Travel 2021

Kurze Beschreibung

Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer („AN“) zu finden, der den Auftraggeber in Form eines Dienstleistungs-Outsourcing im Bereich Travel generell, insbesondere bei den Reisekostenabrechnungen, aber auch im Hinblick auf eine weitergehende Digitalisierung sowie bei projekthaften Changes im Bereich Travel unterstützt.

Beschreibung der Beschaffung

Der Leistungsumfang setzt sich vor allem aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
Laufende Dienstleistungen:
— Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen,
— Bearbeitung von Fällen des Reisekostenvorschusses,
— Bearbeitung von Fällen der Kombination Privatreise/Dienstreise,
— Bearbeitung von BahnCard-Amortisations- und Prognoseberechnung,
— Beantwortung von Fragen über eine Hotline.
Projektleistungen – beispielhaft:
— Umstellung der Reisekostenabrechnung auf das System des Auftragnehmers,
— weitere Digitalisierung der Prozesse.
Die Dienstleistungen müssen dabei sowohl elektronisch als auch auf dem Papierweg bzw. in Kombination abgerufen werden können. Das Nachforderungsmanagement im Falle unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen gehört zum Dienstleistungsspektrum. Der inhaltliche Maßstab für die Dienstleistungen ist das Bundesreisekostengesetz; softwareseitig erfolgt die Reise-kostenabrechnung mit SAP-Reisekostenmanagement (SAP FI-TV).
Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist/sind die Buchungen der Reisen; diese werden von MPG-Mitarbeitern online oder in Zusammenarbeit mit einem Reisebüro durchgeführt.
Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarten vertragsgegenständlichen Leistungen ab dem 1.9.2021 als geplantem Leistungsbeginn für die Dauer von mindestens 28 Monaten (Mindestvertragsdauer) zu erbringen. Sollten die Voraussetzungen für den Systemzugriff erst nach dem 1.9.2021 vorliegen, ist der Auftraggeber berechtigt, die Mindestvertragsdauer um den entsprechenden Verzögerungszeitraum zu verlängern (einmalige Verlängerungsoption). Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Mindestvertragsdauer automatisch um jeweils weitere 12 Monate bis hin zur Maximalvertragsdauer, wenn ihn der Auftraggeber nicht mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Ablauf des Vertragsjahres kündigt (jährliche Kündigungsoption). Die Maximalvertragsdauer beträgt 64 Monate, es sei denn, der Auftraggeber übt die einmalige Verlängerungsoption aus. In letzterem Fall beträgt die Maximalvertragsdauer 64 Monate zzgl. den entsprechenden Verlängerungszeitraum. Dieser Vertrag endet jedoch mit Ablauf der sich hieraus ergebenen Maximalvertragsdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A. Allgemein:
1. Alle nachfolgenden Verweise, einschließlich genannter Anlagen, beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (vgl. link unter Ziff. I.3). Die genannten Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
2. Für die Vergabe der Leistung kommen nur Unternehmen in Betracht, die geeignet und insbesondere nicht nach §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
3. Bietergemeinschaften (BG) sind zugelassen. Dazu sind Angaben in Anlage 2 „Bietergemeinschaft“ zu machen, in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt, der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet und erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und mit uneingeschränkter Wirkung berechtigt ist, für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen und alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
4. Ein Bieter, eine BG oder ein Mitglied einer BG kann im Wege der Eignungsleihe im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeiten die Kapazitäten anderer Unternehmen (Drittunternehmen, Nachunternehmer einschließlich ggf. deren Subunternehmen, konzernverbundene Unternehmen, freie Mitarbeiter etc.) in Anspruch nehmen, vgl. Anlage 3 „Teilleistungen anderer Unternehmen“.
5. Eine Unterauftragsvergabe an Dritte ist auch möglich, ohne sich für den Nachweis der Eignung auf einen Dritten zu berufen (sog. „bloßer Nachunternehmereinsatz“). Dies setzt voraus, dass der Bieter sämtliche geforderten Eignungskriterien selbst erfüllen kann.
6. Von Ziffer III.1.1) B.4 / B.5 ausgenommen sind diejenigen Teile der Leistung, für die ein Selbstausführungsgebot (siehe Ziffer III.2.2)C) gilt.
B. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A):
Der Bieter hat eine Erklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB nach Anlage 5 abzugeben.
C. Unternehmensdarstellung (EK-02-A):
Verlangt werden folgende Angaben in einer Unternehmensdarstellung nach Anlage 5:
— Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, Rechtsform, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
— Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens; ggf. die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist,
— Angaben zur Unternehmensgröße, d. h. zum Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.5.2003, S. 36].
D. Berufs- oder Handelsregistereintrag (EK-03-A):
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 zu erklären, dass er in einem Berufs-, Handels-, Partnerschafts- oder sonstigen Register nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen, verfügt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A. Allgemein:
1. Alle Verweise, einschließlich genannter Anlagen, beziehen sich auf die Vergabeunterlagen. Die genannten Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
2. Soweit nicht anders geregelt, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an.
B. Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A):
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
— für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
— für Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR (zweifach maximiert).
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt „Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung“ erklären, dass
— er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt; zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bescheinigung der Versicherung oder Kopie der Versicherungspolice einzureichen, oder
— eine entsprechende Versicherbarkeit des Unternehmens besteht und der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen vor Aufnahme seiner Leistungen abschließen kann; zum Nachweis hat der Bieter in diesem Fall eine entsprechende Bestätigung der Versicherung oder Bescheinigung eines Versicherungsmaklers einzureichen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle eines „bloßen“ Nachunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.
C. Umsatzdarstellung (EK-05-A – EK-07-A):
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) sowie den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens jeweils im Bereich Reisekostenabrechnungen (EK-06-A) und strategische Projekte im Bereich Travel (EK-07-A) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen regulären (d. h. nicht Corona-Pandemie beeinflussten) Geschäftsjahre (2017-2019) abzugeben. Rein informativ sind bitte auch die entsprechenden Zahlen für das Ausnahme-Jahr 2020 anzugeben. Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt „Umsatzdarstellung“ zu tätigen.

