Rolloutunterstützung zur Einführung der E-Akte mit dem Produkt VIS der PDV GmbH in der gesamten Thüringer Landesverwaltung; Los 8 Rolloutunterstützung für das Ressort Thüringer Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie

Titel

Rolloutunterstützung zur Einführung der E-Akte mit dem Produkt VIS der PDV GmbH in der gesamten Thüringer Landesverwaltung; Los 8 Rolloutunterstützung für das Ressort Thüringer Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie.
TFM-V-21-008_Los 8

Kurze Beschreibung

Rolloutunterstützung bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) mit dem Produkt VIS der PDV GmbH für die gesamte Thüringer Landesverwaltung. Die Gesamtleistung ist auf 10 Lose aufgeteilt. Die Leistungen sind jeweils in einem Zeitraum von 6 Jahren zu erbringen.
Die einzelnen Lose bilden grundsätzlich die Ressorts der Landesverwaltung ab. Sie setzen sich jeweils aus der obersten Landesbehörde und den zugehörigen nachgeordneten Bereichen zusammen.
Folgende Skills sind für Unterstützungsleistungen beim Rollout der E-Akte pro Los anzubieten:Projektmanager, Fachexperte E-Akte, Fachexperte IT-Sicherheit und Fachexperte Datenschutz.
Das einzusetzende Personal muss über Erfahrung mit dem Produkt VIS der PDV GmbH verfügen.

Beschreibung der Beschaffung

Rolloutunterstützung bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) mit dem Produkt VIS der PDV GmbH für die gesamte Thüringer Landesverwaltung. Die Gesamtleistung ist auf 10 Lose aufgeteilt. Die Leistungen sind jeweils in einem Zeitraum von 6 Jahren zu erbringen.
Die einzelnen Lose bilden grundsätzlich die Ressorts der Landesverwaltung ab. Sie setzen sich jeweils aus der obersten Landesbehörde und den zugehörigen nachgeordneten Bereichen zusammen.
Folgende Skills sind für Unterstützungsleistungen beim Rollout der E-Akte pro Los anzubieten:Projektmanager, Fachexperte E-Akte, Fachexperte IT-Sicherheit und Fachexperte Datenschutz.
Das einzusetzende Personal muss über Erfahrung mit dem Produkt VIS der PDV GmbH verfügen.

