Dienstleistungsvertrag Kommunikationsagentur

Kurze Beschreibung

Dienstleistungsauftrag als Hauptagentur über die Ausarbeitung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für die Verkehrsbetriebe Hamburg-Holstein GmbH (VHH), HVV-Schulprojekte, HVV-Mobilitätsberatung für Senioren.

Beschreibung der Beschaffung

Dienstleistungsauftrag als Hauptagentur über die Ausarbeitung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen für die Verkehrsbetriebe Hamburg-Holstein GmbH (VHH), HVV-Schulprojekte, HVV-Mobilitätsberatung für Senioren.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag beginnt mit Wirkung vom 1. April 2022 und erstreckt sich zunächst über 3 Jahre. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr automatisch, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf schriftlich von einer der beiden vertragschließenden Seiten gekündigt wird.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden 3 bis 5 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine solche Reduzierung des Teilnehmerkreises erfolgt nur, sofern eine ausreichende Anzahl an (formell und materiell) geeigneten Bewerbern vorhanden ist. Die Vergabestelle behält sich insoweit auch die Aufforderung von weniger als 3 Bewerbern zur Angebotsaufforderung ausdrücklich vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Ergeben sich auf dieser Basis der Punkteverteilung keine 5 Bewerber, die mehr Punkte haben als andere Bewerber – gleicher Punktwert nach Auswertung – wird die Vergabestelle alle Bewerber, die punktgleich auf dem 5. Platz liegen, zur Abgabe eines Angebots auffordern. In einem solchen Fall führt die Vergabestelle das Vergabeverfahren also mit mehr als 5 Bewerbern fort.
Die erreichte Punktzahl (0 bis maximal 10 Punkte) wird mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor multipliziert:
A) Agenturprofil 40 Punkte,
B) Referenzen 30 Punkte,
C) Erfahrung im ÖPNV 20 Punkte,
D) Erfahrung in nachhaltigen Projekten/Kunden 10 Punkte Gewertet wird die erreichte Gesamtpunktzahl maximal 100 Punkte.
Hierzu verweist die Vergabestelle auf die Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Aktueller Handelsregisterauszug oder ein aktueller Auszug über die Eintragung des Unternehmens in ein Gewerberegister (zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate, eine Kopie ist ausreichend). Sofern nach der jeweiligen Rechtsordnung vorgesehen, haben ausländische Bewerber gleichwertige Bescheinigungen nach den Vorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Diese sind zwingend ins Deutsche zu übersetzen und die Übersetzung ist beglaubigt vorzulegen (gemäß Anlage A.7),
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123, 124 GWB (gemäß Anlage A.8).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 HmbVgG (gemäß Anlage A.10),
2. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns gem. Vergabegesetz Schleswig- Holstein (gemäß Anlage A.11),
3. Bonitätsauskunft (einzureichen als Anlage A.12) der Creditreform oder eines vergleichbaren Institutes in deutscher Sprache (zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate). Monetäre Summen sind in Euro anzugeben. Eine Bankauskunft genügt insoweit nicht,
4. Eigenerklärung (gemäß Anlage A.13) über (a) den Gesamtumsatz des Unternehmens, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre und (b) den leistungsbezogenen Umsatz im Tätigkeitsbereich der internen und externen Kommunikation, Strategieberatung, Kampagnenkonzeption und -umsetzung; Strategie, Planung, Umsetzung, laufende Betreuung von Onlinemarketingmaßnahmen, jeweils bezogen auf die 3 letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre,
5. Ein organisatorisches und inhaltliches Agenturprofil (gemäß Anlage A.16) einzugehen insbesondere auf Entwicklung, Aufbau und Struktur der Agentur, sowie Tätigkeitsfelder (z.B. klassische Werbung, Dialogmarketing, Kampagnen, Online-Marketing).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung zur Mitarbeiterstruktur (Anlage A.14) unter Angabe von Gesamtzahl der festangestellten Mitarbeiter,
1. davon kaufmännische Angestellte,
2. davon Strategen,
3. davon Grafiker*innen,
4. davon Projektmanager*innen,
5. davon Onlinemarketingmanager*innen und
6. davon Auszubildende*innen und
7. Sonstige.
Die Mitarbeiterzahl in den zuvor genannten Kategorien ist jeweils im Monatsmittel bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre zu benennen.
2. Aufstellung von mind. 5 Referenzen/Arbeitsproben (Anlage A.15) über in den letzten 3 Jahren (maßgeblicher Zeitpunkt ist das Datum des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge) Arbeitsproben über in den letzten 3 Jahren (maßgeblicher Zeitpunkt ist das Datum der Teilnahmefrist) abgeschlossener Projekte in den Tätigkeitsfeldern in der internen und externen Kommunikation, Strategieberatung, Kampagnenkonzeption und umsetzung; Strategie, Planung, Umsetzung, laufende Betreuung von Onlinemarketingmaßnahmen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Im Verhandlungsverfahren werden nur Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die im Teilnahmewettbewerb ihre Eignung nachgewiesen haben. Alle geforderten Angaben und Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vollständig vorzulegen, ein Verweis z. B. auf frühere Bewerbungen ist nicht ausreichend.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Bei der Ausführung des Auftrags sind die Vorgaben des HmbVgG, insbesondere § 3b zur Umweltverträgliche Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen, zu beachten.