Hinsichtlich der Betriebshaftpflichtversicherung muss die Versicherung oder die Versicherbarkeit für folgende Deckungssummen nachgewiesen werden:
— für Personen- und Sachschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
— für Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR (zweifach maximiert).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A. Allgemein:
1. Alle Verweise, einschließlich genannter Anlagen, beziehen sich auf die Vergabeunterlagen. Die genannten Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
2. Soweit nicht anders geregelt, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an.
B. Technische Fachkräfte (EK-08-A):
Um sicherzustellen, dass der Bieter über ausreichend fachkundiges und qualifiziertes Personal verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zu seiner Personalkapazität in Bezug auf
— Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer Basis SAP,
— Beratung und Changeprojekte im Bereich Travel einreichen.
Hinsichtlich der Personalkapazitäten im Unternehmen muss mindestens die folgende Anzahl an Vollzeitäquivalenten (VZÄ) für die hier in Rede stehenden Aufgaben über alle Kunden zur Verfügung stehen (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
— mindestens 10 VZÄ im Bereich Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer Basis SAP (aktuelle Kurzarbeit ist unschädlich),
— mindestens 5 VZÄ im Bereich Beratung und Changeprojekte im Bereich Travel.
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt „Technische Fachkräfte“ vorzunehmen.
C. Unternehmensreferenzen (EK-09-A):
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vorausgesetzt, dass die Bieter über Erfahrungen im Zusammenhang mit den hier ausgeschriebenen Leistungen verfügen. Diese sind durch die Darstellung von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte vergleichbare Leistungen von den Bietern nachzuweisen. Die dargestellten Referenzen müssen die umfassenden Erfahrungen des Bieters in Bezug auf die Ausführung von Leistungen der hier ausgeschriebenen Art belegen, d.h. hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier beschriebenen Vergabegegenstand möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Kapitel 5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
Der Bieter hat hierzu entsprechende Referenzen unter Erfüllung der genannten zeitlichen Rahmenbedingungen anzugeben. Diese müssen jeweils folgende Angaben enthalten:
— Leistungsempfänger inklusive Referenzansprechpartnern und Telefonnummern,
— Angaben zum Auftragszeitraum,
— aussagekräftige Angaben, welche konkreten Leistungen der Bieter erbracht hat,
— Auftragsvolumen (Auftragswert und zeitlicher Umfang).
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden):
— 2 Referenzen über „Vertiefte Erfahrungen in der Anwendung des Bundesreisekostengesetz“:
—— Abrechnung von Dienstreisen nach BRKG,
—— Mindestlaufzeit jeder Referenz 2 Jahre,
—— mind. 1 Referenz darf nicht vor dem 1.1.2020 abgeschlossen worden sein,
—— Die vorgenannten Kennwerte müssen zwischen dem 1.1.2015 und dem 1.5.2021 erbracht worden sein; länger laufende Projekte sind zulässig.
Oder alternativ
— 1 Referenz über „Vertiefte Erfahrungen in der Anwendung des Bundesreisekostengesetz“:
—— Abrechnung von Dienstreisen nach BRKG,
—— Mindestlaufzeit der Referenz 3 Jahre,
—— die Referenz darf nicht vor dem 1.1.2020 abgeschlossen worden sein,
—— Die vorgenannten Kennwerte müssen zwischen dem 1.1.2015 und dem 1.5.2021 erbracht worden sein; länger laufende Projekte sind zulässig.
