. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluß.

Zu 4.) Die Nichterfüllung führt zum Ausschluß.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Beschleunigtes Verfahren:

Angesichts der drohenden konjunkturellen Lage ist von der Dringlichkeit investiver Maßnahmen der öffentlichen Hand auszugehen. Daher kann die Vergabestelle bei der Berechnung von Teilnahme- und Angebotsfristen in der Regel von den jeweils vorgesehenen Verkürzungsmöglichen bei hinreichend begründeter Dringlichkeit Gebrauch machen. Diese Fristen müssen im Einzelfall ausreichend bemessen werden.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-01-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-11-13 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Die Autobahn GmbH des Bundes
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=356674 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabe erfolgt als Offenes Verfahren gemäß § 15 VgV. Im Rahmen dieser Bekanntmachung wird zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert.

2. Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die E-Vergabeplattform des BMI www.evergabeonline.de durchgeführt. Die Bereitstellung von Vergabeunterlagen sowie die Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die E-Vergabe-Plattform. Informationen über die E-Vergabe und die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung erhalten Sie unter www.evergabeonline.info.

3. Fragen der Bieter sind über die E-Vergabe-Plattform des BMI (als registrierter Nutzer) rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist, spätestens bis zum 6.11.2020, 12.00 Uhr zu stellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die E-Vergabe-Plattform des BMI an alle Bieter versendet.

4. Im Falle der Eignungsleihe oder im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern wird auf die Anlagen B-FBG, B-F-EL, B-F-UA sowie die Anlagen B-F-Verpflichtungserklärung EL und B-F-Verpflichtungserklärung UA hingewiesen.

5. Im Falle der Eignungsleihe sind für die eignungsverleihenden Unternehmen die in Abschnitt III.1.1 Nr. 1-3 genannten Erklärungen und Nachweise einzureichen, die in Abschnitt III.1.2) und 1.3) nur in dem Umfang der Eignungsleihe.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt – Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 205-498994 (2020-10-16)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 909042.02 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 005-006623
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 205-498994
ABl. S-Ausgabe: 5
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabe erfolgt als Offenes Verfahren gemäß § 15 VgV. Im Rahmen dieser Bekanntmachung wird zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert. 2. Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die E-Vergabeplattform des BMI www.evergabeonline.de durchgeführt. Die Bereitstellung von Vergabeunterlagen sowie die Kommunikation zwischen Bietern und der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die E-Vergabe-Plattform. Informationen über die E-Vergabe und die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung erhalten Sie unter www.evergabeonline.info. 3. Fragen der Bieter sind über die E-Vergabe-Plattform des BMI (als registrierter Nutzer) rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist, spätestens bis zum 6.11.2020, 12.00 Uhr zu stellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die E-Vergabe-Plattform des BMI an alle Bieter versendet. 4. Im Falle der Eignungsleihe oder im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern wird auf die Anlagen B-FBG, B-F-EL, B-F-UA sowie die Anlagen B-F-Verpflichtungserklärung EL und B-F-Verpflichtungserklärung UA hingewiesen. 5. Im Falle der Eignungsleihe sind für die eignungsverleihenden Unternehmen die in Abschnitt III.1.1) Nr. 1-3 genannten Erklärungen und Nachweise einzureichen, die in Abschnitt III.1.2) und 1.3) nur in dem Umfang der Eignungsleihe

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1) Regelmäßige Synchronisation aller Personalstammdaten, die für die Prozessabwicklung erforderlich sind sowie Bereitstellung, Einrichtung, Betrieb und Wartung dafür notwendiger Schnittstellen,

2) Prüfung der erfassten Reisedaten und Belege auf Plausibilität, Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben (Auditierung),

3) Klärung von Unstimmigkeiten mit den Reisenden bzw. Eskalation sowie Abrechnung der erfassten Kosten in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben,

4) Vorlage der finalen Reisekostenabrechungen zur Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten der Autobahn GmbH innerhalb der bereitgestellten webbasierten Plattform,

5) Elektronische Übermittlung auszahlungsfertiger Datensätze nach Vorgaben der Autobahn GmbH.

Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Preis (Gewichtung): 70

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-18 📅
Name: Numiga GmbH
Postanschrift: Rigaer Str. 1
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28217
Land: Deutschland 🇩🇪
Bremen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 909042.02 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

5. Im Falle der Eignungsleihe sind für die eignungsverleihenden Unternehmen die in Abschnitt III.1.1) Nr. 1-3 genannten Erklärungen und Nachweise einzureichen, die in Abschnitt III.1.2) und 1.3) nur in dem Umfang der Eignungsleihe

Quelle: OJS 2021/S 005-006623 (2021-01-04)

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