Hosting, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der SBK-Intranet-Plattform „Confluence“ und Projektmanagement-Plattform „Jira“

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Vergabe sind das Hosting, der Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung der SBK Intranet Plattform „Confluence“ und Projektmanagement Plattform „Jira“.
1. Virtuelles Hosting der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“ unter Einhaltung der Datenschutzvereinbarung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR),
2. Kompletten Betrieb der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
3. Wartung der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
4. Beratung, Support und Weiterentwicklung der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
5. Migration der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
6. Optional: Schulungen, E-Learnings und Workshops für die Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“.
Als Vertragsbasis wird ein EVB IT-Vertrag zugrunde gelegt.
Weiterführende Informationen siehe dazu Dokument „Gegenstand der Vergabe“ im Bereich „Teilnahmeunterlagen/Teilnahmeunterlagen“.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Vergabe sind das Hosting, der Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung der SBK Intranet Plattform „Confluence“ und Projektmanagement Plattform „Jira“.
1. Virtuelles Hosting der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“ unter Einhaltung der Datenschutzvereinbarung innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR),
2. Kompletten Betrieb der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
3. Wartung der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
4. Beratung, Support und Weiterentwicklung der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
5. Migration der Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“,
6. Optional: Schulungen, E-Learnings und Workshops für die Atlassian Produkte „Confluence“ und „Jira“.
Als Vertragsbasis wird ein EVB IT-Vertrag zugrunde gelegt.
Ein Wechsel a uf die ursprüngliche Ausgangssituation des Hostings, während der Vertragslaufzeit, ist nach einer Teilkündigung des Leistungsbestandteils „Virtuelles Hosting“ möglich und durch den Auftragnehmer zu unterstützen.
Weiterführende Informationen siehe dazu Dokument „Gegenstand der Vergabe“ im Bereich „Teilnahmeunterlagen/Teilnahmeunterlagen“.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Dauer der Vertragslaufzeit beginnt nach Abschluss und Anzeige der SBK der erfolgreichen Migration. Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von 24 Monaten nach Beginn der Migration und verlängert sich bis zu viermal um jeweils weitere 12 Monate, wenn er nicht von einer der beiden Parteien 12 Monate entweder zum Ende der Mindestlaufzeit oder des jeweiligen Verlängerungsvertragsjahres gekündigt wird.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Im Rahmen der Eignungsprüfung können maximal 100 Prozent erreicht werden.
Es werden die Bieter/Bewerber bzw. Bieter-/Bewerbergemeinschaften als geeignet betrachtet, die mindestens 55 Prozent der Bewertung erreichen bzw. überschreiten. Davon werden im Ranking die max. 5 bestplatzierten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Der Bewerber bzw. der Bieter hat zudem bei Einreichung des Teilnahmeantrags bzw. Angebotsabgabe Angaben zum Vorliegen von allgemeinen vergaberechtlichen Ausschlussgründen, § 123, § 124 GWB zu machen. Dies ist direkt in den Vergabeunterlagen an den dafür vorgesehenen Stellen einzutragen. Die Eintragung des Bewerbers bzw. des Bieters dort stellt seine Eigenerklärung dar.
Angaben bzgl. einer möglichen Eignungsleihe hat der Bewerber an den dafür vorgesehenen Stellen der Vergabeunterlagen zu machen. Falls er sich der Eignungsleihe bedient, hat er gemäß den entsprechenden Hinweisen der Vergabeunterlagen das Dokument „Erklärung Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft und Nachunternehmer“ sowie das Dokument „Anlage Erklärung Eignungskriterien Bewerber bzw. Bieter“ (bereitgestellt unter „Vergabeunterlagen − Vertragsbedingungen/Formulare“) von jedem Mitglied der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft und/oder von jedem Unterauftragnehmer ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.

Beschreibung der Optionen

1. Optional: „Reduzierung der Service- und Supportzeiten auf den Zeitraum 7-18 Uhr“ pro Jahr,
2. optional: Schulungen,
3. optional: eLearning,
4. optional: Workshops.

