Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zwischen der Bundesagen-tur für Arbeit (BA) und einem Auftragnehmer zur Administration von Gutscheinen in Befragungsprojekten am Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB), um Befragungsteilnehmerinnen und -teilnehmer für Ihre Teilnahme zu incentivieren.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich im Sommer 2022) und endet nach Ablauf von vier Jahren.
Die Administration von Gutscheinen umfasst folgende Leistungen:
1. Der Auftraggeber muss entsprechend der verschiedenen Inhalte bzw. der Zielgruppe der Befragung aus einem möglichst umfangreichen Portfolio von Gutscheinen auswählen können, welche Gutscheine je Befragung zur Verfügung gestellt werden sollen. Dabei müssen pro Warengruppe immer mindestens zwei konkurrierende Anbieter zur Auswahl stehen.
2. Bereitstellung von Gutscheinen der ausgewählten verschiedener Anbieter. Dabei müssen den Teilnehmenden an den Befragungen nicht nur Gutscheine für den Online-Handel angeboten werden, sondern auch Gutscheine, die im stationären Einzelhandel eingelöst werden können. Darüber hinaus soll gelten:
o Insgesamt sollten möglichst viele Unternehmen zur Auswahl stehen
o Die Reihenfolge der Liste der Unternehmen soll auf den ersten Blick nachvollziehbar und neutral sein, also z.B. alphabetisch. Keinesfalls sollte eine Reihenfolge nach Bekanntheitsgrad, o.ä. erfolgen.
o Unternehmen, die weltanschaulich oder politisch kritisch sind (z.B., weil sie bestimmten Organisationen nahestehen), sind zu vermeiden.
o Es sollten keine Unternehmen genannt werden, mit denen die BA in direkten Vertragsverhältnissen (z.B. auch Rahmenverträgen) steht.
3. Auszahlung der Gutscheine an den oder die Befragte/-n über eine geeignete Plattform.
4. Die Bereitstellung der Gutscheine muss unabhängig von der aktuellen Befragungsplattform/Umfragesoftware ingress möglich sein.
5. Es muss sichergestellt sein, dass jeder Befragte nur persönlich zugewiesene Gut-scheincodes einlösen kann.
Das Vorgehen für die Administration der Gutscheine könnte wie folgt aussehen.
1. Der Auftragnehmer stellt eine Liste mit gültigen Gutscheincodes bereit.
2. Am Ende der Online-Befragung bekommen die Befragten einen Gutscheincode. Die Vergabe des Gutscheincodes erfolgt durch den Auftraggeber mit der vorher bereitgestellten Liste des Auftragnehmers.
3. Die Befragten müssen diesen Code auf der Website des Auftragnehmers angeben, um einen Gutschein zu erhalten.
4. Nachdem der Code eingegeben wurde, kann die Person einen von mehreren Gutscheinen auswählen.
5. Der ausgewählte Gutschein wird an eine von der Person bereitgestellten E-Mailadresse versendet.
Das dargestellte Vorgehen ist eine beispielhafte und minimalistische Beschreibung. Das IAB ist aufgeschlossen gegenüber anderen Varianten zur Auszahlung von Gutscheinen bei Online-Befragungen und begrüßt Vorschläge im Angebot. Jede vorgeschlagene Variante sollte dabei möglichst datensparsam und nutzerfreundlich sein.
Zum Beispiel: anstatt den Gutschein an eine E-Mail zu senden, könnte der Gutschein auch von der Person als PDF heruntergeladen werden. Dadurch müsste das personenbezogene Merkmal E-Mail nicht erhoben werden und der Prozess wäre datenschutzfreundlicher. Am datenschutzfreundlichsten wäre eine Variante, in der der Auftragnehmer keine personenbezogenen Daten von Personen erheben muss, um einen Gutschein zu vergeben (siehe "VI. Datenschutz" für die Rahmenbedingungen zum Datenschutz). Gleichzeitig sollte gewährleistet sein, dass Personen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Zugang zu ihrem Gutschein gewährt werden kann.
Pro Jahr sollen insgesamt ca. 100.000 Euro in Gutscheinen ausgezahlt werden. Um kein Unternehmen zu bevorteilen, sollten die Befragten aus Gutscheinen von mindestens 20 verschiedenen Unternehmen auswählen können. Ein Gutscheinwert von fünf Euro muss als Standard-wert von jedem Anbieter angeboten werden, allerdings müssen auch andere Gutscheinbeträge bis zu 20 Euro möglich sein. Eine verbindliche Aussage über künftige Auftragsmengen kann nicht gemacht werden. Deshalb kann aus dem Rahmenvertrag keine Abrufverpflichtung in bestimmter Höhe für den Auftraggeber abgeleitet werden. Der Auftragnehmer kann im Rahmen seiner Preiskalkulation jedoch grundsätzlich von dem angegebenen Gesamtvolumen i.H.v. 400.000 Euro über die Vertragslaufzeit ausgehen.
Es muss für den Auftragnehmer auch eine Überschreitung des angegebenen Gesamtvolumens realisierbar sein.