Beschreibung der Beschaffung
Corporate Design
Sämtliche Grafik-Design-Dienstleistungen für die HZD werden auf Basis des gültigen Corporate Designs des Landes Hessen erstellt. Die „Richtlinien für die Vereinheitlichung des Erscheinungsbildes der Hessischen Landesregierung“ werden dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt und sind Bestandteil des zu schließenden Rahmenvertrages. Abweichungen sind explizit mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Die HZD verfügt über ein eigenes Logo, das Bestandteil sämtlicher Publikationen ist. Dieses Logo wird dem Auftragnehmer für die im Folgenden beschriebenen Leistungen zur Verfügung gestellt.
HZD-Kundenmagazin „Inform“
Das HZD-Kundenmagazin INFORM erscheint viermal jährlich in einer Auflage von je rund 1 800 Stück und einem Seitenumfang von 44 bis 56 Seiten. Das Magazin richtet sich primär an die Kunden der HZD innerhalb der hessischen Landesverwaltung. Fachartikel zu aktuellen IT-Themen wechseln sich mit Interviews und Berichten ab. Das Magazin wird durch ein Redaktionsteam in der HZD betreut. Die Texte des Magazins werden vom eigenen Redaktionsteam geschrieben, redigiert und geliefert. 25 % bis 30 % der Bilder bzw. Grafiken werden ebenfalls von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
HZD-Jahresbericht
Der Bericht über das Geschäftsjahr erscheint jährlich mit einer Auflage von 1 500 Exemplaren und einem Seitenumfang von ca. 52 bis 64 Seiten, zuzüglich Umschlag. Die inhaltliche Gliederung richtet sich nach den HZD-Leistungen des Berichtsjahres. Die HZD nutzt den Jahresbericht zur zusammenfassenden Darstellung der Leistungen aus dem Vorjahr und zur Imageförderung. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
HZD-Trendbericht
Das Innovationsmanagement der HZD veröffentlicht einmal im Jahr den HZD-Trendbericht. Der Trendbericht positioniert die HZD als innovativen und zukunftsorientierten, zentralen IT-Dienstleister innerhalb der hessischen Landesverwaltung. Die inhaltliche Gliederung variiert je nach Trends. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Broschüren
Bei Broschüren handelt es sich in erster Linie um die Imagebroschüre der HZD, die nicht unbedingt jedes Jahr aktualisiert wird. Für einzelne Produkte oder zentrale Vorhaben werden bei Bedarf ebenfalls Broschüren erstellt. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Seminarkatalog der IT-Fortbildung
Die HZD hat eine eigene IT-Fortbildung. Sie bietet für die Bediensteten der hessischen Landesverwaltung Standardseminare, Schulungen für IT-Projekte und -Verfahren sowie speziell konzipierte IT-Fortbildungen für größere und kleinere Gruppen an – sowohl in Präsenz als auch online. Das Programm der IT-Fortbildung soll als Seminarkatalog gedruckt werden und online verfügbar sein. Der Seminarkatalog beinhaltet das komplette Angebot an Schulungen, Seminaren und Fortbildungen, das die HZD selbst und der externe Schulungsdienstleister im Auftrag der HZD anbietet. Die Texte werden von der HZD geliefert.
Flyer
Flyer werden in der Regel im DIN lang Format erstellt (ca. 5 p.a.). Seitenumfang und Falzung (Zick-Zack-, Wickel-, Altarfalz) können variieren. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Werbemittel
Neben den oben beschriebenen Drucksachen nutzt die HZD auch zeitgemäße Werbemittel zur Kundenbindung. Jedes Werbemittel wird entsprechend den hessischen Bestimmungen zum Corporate Design gestaltet und mit dem HZD-Logo versehen.
HZD-Wandkalender
Ein für die HZD wichtiges Werbemittel ist der seit Jahrzehnten in der hessischen Landesverwaltung verteilte HZD-Wandkalender. Dieser wird auf Grundlage einer vorhandenen Satzdatei (Adobe InDesign) jährlich aktualisiert und der „Kopf“ des Kalenders wird neu gestaltet.
Einladungs- und Grußkarten
Zu verschiedenen Anlässen versendet die HZD Einladungs-, Gruß- und Weihnachtskarten. Die Karten werden gedruckt und/oder digital versendet. Digitale Karten sollten animiert sein.
Die Karten sollten gestalterisch die Themen HZD, IT bzw. ein spezielles IT-Thema und den Anlass verbinden. Die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem künftigen Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Anzeigen
Zu bestimmten Anlässen schaltet die HZD Anzeigen, z.T. ganze Kampagnen, in Print- und Online-Medien. In der Regel handelt es sich dabei um Image- oder Recruiting-Anzeigen. Die grundlegende Idee und die Texte werden von der HZD geliefert. Zum großen Teil müssen Bilder/Grafiken von dem Agentur-Dienstleister recherchiert bzw. erstellt oder überarbeitet werden.
Veranstaltungsunterstützende Materialien
Die HZD richtet alle 2 Jahre die Hausmesse SUMM.IT für VIPs, Entscheider und IT-Verantwortliche im eigenen Haus aus. 2 Mal im Jahr findet die Fachtagung statt, die dem internen fachlichen Austausch dient. Außerdem nimmt die HZD an unterschiedlichen externen Messen und Veranstaltungen mit repräsentativer Ausrichtung, beispielsweise zur Nachwuchsgewinnung oder zur Produktinformation, teil. Hierzu sollten gestalterisch die jeweiligen Themenfelder grafisch aufgearbeitet werden und entsprechende Materialien in Abstimmung gestaltet und hergestellt werden (z. B. mobiler Messestand, Poster, Rollups, Fahnen, Banner).