Zusätzliche Informationen

Die Dauer gem. II 2.7) beginnt mit Eintritt in die Betriebsphase. Voraussetzung für den Eintritt in die Betriebsphase ist der vorherige Abschluss der Migrationsphase. Diese wird mit ca. 3 Monaten geschätzt.
Die eingehenden Teilnahmeanträge werden nach der mit den Beschaffungsunterlagen bereit gestellten Bewertungsmatrix bewertet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Allgemeine Angaben des Bewerbers (jeweils als Eigenerklärung): Angabe zur Bewerber-/Bieterstruktur; Angaben zum Unternehmen; Unternehmensform; Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen (falls zutreffend); Verpflichtungserklärung des jeweils zur Eignungsleihe eingesetzten Unterauftragnehmer (falls zutreffend).
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.
(auch von Unterauftragnehmer/Eignungsleihgeber & jedem Mitglied der Bewerber-Bietergemeinschaft auszufüllen)
Erklärung der SBK über Datenschutz: Angaben zur Datenübertragung außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes, Fernwartung, Vertragsverhältnis zu Unterauftragnehmern, Datenschutzrechtliche Kontrolle im Unternehmen, Sicherheitsaudits, Abschottung speichernder Stellen, Datenschutzbeauftragten, Datenschutz- und Datensicherheitskontrollen, Schulungen des Datenschutzbeauftragten).
(auch von Unterauftragnehmer/Eignungsleihgeber & jedem Mitglied der Bewerber-Bietergemeinschaft auszufüllen)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Atlassian-Partnerstatus
Bestätigung, dass zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrags bereits ein Atlassian-Partnerstatus für die Erbringung der zu vergebenden Dienstleistungen (Hosting, Betrieb, Wartung, Support, Weiterentwicklung) besteht.
2. Virutelles Hosting nur ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Bestätigung durch Bewerber und Unterauftragnehmer:
Die Nutzung von Cloudcomputing im Rahmen eines virtuellen Hosting durch den Auftragnehmer ist nur zulässig, wenn dieser mit dem jeweiligen Anbieter eine Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2 bis 4 DS-GVO abschließt und die technische und organisatorische Sicherstellung der Infrastruktur des Anbieters den Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik /BSI) entspricht und die Anforderungen des § 80 SGB X, insbesondere Abs. 2, bezüglich der räumlichen Beschränkung der Verarbeitung eingehalten werden.
3. Referenzprojekte
Geben Sie 3 Referenzprojekte betreffend diese Ausschreibung, ähnlicher bzw. vergleichbarer Leistungen aus den vergangenen fünf Jahren an.
1. Gehen Sie bei der Nennung der Referenzprojekte für den Betrieb Confluence und Jira auf nachfolgende Punkte ein:
— Beschreibung, Ziele und Ergebnisse (Projektgegenstand),
— Beschreibung der Hosting-Art (virtuelles Hosting (Name des Nachunternehmers), eigenes Rechenzentrum etc.), Angaben zur Datenverarbeitung innerhalb bzw. außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum,
— Mitwirkungsleistungen Dritter (im Rahmen von Bietergemeinschaften, Nachunternehmen und Auftraggeber),
— Anzahl der Beschäftigte beim Auftraggeber,
— Größe des Projektteams (Mitarbeiteranzahl Auftraggeber, Auftragnehmer und Dritte), Dauer und Umfang des Projektes (in Personentagen),
— Die von Ihrem Unternehmen und bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmen die jeweils besetzten Rollen,
— Die eingesetzte Projektmanagementmethodik,
— Die Einbindung von Nutzern bzw. Nutzertests im Rahmen der Kreation, Konzeption und Entwicklung,
— Sollte der Auftraggeber eine gesetzliche Krankenversicherung (GKV) gewesen sein, gehen Sie insbesondere auf folgende Aspekte ein:
— Datenschutz, Sicherheit und Authentifizierungsmethoden.
1. Gehen Sie bei der Nennung der Referenzprojekte für den Betrieb Jira auf nachfolgende Punkte ein:
— Beschreibung, Ziele und Ergebnisse (Projektgegenstand),
— Beschreibung der Hosting-Art (virtuelles Hosting (Nachunternehmer) eigenes Rechenzentrum etc.), Angaben zur Datenverarbeitung innerhalb bzw. außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums,
— Mitwirkungsleistungen Dritter (im Rahmen von Bietergemeinschaften, Nachunternehmen und Auftraggeber),
— Anzahl der Beschäftigte beim Auftraggeber,
— Größe des Projektteams (Mitarbeiteranzahl Auftraggeber, Auftragnehmer und Dritte), Dauer und Umfang des Projektes (in Personentagen),
— Die von Ihrem Unternehmen und bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmen die jeweils besetzten Rollen,
— Die eingesetzte Projektmanagementmethodik,
— Die Einbindung von Nutzern bzw. Nutzertests im Rahmen der Kreation, Konzeption und Entwicklung.
Bitte führen Sie nachvollziehbar aus, welche Erfahrungen Ihrer Ansicht nach aus dem jeweiligen Projekt nützlich für ein mögliches Projekt des Auftragsgegenstands bei der SBK sind.
Legen Sie ferner nachvollziehbar dar, wie Sie Ihren Kunden bei der Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung der Lösung sowohl hinsichtlich der technischen Realisierung als auch bei organisatorischen Belangen beraten und unterstützt haben.
Hinweise:
Es wird darauf hingewiesen, dass das Ende der genannten Projekte bzw. das Ende Ihrer Beteiligung an diesen nicht länger als 5 Jahre – gerechnet ab dem Ende der Bewerbungsfrist – zurückliegen darf.
Es müssen sich alle genannten Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge wiederfinden. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Antrages führen. Dazu ist ein aktueller Ansprechpartner mit E-Mail und telefonischen Kontaktinformationen bei jedem Referenzprojekt zu benennen. Die SBK behält sich vor Ihre Angaben zu prüfen.
4. Mitarbeiterprofile
Service Manager, Technical Manager, Technical Support, Consultant
Benennen Sie je Mitarbeiterprofil mindestens 2 Mitarbeiter, die regelmäßig im Kontext des Ausschreibungsgegenstands bei Ihren Kunden diese jeweiligen Rollen übernommen haben und noch heute übernehmen.
Einer dieser Mitarbeiter je Mitarbeiterprofil ist in einer möglichen Verhandlungsrunde persönlich vorzustellen und muss diese Rolle im Falle der Zuschlagerteilung übernehmen.
Gehen Sie hierbei je Mitarbeiterprofil in Ihrer Darstellung auf die nachfolgend genannten Anforderungen ein und beschreiben Sie deren Erfüllung. Zum Nachweis der Kenntnisse und Erfahrungen sind je Profil mindestens 2 Referenzprojekte aus dem jeweiligen Bereich zu benennen, bestehend aus Projektbezeichnung, Dauer, Umfang und Kurzbeschreibung der Tätigkeiten in Bezug zu den gelisteten Anforderungen, sollte ein Referenzprojekt bei einer Gesetzlichen Krankenversicherung umgesetzt worden sein, machen Sie dies explizit kenntlich.
Kurze Darstellung der Berufserfahrung sowie Aus− und Weiterbildung (Erwartung Hochschulabschluss mit konkretem IT/Internet−Bezug oder vergleichbar)
Anzahl der Jahre je Mitarbeiterprofil im jeweiligen Referenzprojekt im jeweiligen Bereich.
5. Anzahl Mitarbeiter
Benennen Sie die aktuelle Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiter gem. der genannten Mitarbeiterprofile zum Stichtag des Einreichungstermins des Teilnahmeantrags bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand.
6. Rechenzentrumsbetrieb für Hosting
Bitte beschreiben Sie im Konzept „Darstellung Rechenzentrum“, über z. B. welche Gütezeichen, Zertifizierungen das Rechenzentrum bzw. das Ihres Nachunternehmers verfügt. Gehen Sie insbesonders auch darauf ein, welche Nachhaltigkeitsfaktoren in diesem Rechenzentrum umgesetzt sind.
7. Zertifizierungen
Fügen Sie Ihrem Teilnahmeantrag eine einfache Kopie des Zertifikats oder Bescheinigung über einen bereits laufenden Zertifizierungsprozess bei. Bitte machen Sie Angaben, ob Ihr Unternehmen über dieZertifizierung nach DIN ISO 27001 verfügt bzw. ob sich das Unternehmen bereits in einem laufenden Zertifizierungsprozess befindet.
8. Versicherungen
Bestätigung, dass eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung über mindestens 2 500 000 EUR. Deckungssumme besteht bzw. sich verbindlich verpflichtet wird, im Falle eines Zuschlags, eine entsprechende Versicherung abzuschließen.
Bestätigung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung über mindestens 3 000 000 EUR (Personen- und Sachschäden) Deckungssumme besteht bzw. sich verbindlich verpflichtet wird, im Falle eines Zuschlags eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