Zusätzliche Informationen

1. Die Einreichung des Angebotes hat unter Verwendung des Formulars Angebotsschreiben zu erfolgen, andernfalls wird das Angebot ausgeschlossen.
2. Die Bieter können Angebote für alle, mehrere oder nur ein einzelnes Los abgeben.
3. Pro Los ist dabei jeweils ein separates Angebot einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Dem Angebot ist als Anlage der Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staats, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, soweit das Unternehmen dort eingetragen ist, oder ein vergleichbarer Nachweis der erlaubten Berufsausübung beizufügen. Der Bieter hat zu bestätigen, dass der dem Angebot beigefügte Auszug aus dem Handelsregister, dem Berufsregister oder der vergleichbare Nachweis jeweils den aktuellen (Eintragungs-) Stand wiedergibt.
2. Dem Angebot ist als Anlage ein kurzes Unternehmensprofil (grds. nicht länger als 2 DIN A4 Seiten)beizufügen, in dem die wesentlichen Tätigkeitsbereiche und die Organisation des Unternehmens kurz dargelegt werden.
3. Im Angebot ist zu erklären, ob bei dem Unternehmen Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften beim Unternehmen vorliegen, sind in einer Anlage nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs.5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.
4. Im Angebot ist zu erklären, ob bei dem Unternehmen Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen;Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften beim Unternehmen vorliegen, sind in einer Anlage nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.
5. Das Unternehmen hat zu erklären, dass es alle gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erfüllt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Das Unternehmen hat seinen Jahresgesamtumsatz in der EU (netto) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben;
2. Das Unternehmen hat seinen Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausschreibungsgegenständlichen Auftrages in der EU (netto) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben;
3. Das Unternehmen erklärt, dass es über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung verfügt und reicht zum Nachweis als Anlage eine aktuelle Versicherungsbestätigung (Kopie) mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Anzugeben ist die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;
b) Das Unternehmen benennt erbrachte Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Referenzen) und macht die nachfolgenden Angaben.
— Bezeichnung des Projekts, das Gegenstand der Referenzleistung ist,
— Ausführungszeitraum (von ... bis),
— Inhalt der im Rahmen der Referenz erbrachten Leistungen,
— Auftraggeber der Referenz mit Name und Adresse,
— Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber der Referenz mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Es sind dabei folgende Mindestanforderungen zu beachten:
— 2 Referenzen für die Einführung einer E-Akte-Lösung mit dem Produkt VIS der PDV GmbH in Bundes- oder Landesbehörden mit jeweils mindestens 200 Anwendern, innerhalb der letzten 5 Jahre, bei denen die Leistungserbringung inzwischen jeweils in wesentlichen Teilen abgeschlossen wurde,
— 1 Referenz für die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes inkl. Datenschutzfolgeabschätzung für eine E-Akte Lösung mit dem Produkt VIS der PDV GmbH im öffentlichen Sektor, innerhalb der letzten 5 Jahre, bei denen die Leistungserbringung inzwischen jeweils in wesentlichen Teilen abgeschlossen wurde,
— 1 Referenz für die Erstellung eines IT-Sicherheitskonzeptes für eine E-Akte Lösung mit dem Produkt VIS der PDV GmbH im öffentlichen Sektor auf dem Standard BSI 200, innerhalb der letzten 5 Jahre, bei denen die Leistungserbringung inzwischen jeweils in wesentlichen Teilen abgeschlossen wurde.
Ein Referenzprojekt kann dabei zugleich auch mehrere der vorgenannten Forderungen erfüllen.
c) Nachweis der Qualifikation von Mitarbeitern
Das Unternehmen gibt an, über welche Anzahlen entsprechend qualifizierter Mitarbeiter es verfügt:
— PRINCE2 zertifizierter Projektmanager mit Erfahrungen in Einführungsprojekten einer E-Akte auf Basis des Produktes VIS der PDV GmbH in Bundes- und/oder Landesbehörden,
— Fachexperte E-Akte mit Erfahrungen mit dem Produkt VIS der PDV GmbH sowie in Einführungsprojekten der elektronischen Akte in Bundes- und/ oder Landesbehörden,
— Fachexperte Datenschutz mit einer Zertifizierung nach DSC Standard oder vergleichbar eines Ausbildungs- und/oder Prüfinstituts wie. z.B. TÜV oder UDIS und mit Erfahrungen in Einführungsprojekten der elektronischen Akte mit dem Produkt VIS der PDV GmbH in Bundes- und/ oder Landesbehörden,
— Fachexperte IT-Sicherheit mit einer Zertifizierung als IT-Sicherheitsbeauftragter auf Basis von IT-Grundschutz mit regelmäßiger Aktualisierung und einem Qualifikationsnachweis zum neuen Grundschutzkompendium und dem Standard 200-X und mit Erfahrungen in Einführungsprojekten der elektronischen Akte mit dem Produkt VIS der PDV GmbH in Bundes- und/ oder Landesbehörden.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Gemäß § 21 Abs. 6VgV darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung höchstens 4 Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor. Ein solcher Sonderfall ist vorliegend gegeben. Die Rahmenvereinbarung dient der bedarfsgerechten Beschaffung von Dienstleistungen, die nur die im Rahmen des Projektes „Einführung der E-Akte“ zu realisierenden Aufgaben betreffen. Das Projekt hat ein definiertes Ende, die Einführung der E-Akte in der Thüringer Landesverwaltung. Mit diesem Ende endet auch der Bedarf an entsprechenden Dienstleistungen. Es handelt sich bei den zu beschaffenden Dienstleistungen nicht um dauerhaft wiederkehrenden Bedarf, sondern um Bedarfe für einen klar abgegrenzten und zudem überschaubaren Zeitraum. Mit diesem Ende endet auch der Bedarf an entsprechenden Dienstleistungen. Die Umsetzung des Projektes ist von besonderer Komplexität. So beinhaltet das Projekt diverse Aufgaben wie Organisation und Durchführung des jeweiligen Projektcontrollings, Analyse und Beschreibung der aktuellen Situation (Ist-Analyse), Erarbeitung von passenden Einführungsstrategien oder Erstellung von Verfahrensanweisungen. Eine stabile, detaillierte und verbindliche zeitliche Definition des gesamten Projektes und aller durchzuführenden Teilprojekte ist daher nicht möglich. Auf Basis der Rahmenplanung wird derzeit davon ausgegangen, dass die Umsetzung des wesentlichen Teils der Aufgaben bis zum Jahr 2024 abgeschlossen ist aber die Realisierung des gesamten Maßnahmenpaketes einen Umsetzungszeitraum von 6 Jahren erfordert. Die Laufzeit von 6 Jahren ist erforderlich und angemessen.

