Beschreibung der Beschaffung
Im Rahmen des Vertrages erbringt die Auftragnehmerin Empfangsdienstleistungen für die NRW.BANK. Der Empfang dient als erste Anlaufstelle für Besucher, Dienstleister und andere externe sowie interne Gäste und Mitarbeiter.
Die von der Auftragnehmerin eingesetzten Empfangskräfte müssen mit ihren fachlichen und kommunikativen Fähigkeiten sowie mit ihrem persönlichen Auftreten den hohen Erwartungen im Bankenumfeld gerecht werden.
Deshalb schließt die Leistungserbringung ein aktives, zugewandtes, demonstrativ freundliches, interessiertes und kompetentes Auftreten ebenso ein, wie eine angenehme äußere Erscheinung und die Fähigkeit, die Besucher aus eigener Überzeugung heraus zu begeistern.
Die hierfür erforderliche ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein Höchstmaß an Identifizierung mit der Aufgabenstellung, sind bei jedem Teammitglied durch die Auftragnehmerin sicherzustellen.
Die vertragsgegenständlichen Empfangsdienstleistungen umfassen jeweils:
a. die Funktion der ersten Anlaufstelle für Gäste und Dienstleister,
b. die Ausübung der Hausherrenfunktion im Rahmen des Welcome Managements,
c. die Erbringung von Auskunfts- und Informationsservices, insbesondere bei Fragen zur NRW.BANK (im Rahmen des laut Dienstvereinbarung zulässigen Umfangs),
d. die Vermittlung von Dienstleistungen für Besucher und Gäste der NRW.BANK, z. B. Reservierung oder Beschaf-fung von Tickets für Veranstaltungen, Apotheken- oder Blumenservice, Restaurantreservierung, Hotelbuchung etc.,
e. die Unterstützung der NRW.BANK bei Veranstaltungen, z.B. Vorbereiten von Veranstaltungsräumen, Begleitung von Gästen in Konferenz- oder Besprechungsräumen,
f. das Besuchermanagement mit Anmeldung, Kontrolle, Weiterleitung, Abmeldung und Dokumentation, einschließlich der Ausstellung von Besucherausweisen,
g. die Steuerung und Zuteilung der Besucherparkplätze,
h. die Verwaltung, Ausgabe und Dokumentation von Zutrittsausweisen, Schlüsseln etc. für regelmäßig tätige Dienst-leister der NRW.BANK (z.B. Reinigungskräfte),
i. die Bestellung von Taxi- oder anderen Transportdienstleistungen,
j. die Entgegennahme von Störmeldungen aus den vorhandenen Systemen und Einleitung von entsprechenden Maß-nahmen gemäß definierten Notfallplänen,
k. die Überwachung der Aufzeichnung der Videokameras aus dem Außenbereich und die Bedienung der Gegensprech-anlagen, die für die Zutrittsregelung ins Gebäude erforderlich sind,
l. die Annahme von Aufzugsnotrufen und Veranlassung der erforderlichen Maßnahmen,
m. die Auslösung von Alarmen im Notfall und die Benachrichtigung der in Notfällen zu unterrichtenden Personen,
n. Verständigen von Rettungs- und Sicherheitsdienst im Bedarfsfall,
o. Unterstützung der NRW.BANK im Fall einer Gebäuderäumung laut Alarmierungsplan und Dienstanweisung,
p. die Durchführung von Erste-Hilfe-Maßnahmen im Bedarfsfall,
q. die Erst-Aufnahme und Dokumentation von innerbetrieblichen Unfällen und ggf. Einweisung der Helfer und Ret-tungskräfte im unmittelbaren Zugriffsbereich, sowie die anschließende Übergabe an die NRW.BANK,
r. die Meldung technischer und brandschutztechnischer Mängel im Arbeitsbereich an die Auftragnehmerin, sofern sol-che im Rahmen der Leistungserbringung festgestellt werden,
s. die temporäre Übernahme der Telefonzentrale,
t. die Mietwagenübernahme und -rückgabe an den Verleiher, sowie Information und Weiterleitung an den internen Mietwagenbesteller,
u. die Ausführung von Post- und Botendiensten im Rahmen des Postaustauschs,
v. die selbstständige Organisation des Arbeitsplatzes und achten auf Sauberkeit und Ordnung im Umfeld des Arbeits-platzes,
w. die Annahme und Weiterleitung von Fundsachen,
x. die Übernahme anlassbezogener (z.B. pandemiebedingter) Datenerfassungen oder ähnliche Aufgaben, insbesondere:
i. Erfassung von Impf-/Genesenen-/Teststatus interner und externer Mitarbeiter
ii. Erfassung von Besuchernachweisen zum Impf-/Genesenen-/Teststatus
iii. Erfassung der Ausgabe von Selbsttests und Schutzmasken
y. die Teilnahme an regelmäßigen Trainings und Schulungen mit Bezug zu Empfangs-, Service- und Repräsentations-diensten (insbesondere Etikette).