Office activities commissioned by a service contract

Kurze Beschreibung

Der EVTZ verfügt nicht über eigenes Personal; vielmehr werden der Geschäftsführer und ein Beratungsunternehmen für die Bürotätigkeit durch einen Dienstleistungsvertrag beauftragt.
Festlegung der Aufgaben und Tätigkeiten des EVTZ-Büros (Teil I):
Verwaltung des EVTZ
Unterstützen Sie den Direktor bei der Erfüllung der oben genannten Aufgaben
Beantwortung von Fragen, Anfragen etc. der Mitglieder
Erstellung von jährlichen Tätigkeitsberichten
Kontakt zu EVTZ-Mitgliedern halten
Halten Sie engen Kontakt zu den Leitern der 6 thematischen Fokusgruppen
Aufgaben im Zusammenhang mit Meetings
Technische Treffen von EVTZ-Gruppen (Versammlung, Beirat, Expertenarbeitsgruppen, thematische Fokusgruppen, Ad-hoc-Gruppen) organisieren, z. B. Koordination von Sitzungsterminen, Organisation von Veranstaltungsorten für physische Sitzungen, Bereitstellung digitaler Sitzungen
Inhaltliche Vorbereitung von Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, Protokollen etc. der oben genannten Gruppen
Unterstützung von Leitern thematischer Fokusgruppen
Projektbezogene Aufgaben
Screening relevanter Programme und Ausschreibungen
Projektvorbereitung (Partnersuche, Budgetkalkulation, Projektbeschreibung, Arbeitspaketdefinition, Bewerbung)
Kommunikation
Aktualisierung und Weiterentwicklung der Kommunikationsstrategie
Fortsetzung der Rhein-Alpen-Gespräche (Programm organisieren, Referenten, technische Einrichtungen, etc.)
Newsletter: Relevante News sichten, News-Auswahl zusammenstellen, Artikel formulieren, verteilen)
Webmaster für EVTZ-Website (Content Management, Aktualisierung, Kontakt zum Anbieter etc.)
Erstellung von PR-Material z.B. Broschüren, Prospekte, Messestand
Verfolgen relevanter Beiträge in sozialen Medien, insbesondere LinkedIn
Veröffentlichen und teilen Sie EVTZ-bezogene Beiträge in sozialen Medien
Organisation von EVTZ-Veranstaltungen, z.B. Konferenzen, Workshops, Ausstellungen
Vertretung des EVTZ bei relevanten Veranstaltungen inkl. Präsentationen über den EVTZ
Erstellung von Präsentationen und Artikeln über den EVTZ im Allgemeinen und für spezifische Zwecke
Finanzen
(in engem Kontakt mit der Region Rhein-Neckar, die für die Buchhaltung und formale Haushaltsfragen zuständig ist) Unterstützung des Direktors bei:
Jahresbudgets vorbereiten und präsentieren
Erstellung und Präsentation von Jahresberichten
Vorlage des Jahreshaushalts und des Jahresberichts bei der Finanzkontrollbehörde
Abrechnung und Kontrolle der Jahresgebühren
Ausgabenkontrolle
Behandeln Sie Rechnungen und Bestellungen.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist auch eine bedarfsgerechte Option (Teil II)
(EU)-Projekte, die im Rahmen der Bürotätigkeit entwickelt und erfolgreich beantragt wurden, werden nach deren Genehmigung automatisch für die Projekt- und Finanzmanagementaufgaben an den Auftragnehmer vergeben.
Zu diesem Zweck sollten die Bieter im Rahmen der Ausschreibung auch ein Angebot für definierte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt- und Finanzmanagement abgeben.

