Ausschreibung Abenddienste und Rezeptionsdienste der Stiftung Berliner Philharmoniker

Kurze Beschreibung

Gegenstand der ausgeschriebenen Dienstleistungen sind Abenddienste/ Veranstaltungsservice sowie Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienste) in der Berliner Philharmonie und im Kammermusiksaal der Philharmonie.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der von der Stiftung Berliner Philharmoniker ausgeschriebenen Dienstleistungen über Abenddienste/ Veranstaltungsservice sowie Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienstleistungen) in der Berliner Philharmonie und im Kammermusiksaal der Philharmonie sind:
I. Abenddienste/Veranstaltungsservice
1. Zu allen vom Auftraggeber (AG) bezeichneten Veranstaltungen in der Philharmonie und im Kammermusiksaal sind für Abenddienste/Veranstaltungsservice folgende Dienstleistungen auszuführen:
a) Einlasskontrolle (an Absperrungen, Saaleingängen sowie dem Podium), auch unter Benutzung von elektronischen Einlasskontrollsystemen
b) Garderobenannahme, - verwahrung und -ausgabe
c) Programmverkauf bzw. -verteilung
d) Erteilung von Auskünften und Platzeinweisungen
e) Unterstützung der Mitarbeiter des Hauses bei der Umsetzung von sicherheitsrelevanten Maßnahmen
2. Während der Kassenöffnungszeiten ist (für täglich ca. 4 Stunden) ein/e Auskunftsassistent/in zu stellen. Ggf. sind Auskünfte auch telefonisch zu erteilen.
3. Im Rahmen des Einlass- und Kontrolldienstes ist je Veranstaltung spätestens eine Stunde vor Beginn grundsätzlich folgendes Servicepersonal zu stellen, dessen Positionen durch einen besonderen Einsatzplan festzulegen sind. Dieser Plan bedarf der Zustimmung des AG.
a. Philharmonie (max. angebotene Plätze: 2.448)
i. 2 Teamleiter/innen
ii. 53 Servicemitarbeiter/innen
iii. 2 Auskunftsassistent/innen
b. Kammermusiksaal (max. angebotene Plätze: 1.192)
i. 1 Teamleiter/in
ii. 22 Servicemitarbeiter/innen
iii. 1 Auskunftsassistent/in
Die vorgenannten Werte sind als Maximalwerte bei 100% Auslastung der Säle zu verstehen. Der AG behält sich Änderungen der Maximalwerte (des Leistungsumfangs) jederzeit vor. Die tatsächliche Anzahl einzusetzender Servicekräfte wird flexibel und abhängig von der erwarteten Auslastung für jede Veranstaltung einzeln festgelegt.
Pro Veranstaltungseinsatz ist der Auftragnehmer (AN) berechtigt mindestens jeweils 4 Stunden je eingesetztem Servicepersonal abzurechnen. Die Abrechnung darüber hinausgehender Einsatzzeiten erfolgt minutengenau.
II. Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienste)
Zu allen vom Auftraggeber bezeichneten Veranstaltungen in der Philharmonie und im Kammermusiksaal sind für Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienste) folgende Dienstleistungen auszuführen:
1. Hauptleistungen des Auftragnehmers:
- Kontrolle der Zugänge
- Kontrolle der Mitarbeiter anhand von Dienstausweisen
- Bedienung von Betriebsfunkgeräten, Brand- und Einbruchsmeldeanlage, Schranken- und Polleranlagen
- Verwahrung, Dokumentation und Herausgabe von Dienstschlüsseln
- in Einzelfällen Abgabe und Annahme von Dienstwagen und Protokollierung des Zustands nach Nutzung
- Durchführung von Erste-Hilfe-Leistungen und Alarmierung des Rettungsdienstes der Berliner Feuerwehr
- Durchführung präventiver Brandschutzmaßnahmen
- Alarmierung und Einweisung der Feuerwehr, sowie der Mitarbeiter des Auftraggebers (Notfallplan)
- Durchführung von drei Kontroll- und Schließrundgängen zur Vermeidung von Feuer-, Wasser-, Einbruch- und Diebstahlschäden, in der Zeit von 23.00 Uhr bis 08.30 Uhr
- Einfache technische Bedienungs- und Kontrollvorgänge
- Führung eines Wachbuches und Berichterstattung
- Überwachung von Zugängen mittels Kameratechnik
- Öffnen der Türen vor und nach Veranstaltungen
- Annahme von Brief- und Paketsendungen außerhalb der Bürozeiten der Poststelle (Vertretung der Poststelle)
- Entgegennähme von Fundsachen zur Weiterleitung an das Fundbüro
- Inkasso für Führungen und Verkauf von Publikationen
- Entgegennähme von Briefsendungen für Mitarbeiter und Mitwirkende
Der Auftraggeber behält sich Änderungen des Leistungsumfangs vor. Er wird den Auftragnehmer hierüber rechtzeitig informieren.
2. Nebenleistungen des Auftragnehmers:
- Kostenlose Montage eines Wächterkontrollsystems, dessen Betrieb, Auswertung und Dokumentation, sowie Informierung des AG bei Notwendigkeit und auf Verlangen
- Gestellung der Dienstkleidung seiner Mitarbeiter nebst Namensschild.
Form und Farbe der Kleidung bedürfen der Zustimmung des AG.
- Gestellung der Wachbücher und Betriebsfunkgeräte
- Kostenlose Einarbeitung des Ersatz- und Reservepersonals und regelmäßige Schulung und Qualifikation des bestehenden Personalstamms
- Kontrollen des Nachtsicherheitsdienstes
Der Auftraggeber behält sich Änderungen zum Leistungsumfang vor. Er wird den AN hierüber rechtzeitig informieren.
3. Leistungsumfang:
Es ist grundsätzlich ein Leistungsumfang pro Einsatztag von 2x24 Stunden für den Empfang Großer Saal der Philharmonie und 1x16 Stunden für den Empfang Kammermusiksaal zu erbringen. Der Empfang in der Berliner Philharmonie (Großer Saal) ist mit zwei Mitarbeiter/innen durchgehend zu besetzen. Der Empfang im Kammermusiksaal ist mit einem/einer Mitarbeiter/in in der Zeit von 07:00 Uhr bis 23:00 Uhr zu besetzen. Pausen dürfen von den anwesenden Servicekräften nicht gleichzeitig genommen werden; eine Pausenvertretung ist deshalb nicht erforderlich.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Leistungsumfang pro Einsatz zu reduzieren. Einvernehmlich ist auch eine Erhöhung des Leistungsumfangs möglich.
III. Ansprechpartner:
Mit dem Zeitpunkt des Vertragsschlusses muss dem Auftraggeber ein zentraler Ansprechpartner des Auftragnehmers vor Ort zur Verfügung stehen für die tägliche Vertragsabwicklung.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird zunächst auf zwei Jahre geschlossen und verlängert sich automatisch um jeweils weitere 2 Jahre, jedoch maximal bis zum 31. Juli 2028, sofern er nicht rechtzeitig durch den öffentlichen Auftraggeber oder durch den Auftragnehmer schriftlich gekündigt wird.