1. Eignungsleihe: Ein Bieter kann sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritter/Nachunternehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen.
In diesem Fall hat der Bieter diese Dritten/Nachunternehmer unter Angabe der von diesen auszuführenden Leistungsteile im Angebot zu benennen u. die unter Ziff. III.1) der Bekanntmachung genannten Angaben, Erklärungen u. Nachweise für diese Dritten/ Nachunternehmer vorzulegen. Es ist das Formblatt Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ zu verwenden. Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten/Nachunternehmer eine Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Dritte/ Nachunternehmer im Falle der Auftragsvergabe an den Bieter diesem mit seinen Fähigkeiten (Mittel/Kapazitäten) für die benannten Leistungsteile zur Verfügung steht (Formblatt Verpflichtungserklärung).
Eine Änderung von im Vergabeverfahren benannten Dritten/Nachunternehmer nach Ablauf der Angebotsfrist ist grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen von diesem Grundsatz können nur aus wichtigem Grund vom AG zugelassen werden. Etwaige Änderungen hat der Bieter dem AG unverzüglich mitzuteilen und zu begründen. Dabei muss der Bieter nachweisen, dass durch die Änderung die Eignung des Bieters nicht nachteilig verändert werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter sich nur auf die berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens berufen kann, wenn dieses im Fall der Auftragserteilung die Leistung erbringt, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Nimmt ein Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, ist für die Auftragsausführung eine entsprechende gesamtschuldnerische Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens sicherzustellen.
2. Nachunternehmer: Der Bieter hat in seinem Angebot die Auftragsteile zu bezeichnen, die er durch Nachunternehmer erbringen lassen will und welche Nachunternehmer dafür vorgesehen sind. Hierfür ist das Formblatt. „Einsatz Dritter/Nachunternehmer“ zu verwenden. Dies gilt ausdrücklich auch für den Zugriff auf Gesellschaften im Konzernverbund, sofern diese rechtlich selbstständig sind. Für diese Nachunternehmer sind jeweils die ausgefüllten und unterschriebenen Formblätter „Erklärungen und Nachweise zur Eignung“ und „Verpflichtungserklärung“ sowie die Formblätter „Verpflichtung des Nachunternehmer zu Tariftreue, Mindestentgelt u. Entgeltgleichheit“, „Verpflichtung des Nachunternehmen zur Beachtung der ILO Kernarbeitsnormen“ und „Nachunternehmererklärung vertrauliche Informationen“ mit dem Angebot einzureichen.
Dies gilt nur für Nachunternehmer, wenn diese:
— entweder 15 % oder mehr der voraussichtlich wertmäßig (in Euro netto) zu erbringenden Leistungen erbringen wird,
— und/oder der Dritte/Nachunternehmer durch die von ihm zu erbringende Leistung unmittelbar in Kontakt (in Form einer Leistungsschnittstelle) zum AG gerät.
3. Bietergemeinschaft: im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Mitglieder und das geschäftsführende Mitglied zu benennen. Es ist eine Eigenerklärung der Mitglieder der Bietergemeinschaft vorzulegen, dass ihnen bekannt ist, dass §1GWB wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verhaltensweisen und Beschlüsse verbietet, und ein Angebot einer unter Verstoß gegen diese Vorschrift gebildeten Bietergemeinschaft zwingend vom Verfahren ausgeschlossen wird. Zudem ist anzugeben, welche Gründe für die zulässige Bildung einer Bietergemeinschaft maßgeblich waren.
Weiter ist zu erklären, dass:
— das geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaft gegenüber dem AG rechtsverbindlich vertritt; dies schließt Erklärungen im Vergabeverfahren ein,
— das geschäftsführende Mitglied auf Wunsch des Auftraggebers die Koordination der Leistungserbringung zwischen den Mitgliedern der Bietergemeinschaft ohne gesonderte Vergütung übernimmt, sodass das geschäftsführende Mitglied gegenüber dem Auftraggeber dann als alleiniger fachlicher Ansprechpartner der Bietergemeinschaft fungiert,
— das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung Zahlungen anzunehmen und,
— alle Mitglieder im Auftragsfalle als Gesamtschuldner haften.
Zudem sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß III.1) vorzulegen.
4. Zur ordnungsgemäßen Durchführung des Auftrages ist es erforderlich, dass eine Bietergemeinschaft nach Zuschlagserteilung eine Rechtsform annimmt, die eine gesamtschuldnerische Haftung begründet, § 43 Abs. 3 VgV.
5. Die Beantwortung von Bieterfragen sowie die Bereitstellung geänderter Vergabeunterlagen erfolgt ausschließlich über die E-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§135 Abs. 1 u. 2 GWB:
1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
a) Gegen § 134 verstoßen hat oder
b) Den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union Bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
§ 160 Abs. 1-3 GWB:
1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.