Digitales Archiv und Digitale Dokumentenverarbeitung

Klinikum Landkreis Tuttlingen gGmbH

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-03-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-01-31.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Nexus AG

Wer?

• Klinikum Landkreis Tuttlingen gGmbH

Wie?

Wo?

• Freiburg › Tuttlingen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-01-31	Auftragsbekanntmachung
2022-09-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-01-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Darstellungs- und Archivierungssystem
Referenznummer: 20220131_KHZG_Archiv
Kurze Beschreibung: Digitales Archiv und Digitale Dokumentenverarbeitung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Darstellungs- und Archivierungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Darstellungs- und Archivierungssystem 📦
Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Tuttlingen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum Landkreis Tuttlingen gGmbH
Postanschrift: Zeppelinstraße 21
Postleitzahl: 78532
Postort: Tuttlingen
Kontakt
Internetadresse: https://www.klinikum-tut.de/ 🌏
E-Mail: vergaben@promedtheus.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17e91e0d49d-c919aae197c10f8 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17e91e0d49d-c919aae197c10f8 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-31 📅
Einreichungsfrist: 2022-03-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 025-060449
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen

Der Teilnahmeantrag ist in Textform nach § 126b BGB (Upload, ZIP-Datei etc.) im genutzten Vergabeportal (https://vergabeplattform.ai-ilv.de) einzureichen. Auf der Vergabeplattform können die Vergabeunterlagen eingesehen und geöffnet werden. Die Abgabe der Teilnahmeunterlagen erfolgt ausschließlich elektronisch. Die Bearbeitung und Abgabe sind möglich, nachdem sich die Bewerber kostenlos auf der Plattform registriert haben. Bewerberfragen sind ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen und werden auch nur darüber beantwortet. --- Technische Fragen zur Bedienung des AI Bietercockpit und zur elektronischen Teilnahmeantragsabgabe sind entweder über die Nachrichtenfunktion des AI Bietercockpit oder via folgende E-Mail-Adresse einzureichen: info@ai-ilv.de.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 2
Bezeichnung des Loses: Digitales Archiv
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Baustein 1 Los 1:

- Archivsystem / DMS für digitale / digitalisierte Patientenakten als revisionssicheres "(Kurzzeit-)Archiv" (Medizinischer Teil)

- Akten- und Fundortverwaltungssystem

- IHE- (XDS-I /- i.b) Repository

- Migration Alt-Archiv (HABEL, Fa. PROXESS)

- Tiefe Integration zum NEXUS-KIS

- Tiefe Integration zur Akten- und Fundortverwaltung

- Anbindung eines externen Scandienstleisters (Los 2)

- Anbindung von vorhandenen klinischen Subsystemen (insbesondere PACS)

- Zeitstempel- / Signaturdienste

- Projektmanagement

- Schulungen

- Systemserviceleistungen

- Optional: Bidirektionale Anbindung an eine IHE-konforme LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb

Baustein 2 Los 1:

- IHE-Verzeichnisdienste (Registry, PIX / MPI)

- Optional: Cross-Affinity-Domain-Gateway

Baustein 3 Los 1:

- IHE- und MPG-konformer Multi-Format-Viewer für Bild-, Dokument- und diskrete Daten

Systemserviceleistungen

Baustein 4 Los 1:

- Erweiterungsmodul für: Vertragsakten

- Erweiterungsmodul für: Personalakten mit Anbindung Fidelis

- Erweiterungsmodul für: Rechnungseingang mit Archivierung von Bestellungen

- Lieferscheinen und Rechnungen

- ArchiveLink-Schnittstelle

- Bidirektionale Anbindung fidelis.Personal

- Bidirektionale Anbindung SAP FI / MM

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Verlängerungsoption: jeweils um 12 Monate

Kündigungsfrist: 3 Monate vor Vertragsende

Beschreibung der Optionen:

Baustein 1: Bidirektionale Anbindung an eine IHE-konforme LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb

Baustein 2: Cross-Affinity-Domain-Gateway

Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Bezeichnung des Loses: Digitale Dokumentenverarbeitung
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Baustein Los 2:

