Beratungsleistung – Elektronische Aktenführung

Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.

Die inhaltliche Vertiefung und organisatorische Ausdehnung der E-Akte soll in mehreren Folgeprojekten in der KBV fortgeführt werden. Diese Projekte möchte die KBV durch ein externes Beratungsunternehmen begleitend unterstützt wissen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• IMTB Consulting GmbH

Wer?

• Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-12-08	Auftragsbekanntmachung
2022-08-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-12-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemberatung und technische Beratung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemberatung und technische Beratung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Beratung im Bereich Projektleitung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Bundesvereinigung K. d. ö. R.
Postanschrift: Herbert-Lewin-Platz 2
Postleitzahl: 10623
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.kbv.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kbv.de 📧
Telefon: +49 3040051511 📞
Fax: +49 3040051595 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cb6da7b6-b50b-41cd-be64-f80cd7434d8b 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cb6da7b6-b50b-41cd-be64-f80cd7434d8b 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-08 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 241-635643
ABl. S-Ausgabe: 241

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung K.d.ö.R (KBV) ist bereits in die Nutzung der E-Akte mit einigen Pilotprozessen gestartet. Für das Führen der revisionssicheren elektronischen Akte kommt das System d.3 der Firma d.velop zum Einsatz. Die E-Aktenführung erfolgt auf Basis eines dreistufigen Aktenplans, der für die Pilotprozesse festgelegt wurde. Weitere organisatorische Vorgaben sind durch einen internen Leitfaden zur E-Akte festgelegt.

Im Einzelnen werden folgende Leistungen benötigt:

1. Unterstützung des Projektmanagements (insb. Beratung der KBV-Projektleitung zur Termin- und Ablaufplanung und zum Risikomanagement)

2. Unterstützung des Changemanagements (Beratung der KBV-Projektleitung, Unterstützung bei entsprechenden Terminen und inhaltlichen Darstellungen)

3. Unterstützung bei der organisatorischen Ausdehnung, Vertiefung und weiterführenden Ausgestaltung des E-Akte-Systems

a) Beratung bei Erstellung von Detailkonzeptionen

b) Beratung zur Zusammenarbeit mit dem Anbieter des E-Akte-Systems, u. a. zur technischen Umsetzung der verschiedenen organisatorischen Fachkonzeptionen

4. Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der organisatorischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Aktenführung in der KBV (u.a. Fortführung Aktenplan, organisatorische Detailvorgaben vervollständigen)

5. Beratung und Miterarbeitung des weiteren Vorgehens zur Ausdehnung der elektronischen Aktenführung im Hause der KBV, insbesondere zu den Themen:

a) Digitalisierung Posteingang und Ausgang

b) Aussonderung und Langzeitspeicherung

c) Umgang mit Alt-Akten

d) Signaturen

e) Prozessanalyse und -gestaltung, insbesondere Umgang mit Fachverfahren wie z.B. Bundesmantelvertrag

6. Die Aufgabenerfüllung und deren Ergebnis müssen dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen und der aufsichtsrechtlichen Prüfung durch das Bundesministerium für Gesundheit sowie durch das Bundesversicherungsamt standhalten.

Die konkreten Inhalte sind in der Leistungsbeschreibung dargestellt.

Dauer: 72 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen bzw. einzureichen:

(1) Eigenerklärung (Vordruck 1 im Teilnahmeantrag): Angaben zum Bewerber bzw. ggf. der Bewerbergemeinschaft. Bewerbergemeinschaften haben mit der Bewerbung eine Erklärung vorzulegen über die Bildung der Bewerber/Bietergemeinschaft (im Auftragsfall einer Arbeitsgemeinschaft) und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft auch über die Auflösung der Bieter-/Arbeitsgemeinschaft hinaus. Sie benennen in der Erklärung einen bevollmächtigten Vertreter und dessen Handlungsbefugnis. Weiterhin haben sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Rahmen der Erklärung der Bewerbergemeinschaft darzulegen, dass die Bildung einer Bewerbergemeinschaft keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben.

(2) Eigenerklärung (Vordruck 2 im Teilnahmeantrag), dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) nicht vorliegen. Der Bewerber hat zu erklären, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften bei dem Bewerber vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bewerber vorliegen.

(3) Eigenerklärung (Vordruck 3 im Teilnahmeantrag), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände bei dem Bewerber vorliegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Angaben und Erklärungen von dem Bewerber oder im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen je nach Rechtsvorschrift des Staates, in dem er niedergelassen ist, zu machen:

(1) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu dem erzielten Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Ein Jahresumsatz mit Tätigkeiten im vorgenannten Sinne in jedem der letzten drei abgeschlossenen Jahre ist keine Mindestanforderung.

