Vertragsmanagement-geb

GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH

Ausschreibung, Entwicklung und Einführung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-06	Auftragsbekanntmachung
2021-01-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2022-11-23	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2020-08-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragsverwaltung
Referenznummer: 2020-V-geb
Kurze Beschreibung:

Ausschreibung, Entwicklung und Einführung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragsverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH
Postanschrift: Heimeranstr. 31
Postleitzahl: 80339
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
E-Mail: vergabe@gwg-muenchen.de 📧
Telefon: +49 89-55114-0 📞
Fax: +49 89-55114-315 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/196191 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabe.bayern.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-06 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-11 📅
Datum des Beginns: 2020-12-14 📅
Datum des Endes: 2021-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 154-377207
ABl. S-Ausgabe: 154
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot der Bewerber zu erteilen. Die persönliche Leistungspflicht der in der Verhandlung benannten Person(en) wird vertraglich festgeschrieben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Erfassung und Systematisierung (Phase 1)

Der erste Schritt wird die Erfassung und Systematisierung der bisher uneinheitlichen Vertragslandschaft der gesamten GWG sein. Dabei sollen die vorhandenen Verträge insbesondere nach Vertragsarten und Risikopotential erfasst werden. Hierzu sollen die Wettbewerbsteilnehmer Vorschläge machen, wie und nach welchen Kriterien sie die systematische Erfassung der Vertragslandschaft der GWG angehen möchten. Alle hierzu angefertigten Dokumente inkl. Protokolle, Notizen, etc. werden der GWG übergeben.

Zu diesem ersten Schritt liegen bereits Voruntersuchungen vor (siehe Anlage Management-Handbuch: Vertragsmanagement – GWG München)

Vertragsmanagement gestalten (Phase 2)

In einer zweiten Phase sollen die Berater gemeinsam mit den zuständigen Personen der GWG ein passendes Vertragsmanagement entwerfen, gestalten und prozessual umsetzten. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der GWG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem IT-Tool erfasst werden sollen. Rechtsberatung ist nicht Bestandteil des Projekts. Nach oder parallel zu der prozessualen Umsetzung muss gemeinsam mit der IT-Abteilung die IT-technische Umsetzung der Vertragserfassung beginnend von der Vertragsanbahnung über den Abschluss und die Ablage bis hin zum Monitoring laufender Verträge entwickelt werden. Dabei ist auch zu prüfen, ob der Einsatz von SAP Tools für die vorliegende Aufgabestellung wirtschaftlich und sinnvoll ist, da SAP bei der GWG in anderen Bereichen bereits im Einsatz ist. Erst im Laufe des Projektes entscheidet die GWG, ob auch die Phase 3 vom selben AN bearbeitet werden soll. Phase 3 darf nur nach gesonderter Aufforderung durch die GWG begonnen werden*.

Technische Lösung (Phase 3*)

In einer dritten Phase soll schließlich aufgrund der Ist – Aufnahme das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GWG konkret umgesetzt werden. Dabei obliegt den Beratern die Ausarbeitung eines Lastenheftes, Erstellung vergaberechtskonformen Vergabeunterlagen, die Auswahl und Anpassung eines entsprechenden Vertragsentwurfes, die Erstellung eines kompletten Vergabepaketes, die Begleitung der Vergabe (mit Bieterfragen, Verhandlungsgesprächen) und schließlich die Unterstützung und Schulung der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse.

Alle Phasen können sich nach Absprache mit der GWG ggf. überlappen oder parallel ablaufen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Es ist beabsichtigt die o. g. Leistungen jeweils für die Phase 1, 2 und 3 zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt stufenweise. Aus der stufenweisen Beauftragung kann kein Anspruch auf die Beauftragung weiterer Stufen abgeleitet werden.

Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot der Bewerber zu erteilen.

Die persönliche Leistungspflicht der in der Verhandlung benannten Person(en) wird vertraglich festgeschrieben.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Teilnahme am Verfahren ist als Einzelbewerber, als Bewerbergemeinschaft oder auch unter Hinzuziehung von Sub-/Unterauftragnehmern zulässig.

Eine Bewerbergemeinschaft hat die nachfolgend geforderten Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) und III.1.2) lit. g) und h) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

Ein Sub-/Unterauftragnehmer hat für die von ihm zu übernehmenden Leistungen die nachfolgenden Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) sowie im Falle der Eignungsleihe ggf. auch III.1.3) lit. l) vorzulegen.

