Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut

Beschreibung der Beschaffung

Digitalisierung von Schriftgut (lose Akten oder Unterlagen, deren Bindung gelöst/aufgeschnitten werden kann) aus dem 19. und 20. Jahrhundert, einschließlich Nebenleistungen wie Vorbereitung, Transport, Texterkennung usw.
Rahmenvereinbarung über 2 Jahre, zweimalig um 1 Jahr verlängerbar.
Festmenge: 870.000 Digitalisate pro Jahr
Mögliche zusätzliche Abnahmemenge: 1.500.000 Digitalisate pro Jahr
Für die maximale Vertragslaufzeit gilt eine geschätzte Gesamtmenge von 9.480.000. Die Höchstmenge entspricht der geschätzten Gesamtmenge, so dass aus der Rahmenvereinbarung bis zu 9.480.000 Digitalisate abgerufen werden können.
Eine Verpflichtung der Auftraggeberin, die Rahmenvereinbarung in vollem Umfang auszuschöpfen bzw. die Verlängerungsmöglichkeit tatsächlich in Anspruch zu nehmen, besteht nicht.

Beschreibung der Beschaffung

Digitalisierung von Schriftgut (gebundene Akten / Unterlagen) aus dem 19. und 20. Jahrhundert, einschließlich Nebenleistungen wie Vorbereitung, Transport, Texterkennung usw.
Rahmenvereinbarung über 2 Jahre, zweimalig um 1 Jahr verlängerbar.
Festlmenge: 85.000 Digitalisate pro Jahr
Mögliche zusätzliche Abnahmemenge: 100.000 Digitalisate pro Jahr
Für die maximale Vertragslaufzeit gilt eine geschätzte Gesamtmenge von 740.000. Die Höchstmenge entspricht der geschätzten Gesamtmenge, so dass aus der Rahmenvereinbarung bis zu 740.000 Digitalisate abgerufen werden können.
Eine Verpflichtung der Auftraggeberin, die Rahmenvereinbarung in vollem Umfang auszuschöpfen bzw. die Verlängerungsmöglichkeit tatsächlich in Anspruch zu nehmen, besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "06_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei gleichwertige Referenzen je angebotenen Los in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 20. Jahrhundert aus Archiven, Bibliotheken oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv.
• Für Los 2 müssen mindestens zwei der genannten Referenzen die Digitalisierung von gebundenen Archivalien unter Verwendung geeigneter Vorlagen-Aufnahmetechnik, z.B. einer Buchwippe, beinhalten.
• Der von den beiden Referenzprojekten zusammengefasste Leistungsumfang muss den folgenden Leistungsumfang innerhalb des Zeitraums von 1 Jahr betragen:
- für Los 1: 1.300.000 Digitalisate
- für Los 2: 85.000 Digitalisate
Eine Aufteilung der je Los genannten Mindestmenge auf mehr als 2 Referenzprojekte ist nicht zulässig.
• Die Digitalisierung muss mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Abs. 3.2.2 und 3.2.3, dargestellten Anforderungen entsprechen.
• Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Für die Referenzen ist zwingend die Vorlage "06_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
Es sind je Los nur 2 Referenzen gefordert. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bsp. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Weitere Teilnahmebedingungen unter VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Ressourcen und technische Ausrüstung
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden:
• Fachpersonal:
Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar.
Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind. • Scanner:
Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.
Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft:
Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook
• Lagerung:
Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung. (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung (Abs. 4.2) zu entnehmen).
• Transport:
Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Abs. 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden.
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
(!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.
Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Die Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.

Fortsetzung zu Abs. III.1.4):
Ort der Auftragsausführung
Aufgrund der geltenden Gesetzeslage muss das hier zu digitalisierende Archivgut zwingend innerhalb des Staatsgebietes der Bundesrepublik Deutschland verbleiben, d. h. eine vorübergehende Ausfuhr der Archivalien selbst oder bereits erstellter Digitalisate ins Ausland zum Zwecke der Bearbeitung ist ausgeschlossen. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot eine Eigenerklärung bei, aus der hervor geht, dass Sie diesen Anforderungen bei der Leistungserbringung nachkommen.
Eigenerklärung Geheimhaltung nach BDSG und StUG
Im Fall von Einzelaufträgen/-abrufen des BArch müssen alle an der Digitalisierung beteiligten Mitarbeiter eine Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Stasi-Unterlagen-Gesetz (StUG) unterzeichnen. Diese enthält einen Auszug aus dem Stasi-Unterlagen-Gesetz und dem für die Unterlagen ebenso relevanten Bundesdatenschutzgesetz.
Die Auftragnehmerin muss mit den Gesetzesvorschriften und insbesondere den möglichen Konsequenzen bei Verstößen vertraut sein und gewährleistet ihre Einhaltung während der Leistungserfüllung.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung zur Geheimhaltung nach BDSG und StUG bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.
Eigenerklärung Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen ihrer Tätigkeit verwenden.
Bei der späteren Auftragsausführung ist der Bedarfsträger für diese Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.
Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung
Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherung muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3.000.000,00 € für Personenschäden, mindestens 3.000.000,00 € für Sachschäden und mindestens 3.000.000,00 € für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben
• welche Risiken abgesichert sind;
• welche Deckungssummen vereinbart sind;
Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen.
Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und / oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird.
Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen.
> Eigenerklärung des Bieters mit Angebot, Nachweis vor Zuschlagserteilung.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z.B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.