Beschreibung der Beschaffung

Das INTERREG-Projekt "CODE24 - Entwicklung des Korridors Rotterdam - Genua" (10/2008 - 03/2015) zielte auf einen gemeinsamen, integrierten Ansatz für die zukünftige Entwicklung dieser mitteleuropäischen Achse ab und zielte darauf ab, wirtschaftliche Entwicklung, Raum- und Verkehrs- und Umweltplanung zu verbinden. Der Europäische Verbund für territoriale Zusammenarbeit "Interregionale Allianz für den Rhein-Alpen-Korridor EVTZ" soll die strategische Initiative des INTERREG-Projekts CODE24 fortsetzen, um eine langfristige Partnerschaft und Zusammenarbeit über die begrenzte Laufzeit des INTERREG-Projekts hinaus zu gewährleisten. Um diese Ziele zu verfolgen, die grenzüberschreitende Zusammenarbeit zwischen den Partnern entlang der Achse zu erleichtern und die komplexen Herausforderungen dieser Korridorentwicklung zu bewältigen, wurde beschlossen, den EVTZ einzurichten und die folgende Vereinbarung zu treffen. 1 - NAME "Interregionale Allianz für den EVTZ Rhein-Alpen-Korridor". 2 - BÜRO Das Büro und der Sitz des EVTZ befinden sich in Mannheim, Baden-Württemberg, Deutschland, in den Räumlichkeiten des Verbandes Region Rhein-Neckar, M 1, 4-5, 68161 Mannheim. 3 - TÄTIGKEITSBEREICH DES EVTZ Das Gebiet, in dem der EVTZ seine Tätigkeit ausübt, ist der multimodale Rhein-Alpen-Korridor, wie in der Karte im Anhang dargestellt. 4 - ZIELE UND AUFGABEN 4.1 Hauptziel des EVTZ ist es, die territoriale Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern sowie die gemeinsame Stärkung und Koordinierung der integrierten Raumentwicklung entlang des multimodalen Rhein-Alpen-Korridors aus regionaler und lokaler Perspektive zu erleichtern und zu fördern. 4.2 Ziele und Aufgaben Die Ziele und Aufgaben des EVTZ sind a) die Vereinheitlichung und Bündelung der gemeinsamen Interessen seiner Mitglieder gegenüber nationalen, europäischen und Infrastrukturinstitutionen - Organisation und Durchführung gemeinsamer Lobbyarbeit für die Entwicklung des Rhein-Alpen-Korridors - Vertretung der EVTZ-Mitglieder im EU-Rhein-Alpen-Korridorforum b) die Weiterverarbeitung der gemeinsamen Entwicklungsstrategie für den multimodalen Rhein-Alpen-Korridor - Koordination regionaler Entwicklung im Rhein-Alpen-Korridor unter Berücksichtigung lokaler und regionaler Perspektiven - unter Berücksichtigung von Verkehrsinfrastrukturprojekten und Landnutzungskonflikten entlang des Rhein-Alpen-Korridors c) Verwendung von Mitteln für korridorbezogene Aktivitäten und Projekte - Information der EVTZ-Mitglieder über Finanzierungsmöglichkeiten für korridorbezogene Projekte - Beantragung neuer, EU-finanzierter Projekte und gemeinsame Verwaltung der EU -Bitte ersetzen Sie die Mittel ersatzlos streichen: d) die Bereitstellung einer zentralen Plattform für den gegenseitigen Austausch von Informationen, Erfahrungen und Begegnungen. - Organisation von Treffen der Mitglieder - Sicherstellung der Informationsübermittlung - Weiterbetrieb des im Rahmen des CODE24-Projekts entwickelten Korridorinformationssystems - Pflege der website www.code-24.eu im Rahmen des CODE24-Projekts entwickelten Website d) Verbesserung der Sichtbarkeit und öffentlichen Wahrnehmung des Korridors - Organisation von Korridorveranstaltungen (Kongresse, Workshops, usw.) - Erstellung und Verteilung von Publikationen (Newsletter, Prospekte, Broschüren) - Content Management für die Website: www.egtc-rhine-alpine-eu.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Vergabe der Dienste für das Büro des EVTZ.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag hat zunächst eine Laufzeit von zwei Jahren: 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2023. Eine Verlängerung um weitere zwei Jahre erfolgt, wenn der EVTZ und der Auftragnehmer den Vertrag nicht bis zum 30. Juni 2023 kündigen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot muss Folgendes eingereicht werden:
- Selbsterklärung, ob / wie wirtschaftliche Verbindungen zu anderen Unternehmen bestehen;
- Selbsterklärung über die Eintragung des Antragstellers in das Berufs- oder Handelsregister;
- Selbsterklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen;
- Selbsterklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den gesetzlichen Bestimmungen des Mitgliedstaats des Kunden ordnungsgemäß erfüllt wurde;

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot muss Folgendes eingereicht werden:
- Selbstdeklaration des Gesamtumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
- Selbstdeklaration des Umsatzes für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens 200K EUR/a
- Selbsterklärung über die Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren
- Selbsterklärung über die Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für vergleichbare Dienstleistungen mindestens 4
- Selbsterklärung zur Unternehmensgröße - Selbsterklärung über die berufliche Eignung des für die Erbringung von Dienstleistungen bestimmten Personals