- Digitale Dokumentenverarbeitung / Scannen (extern) von medizinischer Behandlungsdokumentation (ambulant / stationär)

- Tiefe Integration zur Archivierungslösung (Los 1)

- Belegklassifizierung auf Basis KDL und Umsetzung der Anforderungen der elektronischen Vorgangsübermittlung der Krankenhäuser (eVV)

- Übergabe der Rohdaten der Patientenaktendigitalisierung an das Archiv Los 1 und / oder die externe LZA

- Optional: Externe IHE-konforme LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb u. bidirektionale Anbindung Los 1

Beschreibung der Optionen:

Externe IHE-konforme LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb u. bidirektionale Anbindung Los 1 - Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Klinikum Landkreis Tuttlingen gGmbH

Zeppelinstraße 21

78532 Tuttlingen

Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung über die Verpflichtung zur Eintragung in ein Handels- oder Berufsregister; bei bestehender Verpflichtung unter Angabe der HR-Nummer.

1. Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe nach § 123 Absatz 1 bis 3 GWB, § 42 VgV vorliegen bzw. § 125 GWB Maßnahmen zur Selbstreinigung erfolgt sind.

2. Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Ausschlussgründe nach § 123 Absatz 4 und § 124 Absatz 1 Nr. 2 GWB vorliegen.

3. Eigenerklärung, dass das Unternehmen den gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der vom Finanzamt erhobenen Steuern sowie der Zahlung der Beiträge zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Unfall-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) sowie der Berufsgenossenschaft vollständig und pünktlich nachgekommen ist.

4. Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag nicht mangels Masse abgelehnt worden ist.

5. Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet.

6. Eigenerklärung, dass ich / wir keine schweren Verfehlungen begangen haben, die meine / unsere Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellen.

7. Eigenerklärung, dass ich / wir im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf meine/unsere Eignung abgegeben habe(n).

8. Eigenerklärung, dass für das Unternehmen keine Voraussetzungen für einen Ausschluss nach AEntG, § 21 SchwarzArbG, MiLoG vorliegen.

9. Eigenerklärung, dass das Unternehmen sich verpflichtet, die Obliegenheiten gemäß Verpflichtungsgesetz (VerpflG) gewissenhaft zu erfüllen.

10. Eigenerklärung, dass das Unternehmen die Einhaltung des Bundes- und des Landesdatenschutzgesetzes und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zusichert.

Für die Abgabe der Eigenerklärungen zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ist Formblatt 4 zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie über den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (sofern entsprechende Angaben verfügbar sind).

2. Nachweis zur entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung durch Vorlage der aktuellen Police (in Kopie) bzw. Versicherungsbestätigung mit Angabe der Deckungssummen. Alternativ genügt die Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Eigenerklärung über die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens sowie über die Anzahl der Mitarbeiter in dem Bereich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

Mindeststandards:

2. Nachweis über das Bestehen einer Zertifizierung im Bereich der Qualitätssicherung nach DIN EN ISO 9000 ff., EFQM oder vergleichbar (mindestens für Mitglied 1 einer Bewerbergemeinschaft).

3. Zusicherung, dass die zu liefernde Gesamtlösung die Einhaltung des Bundes-, des Landesdatenschutzgesetzes und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gewährleistet.

Zusätzlich geforderte Mindeststandards für Los 1 (Digitales Archiv):

4. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems mit erfolgreicher Anbindung / Integration des Krankenhausinformationssystems NEXUS KIS für Patientenakten im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem deutschsprachigen Krankenhaus und mit mehr als 500 Betten und eine Einführung innerhalb einer Verbundlösung mit mehr als einem Standort.

5. Nachweis der erfolgreichen Umsetzung einer IHE-XDS.i / i.b -Umgebung mit dem Akteur XDS-Repository in einem (1) deutschen Krankenhaus.

6. Nachweis einer erfolgreich implementierten und im Routinebetrieb befindlichen bidirektionalen Anbindung der angebotenen Archivierungslösung an die angebotene Dokumenten-Scanlösungen in den Ausprägungen:

a) externer Scan-Dienstleister oder interne Scan-Stelle und

b) Scannen am Arbeitsplatz

in mindestens einem deutschsprachigen Krankenhaus mit mehr als 500 Betten.