Der Bieter hat jede Referenz auf jeweils ca. 2 DIN A4-Seiten unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt „Unternehmensreferenzen“ darzustellen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderung an die technischen Fachkräfte (EK-08-A):
Hinsichtlich der Personalkapazitäten im Unternehmen muss mindestens die folgende Anzahl an Vollzeitäquivalenten (VZÄ) für die hier in Rede stehenden Aufgaben über alle Kunden zur Verfügung stehen (Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
— mindestens 10 VZÄ im Bereich Beratung und Abrechnung von Dienstreisen auf technischer Basis SAP (aktuelle Kurzarbeit ist unschädlich),
— mindestens 5 VZÄ im Bereich Beratung und Changeprojekte im Bereich Travel.
Die entsprechenden Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt „Technische Fachkräfte“ vorzunehmen.
Mindestanforderung an die Unternehmensreferenzen (EK-09-A):
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden):
— 2 Referenzen über „Vertiefte Erfahrungen in der Anwendung des Bundesreisekostengesetz“:
—— Abrechnung von Dienstreisen nach BRKG,
—— Mindestlaufzeit jeder Referenz 2 Jahre,
—— mind. 1 Referenz darf nicht vor dem 1.1.2020 abgeschlossen worden sein,
—— Die vorgenannten Kennwerte müssen zwischen dem 1.1.2015 und dem 1.5.2021 erbracht worden sein; länger laufende Projekte sind zulässig.
Oder alternativ
— 1 Referenz über „Vertiefte Erfahrungen in der Anwendung des Bundesreisekostengesetz“:
—— Abrechnung von Dienstreisen nach BRKG,
—— Mindestlaufzeit der Referenz 3 Jahre,
—— die Referenz darf nicht vor dem 1.1.2020 abgeschlossen worden sein,
—— Die vorgenannten Kennwerte müssen zwischen dem 1.1.2015 und dem 1.5.2021 erbracht worden sein; länger laufende Projekte sind zulässig.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Nach § 128 Abs. 2 GWB werden die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen gefordert:
A. Datenschutzrechtliche Bestimmungen (Vertragsanlage 4)
Teil des Vertrages wird der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO („AVV“, Vertragsanlage 4). In Anhang 1 zu dem Vertrag werden die vorzunehmenden technischen und organisatorischen Maßnahmen („TOMs“, Anhang 1) teilweise vom Auftraggeber vorgegeben; in Anhang 2 hat der Bieter etwaige Unterauftragsverarbeiter zu benennen, d. h. Nachunternehmer, die er zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Auftrag des Auftraggebers einsetzt. Der Bieter hat Anhang 1 und Anhang 2 an den vorgesehenen Stellen auszufüllen/zu ergänzen.
B. Fernzugriffsvereinbarung (Vertragsanlage 5)
Der Auftragnehmer wird die Leistung durch Fernzugriff ausschließlich aufgrund der Regelungen zum Fernzugriff gemäß Vertragsanlage Nr. 5 erbringen.
C. Selbstausführungsgebot:
Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf alle Leistungen, die systemseitig auf dem System des Auftraggebers erbracht werden sowie in Bezug auf die primären Ansprechpartner und die Leitung aller strategischen Leistungen/projekthafte Changes, die unter diesem Vertrag zu erbringen sind. Diese Leistungen sind der Kernbereich des Aufgabenfeldes des künftigen Auftragnehmers. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren wird ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1-4 GWB hingewiesen.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die in § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB genannten Zulässigkeitsvoraussetzungen gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.