Zusätzliche Informationen

Zugelassen sind:
1. Bietergemeinschaften: Es ist eine Erklärung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen, dass sie gesamtschuldnerisch haften. Bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.
2. Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung der verleihenden Unternehmen ist einzureichen.
3. Unterauftragnehmer: Liste der Unterauftragnehmer und die von ihnen zu erbringende Leistung ist einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Bieter müssen einen Nachweis über die Eintragung in einem Berufsregister und/oder Handelsregister vorlegen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate sein. Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft erfolgt, ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Soweit eine Eignungsleihe vorgesehen ist, ist der Nachweis auch für jedes verleihende Unternehmen vorzulegen. Plant der Bieter den Einsatz von Unterauftragnehmern, ist für jeden Unterauftragnehmer - soweit möglich - ein entsprechender Nachweis vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:
1. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters und den Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen der letzten 3 Jahre (2018, 2019, 2020). Vergleichbare Dienstleistungen sind der Abenddienst/ Veranstaltungsservice sowie Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienstleistungen) in einem Konzerthaus, Konzertsaal, Oper, Theater oder einer ähnlichen kulturellen Einrichtung, deren inhaltliche Ausrichtung der Hochkultur zuzuordnen ist. Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind für jedes Mitglied Umsatzerklärungen der letzten 3 Jahre (Gesamt und über vergleichbare Leistungen) vorzulegen. Soweit eine Eignungsleihe vorgesehen ist, sind für jedes verleihende Unternehmen Umsatzerklärungen der letzten 3 Jahre (Gesamt und über vergleichbare Leistungen) vorzulegen.
2. Erklärung zum jährlichen Mittel der beschäftigten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren (2018, 2019, 2020). Soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind für jedes Mitglied die geforderten Mitarbeiterzahlen vorzulegen. Soweit eine Eignungsleihe vorgesehen ist, sind für jedes verleihende Unternehmen die geforderten Mitarbeiterzahlen vorzulegen.
3. Nachweis einer aktuell bestehenden und gültigen Betriebshaftpflichtversicherung und eine Garderobenhaftpflichtversicherung mit jeweils mindestens folgenden Deckungssummen je Schadensfall: Personenschäden 2.000.000 EUR, Sachschäden 1.000.000 EUR, Vermögensschäden 50.000 EUR und einer Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres von mindestens dem 2-fachen der jeweiligen Einzelsummen. Alternativ eine Erklärung, dass im Auftragsfall eine Versicherung mit den oben genannten Deckungssummen abgeschlossen werden wird. Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag nur bei Vorlage einer entsprechenden - ggf. vorläufigen - Versicherungszusage zu erteilen.