7. Nachweis eines DICOM Konformität Statements.

8. Nachweis der Verfügbarkeit eines IHE (xds.b und xds-I.b Document Consumer) und MPG-konformen und DICOM-befundfähigem Multi-Format-Viewers für Bild-, Dokument- und diskrete Daten zur einheitlichen Präsentation aller (archivierten) Daten- und Dokumentenbestände für mindestens folgende Objekttypen: DICOM, TIFF, PDF, PDF/A, JPEG, Text, ASCII, RTF, CDA.

9. Nachweis des Einsatzes dieses Viewers mit dem anzubietenden Archivsystem (Los 1) in mindestens einem (1) deutschsprachigen Krankenhaus.

10. Nachweis der erfolgreichen Umsetzung (mindestens die aktive Nutzung eines Piloten) Identifier Cross Referencing / MPI) und die Anbindung an ein IHE- (XDS.i / i-b) Repository in einem (1) deutschsprachigen Krankenhaus.

11. Nachweis der Verfügbarkeit der IHE-Komponente Cross-Affinity-Domain-Gateway anhand einer nicht länger als fünf Jahre zurückliegenden Teilnahme am IHE-Connectathon.

Zusätzlich geforderte Mindeststandards für Los 2 (Digitale Dokumentenverarbeitung):

12. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreich durchgeführte Projekte im aktuellen Routinebetrieb eines davon in einem Verbund

a) mit Integration des angebotenen Akten- und Fundortverwaltungssystems aus Los 1 und

b) der externen Verarbeitung / Digitalisierung von Patientenakten

in einem deutschen Krankenhaus mit mehr als 500 Betten und mindestens 2 Mio. digitalisierter Belege / anno.

13. Nachweis der revisionssicheren (externen) Langzeitarchivierung in einem zertifizierten RZ-Betrieb, inkl. aller Revisionsdienste für mindestens ein (1) deutschsprachiges Krankenhaus.

Details zu den Anforderungen an die einzelnen Nachweise entnehmen Sie bitte den beigefügten Formblättern 6.

Alle geforderten Nachweise zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen.

Die geforderten Referenzprojekte müssen jeweils aus den letzten höchstens 5 Jahren vor dem Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung stammen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Siehe Vergabeunterlagen, insbesondere EVB-IT-Verträge (Entwürfe werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt) und Leistungsbeschreibung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 15:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gGmbH
Kontakt
Kontaktperson: promedtheus AG, Oberlinstraße 26, 41239 Mönchengladbach
Dokumente URL: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-17e91e0d49d-c919aae197c10f8 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Teilnahmeantrag ist in Textform nach § 126b BGB (Upload, ZIP-Datei etc.) im genutzten Vergabeportal (https://vergabeplattform.ai-ilv.de) einzureichen.

Auf der Vergabeplattform können die Vergabeunterlagen eingesehen und geöffnet werden.

Die Abgabe der Teilnahmeunterlagen erfolgt ausschließlich elektronisch.

Die Bearbeitung und Abgabe sind möglich, nachdem sich die Bewerber kostenlos auf der Plattform registriert haben.

Bewerberfragen sind ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen und werden auch nur darüber beantwortet.

Technische Fragen zur Bedienung des AI Bietercockpit und zur elektronischen Teilnahmeantragsabgabe sind entweder über die Nachrichtenfunktion des AI Bietercockpit oder via folgende E-Mail-Adresse einzureichen:

info@ai-ilv.de.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf folgende gesetzliche Regelung wird hingewiesen (§ 160 Absatz 3 GWB):

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur

Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2022/S 025-060449 (2022-01-31)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 187-529228
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 025-060449
ABl. S-Ausgabe: 187

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

- Optional: Bidirektionale Anbindung an eine IHE-konforme LZA in einem zertifizierten RZ-Betrieb

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60,00
Preis (Gewichtung): 40,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-09-23 📅
Name: Nexus ag
Postanschrift: Irmastraße 1
Postort: Donaueschingen
Postleitzahl: 78166
Land: Deutschland 🇩🇪
Schwarzwald-Baar-Kreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2022/S 187-529228 (2022-09-23)

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