Beschreibung der Beschaffung
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in der administrativen Abwicklung der Proklima-Projekte (HPMP Stage II (Foam & Servicing), ODS Banks, C4, ggfs. weiter Projekte) im Iran.
Hierbei fallen im Einzelnen die nachfolgend aufgeführten Dienstleistungen an:
— Versand von Unterlagen an die GIZ-Zentrale in Eschborn,
— Prüfung, Erfassung und Übersetzung von lokalen Belegen, die im Original (Farsi) vorgelegt werden,
— Ausführung von Zahlungen von lokalen Rechnungen, Annahme von lokalen Zahlungen im Namen der GIZ. Dabei geht der AN in Vorlage für die folgenden Zahlungen, die im Rahmen der Vertragsabrechnungen durch Vorlage der Belege zurückerstattet werden:
— Auszahlung der Personalkosten für Nationales Personal nach Erhalt des Salary Vouchers von GIZ Proklima. Zahlung von Gehaltsnebenkosten (SSO und tax) nach iranischem Recht an die iranischen Behörden,
— Abrechnung gegen Nachweis von Beschaffungen für das Vorhaben (Rechnungen mit Zahlungsbeleg),
— Der AN übersendet zusammen mit der vierteljährlichen Vertragsabrechnung die Belege zur Erstattung der in Vorlage geleisteten Beträge. Die Belege werden von dem AN nummeriert und in einer Excel-Übersichtstabelle aufgeführt,
— Monatliche Überprüfung und Auffüllen der Bargeldkasse für die Nationalen Mitarbeiter: Abrechnung der Ausgaben aus der Bargeldkasse (petty cash) des Vorhabens. Hierzu legt lokale Fachkraft folgende Unterlagen vor: die monatlichen Belege (quittierter Auszahlungsbeleg), den Restbestand, das Kassenbuchs bzw. eine Excelliste in der die monatlichen Belege und der Kassenbestand aufgeführt sind. Die monatlichen Belege sind vor Übergabe an den AN von dem Mitarbeiter eingescannt an GIZ Proklima zur Genehmigung der Auszahlung zu senden,
— Der AN überprüft die korrekte Übersetzung der Buchhaltungsbelege ebenso wie deren rechnerische Korrektheit,
— Verwaltung und Aushändigung von Verträgen (Consulting-, Gutachter- und Personalverträge) an Vertragspartner, die von einem lokalen GIZ-Büro oder der GIZ-Zentrale in Eschborn erstellt wurden,
— Bei Bedarf Einrichtung und Führung getrennter Bankkonten für die GIZ bei lokalen Banken,
— Vorbereitung und Durchführung von lokalen Buchprüfungen,
— Weitere Dienstleistungen nach Absprache.
Wichtig – Mindestkriterium (s. Bewertungsschema zur Prüfung der Eignung): Um diese Tätigkeiten ausführen zu können, muss der AN geschätlich im Iran tätig sein. Der AN muss nachweisen, dass er über eine geschäftliche Bankverbindung im Iran verfügt aber auch über eine geschäftliche internationale Bankverbindung, auf das die Auftraggeberin (GIZ) überweisen kann.