1. Erklärung, dass keine Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, aufgrund der in § 123 GWB genannten Verstöße rechtskräftig verurteilt worden ist und kein in § 124 GWB erwähnter Ausschlussgrund vorliegt oder Erklärung, warum nach Ansicht des Bieters ein zutreffender Ausschlussgrund (der genau zu benennen ist) die Zuverlässigkeit des Unternehmens nicht in Frage stellen soll.
2. Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) nicht vorliegen. Erklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen. Erklärung des Bieters, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht vorliegen.
3. Erklärung, dass der Bieter weder einen Eintrag im Berliner Korruptionsregister noch im Gewerbezentralregister hat. Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Abfragen vor Auftragserteilung bei den Registern durchzuführen, z.B. Anforderung eines polizeilichen Führungszeugnisses.
4. Die Erklärungen nach Ziffern 1 bis 3 sind soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft erfolgt von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Plant der Bieter den Einsatz von Unterauftragnehmern, sind die Erklärungen für jeden Unterauftragnehmer vorzulegen. Soweit eine Eignungsleihe vorgesehen ist, sind die Erklärungen auch für jedes verleihende Unternehmen vorzulegen.
5. Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gemäß § 9 des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) bzw. zur Zahlung des Mindestlohns von 12,50 EUR gemäß § 9 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 BerlAVG sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer oder Verleiher hingewiesen.
6. Gemäß § 13 BerlAVG gilt für Auftragsvergaben § 13 des Landesgleichstel-lungsgesetzes (LGG) sowie die hierauf basierende Frauenförderverordnung (FFV). Danach sind beim Abschluss von Dienstleistungsverträgen mit einem Auftragswert von voraussichtlich mindestens 25.000 EUR in den jeweiligen Ver-trägen die Verpflichtungen des Auftragnehmers festzuschreiben, Maßnahmen zur Frauenförderung und zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie im eigenen Unternehmen durchzuführen sowie das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten. Eine entsprechende Erklärung zu den genannten gesetzlichen und verordnungsrechtlichen Regelungen wird von den Bietern im Rahmen der Angebotsabgabe gefordert werden. Die Erklärungen sind soweit eine Beteiligung als Bietergemeinschaft erfolgt von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Soweit eine Eignungsleihe vorgesehen ist, ist die Erklärung auch für jedes verleihende Unternehmen vorzulegen.
Die Bieter sollen die vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter für die Erstellung ihres Teilnahmeantrages verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, Teilnahmeanträge, die nicht unter Verwendung der Formblätter abgegeben werden, von der Wertung auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe von Referenzen öffentlicher oder privater Auftraggeber über Dienstleistungen des Abenddienstes/ Veranstaltungsservice sowie des Rezeptionsdienstes (Empfangs- und Nachtsicherheitsleistungen):
- Die Referenzen müssen mit der ausgeschriebenen Leistung in Art und Umfang vergleichbar sein und dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Vergleichbare Dienstleistungen sind der Abenddienst/ Veranstaltungsservice sowie Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienstleistungen) in einem Konzerthaus, Konzertsaal, Oper, Theater oder einer ähnlichen kulturellen Einrichtung, deren inhaltliche Ausrichtung der Hochkultur zuzuordnen ist.
- Es sollen jeweils mindestens drei vergleichbare Referenzen eingereicht werden, d.h. mindestens drei Referenzen für Dienstleistungen im Bereich Abenddienste/Veranstaltungsservice sowie mindestens drei Referenzen für Rezeptionsdienste (Empfangs- und Nachtsicherheitsdienstleistungen).
Von den drei einzureichenden Referenzen für Dienstleistungen im Bereich Abenddienste/Veranstaltungsservice muss mindestens eine Referenz eine Besucherkapazität von mindestens 3.000 Plätzen aufweisen. Das beigefügte Referenzformular ist mehrfach (für jede Referenz ein Referenzformular) zu verwenden. Werden weniger als (jeweils) drei vergleichbare Referenzen eingereicht, kann das Ange-bot von der Wertung ausgeschlossen werden. Dasselbe gilt, wenn nicht mindestens eine Referenz im Bereich Abenddienste/Veranstaltungsservice, die eine Besucherkapazität von mindestens 3.000 Plätzen aufweist, eingereicht wird.
- Soweit eine Bietergemeinschaft vorgesehen ist, ist bei den geforderten Nachweisen und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit zu vermerken, von welchem Mitglied der Bietergemeinschaft der Nachweis erbracht wird.
- Soweit geforderte Nachweise und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit nicht von dem Bieter selbst vorgelegt werden, sondern von dem vom Bieter benannten verleihenden Unternehmen dessen Kapazitäten sich der Bieter bedient, ist dies bei den Erklärungen oder Nachweisen entsprechend zu vermerken.
Die Bieter sollen die vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter für die Erstellung ihres Teilnahmeantrages verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, Teilnahmeanträge, die nicht unter Verwendung der Formblätter abgegeben werden, von der Wertung auszuschließen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Die eingesetzten Teamleiter/innen vor Ort müssen folgende Qualifikationen aufweisen:
- Ausbildung in Erster Hilfe (Ausbildung oder Nachschulung nicht älter als 1 Jahr)
- Ausbildung als Brandschutzhelfer (Ausbildung oder Nachschulung nicht älter als 1 Jahr)
2. Dienstbekleidung:
- Die vom Auftragnehmer eingesetzten Servicekräfte müssen sauber gekleidet, fachlich geschult und im Umgang mit dem Publikum zuvorkommend und höflich sein.
- Die vom Auftragnehmer eingesetzten Servicekräfte haben stets eine einheitliche Dienstkleidung zu tragen, die vom Auftragnehmer zu stellen ist. Form, Farbe und Design der Kleidung sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
3. Corona-Regelung
Die vom Auftragnehmer für die Auftragsausführung eingesetzten Personen müssen vollständig gegen Covid-19-SARS-CoV-2 (Corona) geimpft sein, als genesen gelten oder einen - gesetzlich anerkannten - vergleichbaren Status innehaben. Der jeweilige Status muss zum Zeitpunkt der Veranstaltung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften gültig sein. Die Verpflichtungen aus diesem Absatz gelten nur, wenn und soweit bundesgesetzliche und/oder landesgesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. Etwaige bundesgesetzliche und/oder landesgesetzliche Sonderregeln für Konzertveranstaltungen sind anzuwenden.