A) Die Vergabeunterlagen sowie die Antworten zu den Fragen der Bieter sind unter dem unter I.1.3) genannten Direktlink unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar. Die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erfolgt über das mittels des Direktlinks erreichbare Portal.
B) Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Transparenz- und des Gleichbehandlungsgrundsatzes eine Nachforderung nach § 51 SektVO vor.
C) Mehrere Bewerber können sich zu einer Bewerbergemeinschaft zusammenschließen (siehe Anlage A.2). Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) und unter Abschnitt III.1.2) dieser Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Die unter Abschnitt III.1.3) dieser Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen können für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden.
D) Ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen – auch Unterauftragnehmer i. S. des § 34 Abs. 1 SektVO – in Anspruch nehmen (vgl. § 47 SektVO). In diesem Fall hat der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft diese anderen Unternehmen (Dritte) in dem Teilnahmeantrag mit Namen und Anschrift zu benennen (siehe Anlage A.3) und sämtliche der unter Abschnitt III.1.1) und unter Abschnitt III.1.2) dieser Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen für diese Dritten vorzulegen. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat die unter Abschnitt III.1.3) dieser Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen für diese Dritten insoweit vorzulegen, als der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die Kapazitäten des Dritten im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit in Anspruch nimmt. Auf Verlangen der Vergabestelle wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft vor Zuschlagserteilung dann zudem eine Verpflichtungserklärung für die benannten Unterauftragnehmer vorlegen.
E) Ein Bieter/eine Bietergemeinschaft kann die Erledigung von Teilen des Auftrags durch Unterauftragnehmer i. S. des § 34 Abs. 1 SektVO vorsehen. In diesem Fall ist mit Angebotsabgabe anzugeben, welche Leistungsteile von einem Unterauftragnehmer erbracht werden sollen. Eine Benennung der Unterauftragnehmer mit Angebotsabgabe ist nicht erforderlich. Dieses Formular muss auch dann mit Angebotsabgabe eingereicht werden, wenn keine Unterauftragnehmer in Anspruch genommen werden sollen. Auf Verlangen der Vergabestelle, sofern der Bieter sich in der engeren Wahl befindet, spätestens jedoch unmittelbar vor Zuschlagserteilung sind der Name des Unterauftragnehmers, eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung Dritt-unternehmen bei Nachunternehmerleistungen i. S. des § 34 Abs. 1 SektVO (einzureichen als Formblatt Anlage A.5) sowie die unter Abschnitt III.1.1) Nr. 1 und unter Abschnitt III.1.2) Nrn. 2 und 3 dieser Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen beizubringen. Die Vergabestelle behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erneut in die Eignungsprüfung einzusteigen. Sofern der Bieter/die Bietergemeinschaft beabsichtigt, im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Unterauftragnehmern in Anspruch zunehmen, gilt zudem D.).
F) Der Teilnahmeantrag muss mit den geforderten Erklärungen und Unterlagen gem. Ziff. IV.2.2) über die elektronische Vergabeplattform subreport (https://www.subreport.de/E39934793) zu dieser Ausschreibung hochgeladen werden. Zu verwenden ist als elektronisches Format nur PDF (.pdf). Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vorbehalt der Anpassung und Aktualisierung. Verspätet eingegangene Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen.
G) Das Anschreiben (gem. Anlage A.1) ist durch den Bewerber/vertretungsberechtigtes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen.
H) Mit dem Teilnahmeantrag ist eine unterschriebene Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 MiLoG (einzureichen als Anlage A.9) des Bewerbers/vertretungsberechtigtes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und, sofern vorhanden, jeweils von den einzelnen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit dieser Eigenerklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachzufordern sowie jederzeit zusätzlich Auskünfte des Gewerbezentralregisters nach § 150a GewO (Gewerbeordnung) oder des Wettbewerbsregisters anzufordern.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Aufgrund der aktuellen Situation sind Nachprüfungsanträge schriftlich an das Postfach der Finanzbehörde, Postfach 30 17 41, 20306 Hamburg und zusätzlich per E-Mail (unterschriebener Nachprüfungsantrag als PDF Dokument im Anhang) an das Funktionspostfach vergabekammer@fb.hamburg.de zu richten.
Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.