Bieter
1 Konsortien
Das Konsortium ist ein Zusammenschluss mehrerer unabhängiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Konsortium auszuführen. Gebotskonsortien müssen bei der Abgabe des Angebots alle Mitglieder der Bietergemeinschaft benennen und Art und Umfang des jeweiligen Leistungsteils des einzelnen Mitglieds angeben. Sie müssen ein Mitglied bevollmächtigen, als Vertreter für die Abgabe von Erklärungen im Vergabeverfahren sowie für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages aufzutreten und sich verpflichten, gesamtschuldnerisch für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zu haften. Mit dem Angebot ist für jedes Mitglied eine Selbsterklärung über das Fehlen von Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB abzugeben. Als Eignungsnachweis ist mit dem Angebot für jedes Mitglied entsprechend seinem Leistungsumfang der erforderliche Eignungsnachweis vorzulegen. Die Bildung oder der Wechsel von Bieterkonsortien ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Auftragserfüllung unzulässig und dies führt zum Ausschluss des betreffenden Angebots.
2 Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungskredit, Unterauftragsvergabe)
Beabsichtigt der Bieter, Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unteraufträge, § 36 VgV) oder - andere Unternehmen zur Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit einsetzen zu lassen (Eignungsdarlehen, 47 VgV), hat der Antragsteller/Bieter den Auftraggeber über seine Absicht zu informieren und die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten in seinem Angebot zu benennen. Der Bieter hat dem Auftraggeber nachzuweisen, dass ihm die notwendigen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen. Er hat den Auftraggeber auch darauf hinzuweisen, dass für kein anderes Unternehmen ein vergaberechtlicher Ausschlussgrund (§§ 123, 124 GWB) besteht. Zu diesem Zweck muss jedes dieser anderen Unternehmen eine Selbsterklärung abgeben, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Der Bieter hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter und die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen der anderen Unternehmen abzugeben. Zum Zeitpunkt der Einreichung der Erklärungen und Nachweise ist zwischen Eignungsdarlehen und Unterauftragsvergabe zu unterscheiden (siehe unten 3.2.1 und 3.2.2).
2.1 Eignungsdarlehen
Bei einem geeigneten Kredit sind bei der Abgabe des Angebots die anderen Unternehmen zu nennen und Art und Umfang der von ihnen genutzten Kapazitäten anzugeben. Jedes der genannten Unternehmen hat sich zudem zu verpflichten, dem Bieter im Falle eines Zuschlags die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Die Eignungserklärung Darlehen / Unterauftragsvergabe muss für die Mitteilung der Informationen und die Verpflichtung eingereicht werden. Mit dem Angebot ist auch die Selbsterklärung des Nichtbestehens von Ausschlussgründen §§ 123, 124 GWB für jedes der genannten Unternehmen abzugeben. Als Eignungsnachweis hat der Bieter auch für jedes andere Unternehmen, für das die Kapazitäten genutzt werden, den erforderlichen Eignungsnachweis für die Eignungskriterien vorzulegen. Der Umtausch oder Wechsel eines oder mehrerer genannter anderer Unternehmen ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Auftragserfüllung unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebots. Wird die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit genutzt, haften der Bieter und die anderen gemeinsam für die Ausführung des Auftrages entsprechend dem Umfang des jeweiligen Eignungsdarlehens. Eine entsprechende Haftungserklärung ist dem Auftraggeber auf gesondertes Verlangen vorzulegen. Je nach Einzelfall kann eine sogenannte harte Patronatserklärung, Garantie oder absolute Bürgschaft als Haftungserklärung betrachtet werden. Beabsichtigt der Bieter, einen Teil des Vertrages an einen Dritten zu vergeben und gleichzeitig hinsichtlich seiner Leistung auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens zu verweisen, gelten ebenfalls die vorstehenden Regelungen.
2.2 Unteraufträge
Bei Unteraufträgen an andere Unternehmen sind Art und Umfang des zu übertragenden Teils der Leistung bei der Abgabe des Angebots anzugeben und, sofern dies zu diesem Zeitpunkt, spätestens jedoch vor Auftragsvergabe, zumutbar ist, die anderen Unternehmen zu nennen. Für die Meldung der Informationen ist eine Erklärung über die Vergabe von Unteraufträgen vorzulegen. Des Weiteren hat der Bieter nachzuweisen, dass er zum Zeitpunkt der Vertragserfüllung über die erforderlichen Kapazitäten und Ressourcen der vorgesehenen Subunternehmer verfügt. Spätestens vor der Auftragsvergabe ist auch für jedes andere Unternehmen die Selbsterklärung des Nichtbestehens von Ausschlussgründen der §§ 123, 124 GWB abzugeben. Vor der Auftragserteilung prüft der Auftraggeber, ob Gründe für den Ausschluss des Subunternehmers vorliegen. Liegen zwingende Ausschlussgründe vor, hat der Auftraggeber die Ersatzlieferung des Subunternehmers zu verlangen. Wenn optionale Ausschlussgründe vorliegen, kann Ersatz beantragt werden.
II
Anforderung zusätzlicher Dokumente
Bei fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen Unterlagen sowie fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen entscheidet der Auftraggeber nach seiner Wahl gemäß § 56 Abs. 2 VgV über eine nachvollzogene Inanspruchstellung. Er ist auch berechtigt, individuelle preisbezogene und/oder unterstellte Informationen anzufordern, soweit dies zum Zwecke einer realistischen Bewertung der Angebote nach dem Vergaberecht erforderlich ist. Bitte beachten Sie, dass fehlende, unvollständige oder falsche Unterlagen zum Ausschluss Ihres Angebots führen können.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YU6REH8

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.