Für das Angebot haben die Bieter die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen zu verwenden. Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist Folgendes zu beachten:
1. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die unter I.1) angegebene Vergabeplattform gebührenfrei bereitgestellt. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet. Die Abgabe der Angebote kann ausschließlich über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform hochgeladen wurden. Bei
der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen. Soweit im Einzelfall vorgesehen, sind die auszufüllenden Formblätter zu unterschreiben und eingescannt hochzuladen. Es werden nur Angebote berücksichtigt, die in der vorgenannten Form übermittelt werden.
2. Die Angebote und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen und Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Der Inhalt allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. wird nicht berücksichtigt.
4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.
5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen zu etwaigen Ausschlussgründen ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen verlangt oder eingeholt werden können.
6. Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für die Erstellung des Angebots notwendigen Informationen in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen veröffentlicht wurden. Nachfragen zur Ausschreibung (Bieterfragen) sind bis (spätestens) zum 22. De-zember 2021, ausnahmslos in deutscher Sprache über folgende E-Mail-Adresse zu stellen: ausschreibung-va-dienste@berliner-philharmoniker.de. Dies gilt ebenso für etwaige Hinweise und Rügen. Der AG behält sich vor, später eingegangene Bieterfragen nicht zu beantworten. Antworten auf Bieterfragen werden über die Vergabeplattform veröffentlicht. Die Fragen werden schriftlich beantwortet und in anonymisierter Form - soweit dies erforderlich ist - auch den übrigen Bietern auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Es ist geplant, die zunächst eingehenden Fragen zu sammeln und einheitlich zu beantworten. Andere Arten der Kontaktaufnahme, insbesondere an andere Stellen des AG, können als Vergabeverstoß gewertet werden, der zur Nichtberücksichtigung oder zum Ausschluss des Angebots aus dem Verfahren führen kann.
7. Sollte sich aus den Bieterfragen und deren Beantwortung für das Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, werden entsprechende Informationen erfolgen. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Angebotsfrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.
8. Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zu Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten vorrangig die Erklärungen der europaweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YWGRA85

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
1. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
2. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
3. Der Antrag ist unzulässig, soweit:
a) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden, d) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Ziffer 3 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
4. Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.