1. Es werden ausschließlich elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge bzw. Angebote via Vergabeplattform akzeptiert. Die Erstellung des Teilnahmeantrags und die Angebotserstellung erfolgt komplett über die Vergabeplattform. Die Ausschreibung wird auf dem SBK Vergabeportal https://sbk.deutsche-evergabe.de veröffentlicht. Hier können Interessenten nach einmaliger, kostenloser Registrierung die Unterlagen elektronisch bearbeiten.
2. Es gilt Deutsches Recht.
3. Die komplette Kommunikation zu dieser Bekanntmachung (Teilnahmeantrag, Ausschreibung, Verhandlung, Vertragswerk, Projektabwicklung, Dokumentation usw.) erfolgt ausschließlich in der EU-Amtssprache Deutsch (in Wort und Schrift).
4. Fragen zum Vergabeverfahren könnten maximal bis zum festgelegten Termin eingereicht werden. Die Antworten werden allen Bewerbern in anonymisierter Form auf der eVergabeplattform zur Verfügung gestellt.
5. Teilnahmeanträge, die nicht die geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, können ausgeschlossen werden. Der Auftraggeber behält sich vor, von den ausgewählten Bewerbern Unterlagen zur Validierung der im Teilnahmewettbewerb gemachten Erklärungen anzufordern.
6. Die mit der Bekanntmachung veröffentlichten Unterlagen dienen nur zur Information im Zusammenhang mit dem öffentlichen Teilnahmewettbewerb. Bitte geben Sie nur die in der Veröffentlichung geforderten Erklärungen und Nachweise zum öffentlichen Teilnahmewettbewerb ab.
7. Geeignete Bewerber werden nach den oben stehenden Bedingungen ausdrücklich aufgefordert ein Angebot abzugeben. Vorzeitig abgegebene Angebote finden keine Beachtung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.