Empfangsdienste für die NRW.BANK in Münster

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist ein Dienstleistungsvertrag über Empfangsdienste für das folgende Objekt der NRW.BANK: Friedrichstraße 1, 48145 Münster.
Der NRW.BANK kommt es wesentlich auf den Einsatz von Empfangskräften mit deutlich überdurchschnittlicher Qualifikation und Erfahrung an. Alle Empfangskräfte bedürfen - auch im Vertretungsfalle - vor ihrem Einsatz der Zustimmung der NRW.BANK und der Einweisung; hierfür muss die Auftragnehmerin während der Vertragslaufzeit jederzeit ein hinreichend großes, eingewiesenes Empfangskräfte-Team vorhalten.
Die termingerechte Benennung und Bereitstellung vertragsgemäßer Empfangskräfte ist wesentliche Vertragsgrundlage.

Beschreibung der Verlängerungen

Beginn der vertraglich vorgesehenen Empfangsdienste ist der am 1. Juli 2022. Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit bis zum 31. Dezember 2025. Er verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn er nicht sechs Monate vor Ablauf von der NRW.BANK schriftlich gekündigt wird, längstens jedoch bis zum 31. Dezember 2027.

Zusätzliche Informationen

1. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, bei der Vertragserfüllung nur solche Empfangskräfteeinzusetzen, die die von ihr im Qualitätskonzept zugesagte sowie die in der Leistungsbeschreibung vorausgesetzte Qualifikation und Erfahrung besitzen. Alle Empfangskräfte bedürfen - auch im Vertretungsfalle - vor ihrem Einsatz der Zustimmung der NRW.BANK nach Maßgabe der Absätze 2 bis 3 und der Einweisung durch die Auftragnehmerin; hierfür muss die Auftragnehmerin während der Vertragslaufzeit jederzeit ein hinreichend großes, eingewiesenes Empfangskräfte-Team vorhalten. Die Auftragnehmerin wird darauf hingewiesen, dass die termingerechte Benennung und Bereitstellung vertragsgemäßer Empfangskräfte wesentliche Vertragsgrundlage ist.
2. Soweit nicht bereits in dem Vergabeverfahren zu diesem Vertrag geschehen, hat die Auftragnehmerin der NRW.BANK unverzüglich nach Zuschlagserteilung - spätestens aber bis zum Ablauf des 1. Juni 2022 - die zur Erfüllung dieses Vertrages vorgesehenen Empfangskräfte namentlich zu benennen und persönlich vorzustellen. Mit der Benennung hat die Auftragnehmerin der NRW.BANK jeweils in Textform Kurzprofile dieser Empfangskräfte zu übergeben und nachzuweisen, dass die Empfangskräfte über die von ihr zugesagte sowie die in der Leistungsbeschreibung vorausgesetzte Qualifikation und Erfahrung verfügen. Damit einhergehend hat die Auftragnehmerin der NRW.BANK für jede Empfangskraft ein polizeiliches Führungszeugnis im Original zur Einsicht vorzulegen, das bei Vorlage nicht älter als sechs Monate sein darf.
3. Die NRW.BANK ist dazu berechtigt, die ihr benannten Empfangskräfte abzulehnen, wenn diese nicht über die von der Auftragnehmerin zugesagte oder die in der Leistungsbeschreibung vorausgesetzte Qualifikation und Erfahrung verfügen. Die Ablehnung hat in Textform zu erfolgen und ist zu begründen. Diesbezügliche Zweifel gehen zu Lasten der Auftragnehmerin, die hinsichtlich der Erfüllung der von ihr zugesagten und der Erfüllung in der Leistungsbeschreibung vorausgesetzten Qualifikation und Erfahrung beweispflichtig ist. Im Falle der Ablehnung hat die Auftragnehmerin der NRW.BANK unverzüglich Empfangskräfte zu benennen, die die von ihr zugesagte und die in der Leistungsbeschreibung vorausgesetzte Qualifikation und Erfahrung erfüllen. Die Benennung muss spätestens bis zum Ablauf des 15. Juni 2022 erfolgen.
4. Die Auftragnehmerin erstellt frühzeitig vor Leistungsbeginn eine Dienstanweisung, die die erforderlichen Prozesse und Arbeitsweisen der vertragsgegenständlichen Empfangsdienste im Einzelnen regelt und stimmt diese mit der NRW.BANK ab. Hierbei muss die Auftragnehmerin die Zielvorstellungen und die bewährte Praxis der NRW.BANK berücksichtigen.
5. Die Dienstanweisung ist der Einweisung und der Anweisung der bei der NRW.BANK eingesetzten Empfangskräfte durch die Auftragnehmerin zugrunde zu legen und den Empfangskräften an den bankseits gestellten Arbeitsplätzen in der jeweils aktuellsten Fassung zur Verfügung zu stellen. Sie ist durch die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der NRW.BANK stets auf einem abgestimmten, aktuellen Stand zu halten.
6. Die Dienstanweisung begründet keine arbeitsrechtlichen Weisungsrechte der NRW.BANK. Die Auftragnehmerin bestimmt aufgrund ihrer Fachkenntnisse die allgemeine Art und Weise der Ausführung der Leistungserbringung auf der Grundlage der Dienstanweisung und im Weiteren nach entsprechender Abstimmung mit der NRW.BANK vielmehr selbst.
7. Der NRW.BANK kommt es wesentlich auf den Einsatz von Empfangskräften mit deutlich überdurchschnittlicher Qualifikation und Erfahrung an. Das eingesetzte Empfangskräfte-Team soll über umfassende Erfahrungen im Service-, Repräsentations- und Dienstleistungsbereich verfügen und sich hierdurch deutlich von Personal abgrenzen, das im Wesentlichen auf die Tätigkeitsfelder Pforten- oder Bewachungsdienst spezialisiert ist. Ideal sind Erfahrungen im Bereich Concierge-Service. Alle Empfangskräfte bedürfen - auch im Vertretungsfalle - vor ihrem Einsatz der Zustimmung der NRW.BANK und der Einweisung; hierfür muss die Auftragnehmerin während der Vertragslaufzeit jederzeit ein hinreichend großes, eingewiesenes Empfangskräfte-Team vorhalten. Idealerweise handelt es sich hierbei um ein festes, eingewiesenes Empfangsteam, dass sich in Krankheits- und Urlaubsfällen wechselseitig vertreten und auch etwaigen Mehrbedarf zuverlässig kompensieren kann.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bieter müssen die erlaubte Berufsausübung nachweisen, sofern ihr Beruf nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie niedergelassen sind, einer Erlaubnispflicht unterliegt.
Der Nachweise kann dem Angebot als Scan der Originalurkunde beigefügt werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Empfangsdienste, nicht aber Pforten- oder Bewachungsdienste) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Die Erklärung muss im Rahmen des Vordrucks 03 erfolgen.

