Herstellung und Lieferung der Mittagsverpflegung in den Kinderbetreuungseinrichtungen der Stadt Büdingen

Kurze Beschreibung

Am Mittagessen nehmen ca. 84.984 Personen pro Jahr teil, dies entspricht etwa 338 Essen pro Tag.Die Mittagessen werden ab 1.10.2021 an 11 unterschiedliche Standorte geliefert. Ab 1.9.2022 an 12 unterschiedliche Standorte geliefert Hier Cook-and-Hold Verfahren.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Lieferort: Die Mittagessen werden ab 1.10.2021 an 11 unterschiedliche Standorte geliefert. Ab 1.9.2022 an 12 unterschiedliche Standorte der Stadt Büdingen geliefert

Beschreibung der Beschaffung

Am Mittagessen nehmen ca. 84.984 Personen pro Jahr teil, dies entspricht etwa 338 Essen pro Tag.Die Mittagessen werden ab 1.10.2021 an 11 unterschiedliche, ab 1.9.2022 an 12 unterschiedliche Standorte geliefert.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf 1 Jahr, wenn nicht 3 Monate vor Vertragsende durch den Bieter oder Auftraggeber schriftlich gekündigt wird verlängert die Vertragslaufzeit sich um ein weiteres Jahr.
Die Vertragsdauer wird auf höchstens 4 Jahre festgesetzt.

Beschreibung der Optionen

Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf 1 Jahr, wenn nicht 3 Monate vor Vertragsende durch den Bieter oder Auftraggeber schriftlich gekündigt wird verlängert die Vertragslaufzeit sich um ein weiteres Jahr.
Die Vertragsdauer wird auf höchstens 4 Jahre festgesetzt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
1. Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt des Auftraggebers VHB 214_LD oder Einheitliche Eigenerklärung Eigenerklärung). Im Fall des Einsatzes eines Unteraufragnehmers ist von diesen die Eigenerklärung und Ausschlussgründe dem Angebot beizufügen.
2. Nachweis über die gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedstaats am Sitz oder Wohnsitz des Bieters entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist.
3. Eine schriftliche Erklärung, ob und auf welche Art der Bieter mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verbunden ist.
4. Bietergemeinschaften sind zugelassen. Es ist eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterschriebene Erklärung vorzulegen, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Darüber hinaus muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden, der durch eine unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der Bietergemeinschaft legitimiert ist, diese gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich zu vertreten (Formblatt Bietergemeinschaft).
5. Soweit eine Beteiligung einer Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch die Mitglieder die unter Ziffer 1-4 genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.
6. Beabsichtigt der Bieter/ die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeit und Ressourcen von Dritten/Unterauftragenehmer/verbundenen Unternehmen zu bedienen (sog. Eignungsleihe), sind auch von diesem namentlich zu benennenden Dritten/Unterauftragnehmern/verbundenen Unternehmen die vorgenannten Erklärungen und Nachweise nach den Ziffern 1-4 vorzulegen. Von den Bietern/Bietergemeinschaften ist außerdem nachzuweisenm dass ihm/ihr die Ressourcen des Drittunternehmers für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung).
7. Nachweis Berufs- oder Handelsregisterauszug:
Je nach Rechtsform des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, ist entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staates nachzuweisen oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung zu belegen. Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigung oder Erklärung über die Berufsausübung in Anhang XI Richtlinie 2014/24 EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG aufgeführt.
8. Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Es wird (sofern nicht präqualifiziert) als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (das Formular EEE) nach § 50 VgV akzeptiert. Hierfür kann das Formular aus den Vergabeunterlagen genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gem. § 45 Abs. 1. Nr. 1 bzw.4 VgV über für 5 000 000,00 EUR für Personenschäden und über 2 000 000,00 EUR für sonstige Schäden(Sach-und Vermögensschäden). Im Auftragsfall ist die Police für Personenschäden pro Schadensfall von 5 Millionen und Sach- und Vermögensschäden von 2 Millionen EUR vorzulegen. Der Versicherungsnachweis darf nicht älter als 6 Monate sein, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung an und muss der Bewerbung beiliegen. Das Ausstellungsdatum muss dem Nachweis ersichtlich sein. Bei Bietergemeinschaft muss jedes Mitglied und bei Nachunternehmern muss ein entsprechender Versicherungsnachweis ebenfalls vorliegen.
— Erklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren,
— Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (spezifischer Umsatz) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjähren,
— Nachweis einer Freistellungsbescheinigung,
— Nachweis über die Abgabe von Sozialversicherungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
— Nachweis 2 vergleichbare Referenzprojekte:
Vorlage 2 Referenzen über „vergleichbare Leistungen“ z. B. Verpflegung von Kindern in Tageseinrichtungen (Erklärung mit Angaben zum Auftraggeber nebst Kontaktdaten, Auftragsvolumen, Art der Leistung) idealerweise vom Auftraggeber bestätigt.
— Nachweis Fachkräfteanteil:
Der Nachweis über den Fachkräfteanteil muss eine schriftliche Aufstellung aller Mitarbeiter mit Namen, Vornamen, Funktion, Dauer der Betriebszugehörigkeit und Qualifikation enthalten. Eigenerklärung liegt den Vergabeunterlagen bei.
Folgende Nachweise und Erklärung werden zwecks Eignung verlangt:
— Nachweis Lieferzyklus:
Hier ist die Darlegung der Einhaltung der maximalen Warmhaltezeiten nach dem Cook-and-Hold Verfahren sowie die Fahrtwege und deren Dauer, die Häufigkeit und der Zeitpunkt der jeweiligen Anlieferung zu dokumentieren.
— Nachweis eines Verpflegungskonzepts:
Der Bieter legt ein Konzept zur Umsetzung des ausgeschriebenen Verpflegungsangebotes vor.
Folgende Punkte sind darin zu beschreiben:
— wie spezifisch wird auf die Verpflegung von Kindern im Alter von 1 bis 6 Jahren eingegangen?
— Steigerung der Attraktivität des Essens – insbesondere durch die Menü-Auswahl und die optische Gestaltung.
Mitwirkungsmöglichkeiten der Kita;
Wie erfolgt die Überprüfung des Qualitätsmanagements:werden Maßnahmen zur Überprüfung der Qualität durchgeführt?
Mit welchen Maßnahmen bzw. welchen Konzepten wird die Leistung während der gesamten Ausführungszeit gesichert und optimiert?
— Nachweis Hygienekonzept,
— Nachweis EU-Zertifizierung:
EU-Zertifizierung nach HACCP und/oder ISO 2200
— Nachweis Eigenerklärung Bestellverfahren,
— Nachweis Eigenerklärung Anlieferung von Warmhaltezeiten,
— Nachweis Eigenerklärung aus ökologischem Anbau,
— Nachweis Bietergemeinschaft,
— Nachweis Verpflegungskonzept,
— Nachweis Ausländische Bieter,
— Nachweis einer Freistellungsbescheinigung,
— Nachweis über die Abgabe von Sozialversicherungen,
— Nachweis EU-Zertifizierung,
— Nachweis Aufstellung über Fertigprodukte und Geschmacksverstärker,
— Nachweis Eigenerklärung Zubereitung,
— Eigenerklärung nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§123, 124 GWB diese Nachweise betreffen nur die Eignungskriterien.