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

a) Formloser Teilnahmeantrag/Anschreiben,

b) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen; Anzahl der fließend Deutsch und fließend Englisch sprechenden Mitarbeiter, die für Dienstleistungen der hier ausgeschriebenen Art zum Einsatz kommen,

c) Eigenerklärung zur Berufs- und Handelsregistereintragung, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist,

d) Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat (vgl. Vordruck Anlage 3 der Bewerbungsbedingungen); „Keine Ausschlussgründe“ nach § 123 GWB und 124 GWB,

f) Teilnahmeerklärung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

g) Eigenerklärung zur wirtschaftlichen Situation mit Angaben über den Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen sowie für den Unternehmensteil, in dessen Zuständigkeit die zu vergebende Leistung fällt,

h) Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftversicherung verfügt sowie Angabe der Höhe der Versicherungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden,

i) Eigenerklärung Bewerbergemeinschaften,

j) Eigenerklärung Einsatz anderer Unternehmen/Unterauftragnehmer,

k) ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer.

Mindeststandards:

Bei den vorzulegenden Unterlagen III.1.1) und III.1.2) handelt es sich um Ausschlusskriterien

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Referenzen:

Konkrete und detaillierte Nachweise vergleichbarer Referenzprojekte zur Einführung eines Vertragsmanagements, bei denen bestehende/IST-Prozesse erfasst und, hierauf aufbauend/hieraus abgeleitet, SOLL-Prozesse modelliert wurden und bei denen die Implementierung des Vertragsmanagementsystems vom Bewerber anschließend akzeptanzfördernd begleitet wurde.

Mindeststandards:

Als Mindeststandard gilt, dass der Bewerber mindestens 2 Referenzprojekte darstellt, die mit dem zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind. Die eingereichten Referenzen sind fortlaufend in aufsteigender Reihenfolge entsprechend der vom Bewerber ihnen zugeordneten Bedeutung (die dem Auftragsgegenstand am nächsten kommende Referenz erhält die Nr. 1, die weiteren in aufsteigender Reihenfolge) zu nummerieren.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

In allen Phasen der Leistungserbringung hat der Auftragnehmer die Umsetzung aller gesetzlichen und vom Auftraggeber spezifisch formulierten Anforderungen an die Datensicherheit zu gewährleisten. Leistungsbestandteil ist auch die ausführliche Dokumentation der Prozesse sowie der Umsetzungsschritte.

Wichtig ist die enge Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Projekt. Deshalb haben neben der kontinuierlichen Abstimmung im Rahmen der Projektarbeit regelmäßige gemeinsame Statusmeetings zu erfolgen, um den Fortgang im Projekt zu besprechen und den Status schriftlich zu fixieren.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1. Referenzen: Die „reine Menge“ der benannten Referenzen ist nicht ausschlaggebend, sondern vor allem auch deren Vergleichbarkeit mit der hier zur Vergabe anstehenden Leistung. Vor diesem Hintergrund und im Interesse der Aufwandsminimierung für die Bewerber sind hinsichtlich der Referenzen nur (maximal, d. h., sofern vorhanden) 5 Referenzen wertbar. (Gewichtung 70 %),

2. Beraterprofile und die durch die Ausführungen zu den abgefragten Aspekten zum Ausdruck gebrachte Ausprägung der Erfüllung der jeweiligen Kriterien (Gewichtung 30 %).

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-09-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-01-22 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes für die fachlich-inhaltliche Durchführung der Ausschreibung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Termin- und Personalkonzept (Beschreibung der jeweils zum Einsatz vorgesehenen Kapazitäten, Beschreibung der vorgesehenen Aufgaben.)
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Städtische Wohnungsgesellschaft
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/196191 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 89-2176-22411 📞
Fax: +49 89-2176-2847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Antrag gem. § 160 GWB auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahren ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München mbH
Postanschrift: Haager Straße 5
Postleitzahl: 81671
Telefon: +49 89-55114-0 📞
Fax: +49 89-55114-315 📠
Quelle: OJS 2020/S 154-377207 (2020-08-06)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 018-042040
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 154-377207
ABl. S-Ausgabe: 18

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Termin- und Personalkonzept

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-01-13 📅
Name: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Postort: München
Land: Deutschland 🇩🇪
München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Quelle: OJS 2021/S 018-042040 (2021-01-22)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2022-11-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 271 800 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 229-659940
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 018-042040
ABl. S-Ausgabe: 229

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausschreibung, Entwicklung und Einführung eines ganzheitlichen Vertragsmanagements

Dauer: 18 Monate

Auftragsvergabe
Gesamtwert des Auftrags: 271 800 EUR 💰
Quelle: OJS 2022/S 229-659940 (2022-11-23)

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