Präsentationen
Präsentationen kommen in der HZD an verschiedenen Stellen zum Einsatz:
— Allen Mitarbeitenden stellt die HZD eine Präsentation mit allgemeinen Inhalten zur HZD zur Verfügung, die diese wiederum für ihre individuellen Präsentationen nutzen,
— auf der großen LED-Wand im Foyer des Haupthauses zeigt die HZD eine Präsentation mit wechselnden Inhalten zur Historie, den Leistungen und Lösungen der HZD, Karrieremöglichkeiten in der HZD, Impressionen aus der HZD, Testimonials, Aktuellem u.v.m.,
— für strategisch wichtige Themen, die in Gremien vorgestellt werden.
Bei der Neuerstellung von Präsentationen und Vorlagen sowie bei der professionellen Überarbeitung von vorliegenden Präsentationen braucht die HZD grafische Unterstützung.
Image- und Produktfilme, Erklärvideos, animierte Bildformate
In einem Imagefilm stellt sich die HZD vor. Der Imagefilm wird auf externen Messen, internen Veranstaltungen, im Internet, Intranet und auf der großen LED-Wand im Foyer des Haupthauses gezeigt. Neben der Vorstellung der HZD soll der Imagefilm auch für die Gewinnung neuen Personals eingesetzt werden. Außer dem Imagefilm benötigt die HZD Produktfilme, Erklärvideos und animierte Bildformate (z. B. animierte Fotogalerien oder Illustrationen) für die interne und externe Kommunikation zu bestimmten Produkten, Verfahren und technischen Vorgängen, die anschaulich dargestellt werden sollen.
Druckvorstufe
Die Druckvorstufe umfasst in diesem Fall die Erstellung der druckfähigen Druckvorlagendatei und die Übergabe als PDF-Datei an die Druckerei bzw. ggf. an die Reproanstalt (Plattenbelichter). Die HZD arbeitet im grafischen Bereich derzeit mit Adobe InDesign CC2018 auf PC-Basis und erwartet vom Auftragnehmer ebenfalls die Bearbeitung auf gleicher (Adobe InDesign CC2018 oder höherer) Softwarebasis. Die Texte werden von der HZD als MS-Office-Dateien in Word-, Excel-, Powerpoint-2016 übergeben. Zurzeit werden die reingezeichneten und freigegebenen Daten direkt an die Druckerei übergeben, die sich um die weiteren Abläufe der Druckvorbereitung (Plattenbelichtung etc.) kümmert. Kontroll-Proofs werden je nach abgesprochenem Bedarf erstellt und sind vor diesem Hintergrund gesondert zu kalkulieren.
Bildrecherche, Bildbearbeitung und Nutzungsrechte
Die HZD benötigt für unterschiedliche Einsatzzwecke regelmäßig aussagekräftige Bilder und Illustrationen. Bei der Recherche, Auswahl sowie Aufbereitung der Motive benötigt die HZD Beratung und Unterstützung.
Als Bezugsquellen kommen verfügbare Bilddatenbanken und Bildagenturen in Betracht. Lizenzfreie Bilder sind lizenzpflichtigen Bildern grundsätzlich vorzuziehen. Sollten dennoch Bilder eingekauft werden, sind die Lizenzrechte, nach vorheriger Freigabe durch die HZD, möglichst kostengünstig durch den Auftragnehmer zu erwerben. Kostenpflichtige Bilder berechnet der Auftragnehmer an die HZD weiter.
Sonstige Rechte
Die Nutzungsrechte der vom Auftragnehmer erstellten/produzierten Daten für die vorgenannten Publikationen liegen bei der HZD. Diese Daten sind im jeweiligen Dateiformat nach vorheriger Abstimmung in Adobe InDesign bzw. Photoshop (derzeit Version CC2018) Premiere Pro der HZD zur Verfügung zu stellen und gehen mit der Entstehung vollständig auf die HZD über.
Die Nutzung der Ergebnisse – insbesondere jegliche wirtschaftliche Verwertung – durch den Auftragnehmer ist ausgeschlossen. Die Nutzung des Know-how, das der Auftragnehmer gewonnen hat, ist nicht eingeschränkt. § 32a Urheberrechtsgesetz bleibt unberührt.
Alle Rechte am HZD-Logo liegen beim Land Hessen, vertreten durch die HZD.
Lektorat
Die Publikationen der HZD sind einer Qualitätssicherung durch ein Lektorat zu unterziehen.
Qualitätssicherung / Beratung
Für Rückfragen oder kurzfristigen Beratungsbedarf muss ein Mitarbeiter des Auftragnehmers auch kurzfristig unentgeltlich zur Verfügung stehen. Im Rahmen der ausgeschriebenen Leistungen ist bei Bedarf eine kurzfristige Besprechung (innerhalb von 48 Stunden) in den Geschäftsräumen der HZD zu ermöglichen. Die Anzahl der Beratungen ist höchstens 3 bis 5 Mal pro Jahr.
Details zu den einzelnen Leistungen und Anforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.