Der Bieter hat folgende Nachweise zu erbringen, die Zuschlagsrelevant sind:
— Nachweis 4 Wochen-Speiseplan:
Hier ist die Vorlage eines ausführlichen 4-Wochen-Speiseplan
Der Speiseplan muss eine Kennzeichnung von Inhaltsstoffen beinhalten sowie bei dem Speiseplan müssen mindestens 2 Menüs pro Tag angeboten werden, eines davon ist stets vegetarisch.
— Nachweis Abbestellung:
Hier ist die Erklärung über die Abbestellung zu erbringen.
Die Erklärung muss weiterhin folgendes enthalten:
Möglichkeit der Abbestellung ohne Begründung.
Der Bieter beschreibt die Möglichkeiten zur Abbestellung von Essen pro Tag mit den dazugehörenden Konsequenzen.
— Nachweis Beschwerdemanagement:
Der Bieter legt eine ausführliche schriftliche Ausarbeitung zum Umgang mit Beschwerden vor, angefangen vom Eingang der Beschwerde bis zum Abhelfen der Beschwerde. Die Darstellung soll eine Unterteilung zwischen dem Umgang mit Beschwerden seitens der Kita bzw. Eltern und Beschwerden seitens des Auftraggebers beinhalten.
Folgende Punkte sollen u. a. als Mindestanforderungen (MA) beinhaltet sein:
—— Arten der Erreichbarkeit,
—— Verlauf der Beschwerde,
—— Maßnahmen,
—— Rückmeldung an den Beschwerdeführer,
—— Nachkontrolle der eingeleiteten Maßnahme,
— Nachweis Eigenerklärung Zubereitung (KO-Kriterium):
Der Bieter hat eine schriftliche Aufstellung der verwendeten Fertigprodukte und Geschmacksverstärker bezogen auf den eingereichten 4-Wochen-Speiseplan der Vergabestelle vorzulegen.
Sonstige Angaben:
— Bietergemeinschaften:
Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot die von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der
—— die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
—— alle Mitglieder aufgeführt sind und das für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags als bevollmächtigte Vertreter handelnde Mitgliedbezeichnet ist,
—— erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
—— erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Sofern nicht öffentlich ausgeschrieben wird, werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmern gebildet haben, nicht zugelassen.
— Kapazitäten anderer Unternehmen (Unteraufträge, Eignungsleihe):
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, so muss er die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten in seinem Angebot benennen.
Bieter haben als Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots angegebenen Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise)- oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufigen Nachweis vorzulegen. Bei Einsatz von anderen Unternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Unterlagen / die EEE auch für diese abzugeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind Eigenerklärungen (auch die der benannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
Gem. § 50 Abs. 2 VgV kann der öffentliche Auftraggeber bei Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung Bieter und Bieter jederzeit während des Verfahrens auffordern, sämtliche oder ein Teil der geforderten Unterlagen vorzulegen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist. Vor der Zuschlagserteilung fordert der öffentliche Auftraggeber den Bieter, an den er den Auftrag vergeben will, auf, die geforderten Unterlagen beizubringen.
Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in der deutschen Sprache beizufügen. Die Verpflichtung zur Vorlage von Eigenerklärungen und Bescheinigungen entfällt, soweit die Eignung (Bieter und benannte andere Unternehmen) bereits im Teilnahmewettbewerb nachgewiesen ist.
Es dürfen keine Ausschlussgründe gem. § 123 GWB vorliegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein Bieter oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen beim Interkommunalen Vergabezentrum Wetterau zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber dem Interkommunalen Vergabezentrum Wetterau geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 3 GWB). Teilt das Interkommunalen Vergabezentrum Wetterau dem Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen oder bleibt er untätig, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer des Landes Hessen, Regierungspräsidium Darmstadt, zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß §134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf bei elektronischer Übermittlung erst 10 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Interkommunalen Vergabezentrum Wetterau. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.