(2) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) des Bewerbers.

(3) Eigenerklärung (Vordruck 4 im Teilnahmeantrag): Angaben zu der Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter) im Bereich Beratung des Bewerbers.

(4) Eigenerklärung (Vordruck 5 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat eine Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung abzugeben. Gefordert ist die Erklärung, dass der Bewerber über eine Betriebshaftpflichtversicherung:

für Personen-, Sach- und Vermögensschäden

verfügt oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird.

Der Bewerber hat dabei Angaben zur Höhe der Betriebshaftpflichtversicherung und zum Versicherungsunternehmen zu machen.

Für den Fall von Bewerbergemeinschaften oder der Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (sog. „Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) sind die entsprechenden Angaben von den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft bzw. den anderen Unternehmen zu machen, soweit sich der Bewerber für die Erfüllung des Eignungskriteriums auf das Mitglied der Bewerbergemeinschaft oder das andere Unternehmen beruft.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens drei mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen ein.

Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

a) Auftraggeber/in, Anschrift sowie Kontaktmöglichkeit

b) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend)

c) Kurze Beschreibung des Referenzprojekts, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art und Umfang der Leistung

d) Größe des eingesetzten Projektteams

e) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens)

Die Vergleichbarkeit der Referenz ist gegeben, wenn ein Bezug mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art der Leistung und zu Umfang besteht und die Referenz die Beratung zur elektronischen Aktenführung bei einem öffentlichen Auftraggeber in Deutschland beinhaltet.

(2) Eigenerklärung (eigenes Dokument), dass der Bewerber über Expertise in den Geschäftsfeldern

a) Beratung zur elektronischen Aktenführung

b) Zertifizierungsverfahren DIN ISO 9001 – Qualitätsmanagementsystem (QMS) und DIN ISO 27001

c) Projektimplementierung/ Projektmanagement und Projektsteuerung

verfügt.

(3) Eigenerklärung (Vordruck), dass beim Bewerber oder einem mit ihm verbundenen Unternehmen keine fachlichen und/oder wirtschaftlichen Interessen dahingehend bestehen, dass Dienstleistungen oder Software bestimmter Anbieter oder Hersteller, die mit dem Leistungsgegenstand in Verbindung stehen, zum Einsatz kommen (fachliche Unabhängigkeit).

Bei Nichterfüllung der aufgestellten Mindeststandards, bleibt der Teilnahmeantrag des Bewerbers unberücksichtigt.

Mindeststandards:

(1) Eigenerklärung (Vordruck 6 im Teilnahmeantrag): Der Bewerber reicht mit seinem Teilnahmeantrag mindestens drei mit den hier ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Referenzen ein.

Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

a) Auftraggeber/in, Anschrift sowie Kontaktmöglichkeit

b) Leistungszeitraum (Monat/Jahr – Monat/Jahr bzw. laufend)

c) Kurze Beschreibung des Referenzprojekts, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen, insb. zur Art und Umfang der Leistung

d) Größe des eingesetzten Projektteams

e) Rechnungswert (mit Angabe des Auftrags- und Honorarvolumens)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren und Aufforderung zur Angebotsabgabe zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf form- und fristgerechten Eingang sowie Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise und eingereichten Referenzen.

Die Teilnahmeanträge der geeigneten Bewerber werden entsprechend der erreichten Punktzahl (vgl. Eignungsbewertungsmatrix) in eine Rangfolge gebracht. Es ist beabsichtigt, soweit eine hinreichende Anzahl geeigneter Bewerber vorliegt, die fünf (5) geeigneten Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl zur Angebotsabgabe aufzufordern.

Belegen zwei (oder mehrere) geeignete Bewerber mit Punktgleichstand den fünften Platz in der ermittelten Rangfolge, entscheidet das Los.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Der Abschluss der Rahmenvereinbarung erfolgt für einen längeren Zeitraum als vier Jahre, da für die vollständige Einführung und Etablierung der elektronischen Aktenführung in der KBV ein Zeitraum von mindestens 6 Jahren erforderlich ist. Die damit verbundenen Beratungsleistungen werden für den gleichen Zeitraum benötigt (§ 21 Abs. 6 VgV).

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-01-20 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Vorgehensweise/Angebotspräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Organisation/Qualifikation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.kbv.de 🌏
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/cb6da7b6-b50b-41cd-be64-f80cd7434d8b 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 228-9499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beachten.

§ 160 GWB lautet:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 241-635643 (2021-12-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-08-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 600 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 155-444732
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 241-635643
ABl. S-Ausgabe: 155

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-03-29 📅
Name: IMTB Consulting GmbH
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 600 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2022/S 155-444732 (2022-08-10)

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