Der Umsatz des Bieters in dem genannten Tätigkeitsbereich des Auftrags (Empfangsdienste, nicht aber Pforten- oder Bewachungsdienste) muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 500.000 EUR betragen haben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nachweis von geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die NRW.BANK behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen. Eine Referenz ist geeignet, wenn sie die nachstehenden Mindestbedingungen erfüllt, die jeweils anhand aussagekräftiger Referenzerläuterung nachgewiesen sein müssen.
Der Nachweis der Referenzen hat auf dem Vordruck 03 zu erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Nachzuweisen sind mindestens drei geeignete Referenzen. Angegebene Referenzen werden nur dann als geeignet anerkannt, wenn sie jeweils folgenden Merkmale aufweisen:
- Auftraggeber mit mindestens 300 Mitarbeitern am Standort der Leistungserbringung
- Leistungsschwerpunkt: Empfangsdienste, nicht aber Pforten- oder Bewachungsdienste
- Mindestens ein abgeschlossenes Leistungsjahr im Referenzzeitraum

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Das gilt auch für Nachunternehmer.

1. Mit jedem Angebot zwingend vorzulegende Unterlagen:
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01: Angebotsvordruck
2 Handelsregisterauszug des Bieters*
3 Nachweis der erlaubten Berufsausübung des Bieters*
4 Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung des Bieters*
5 Vordruck 04: Eigenerklärung des Bieters zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen*
6 Vordruck 04a: Eigenerklärung des Bieters nach § 19 Abs. 3 MiLoG*
7 Vordruck 06: Verantwortlicher Ansprechpartner des Bieters*
8 Vordruck 07: Preisblatt
9 Vordruck 08: Qualitätskonzept
10 Handelsregisterauszug des Bieters*
Nur vorzulegen, soweit für das Angebot relevant:
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
2 Vordruck 05 Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe
3 Vordruck 05a Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer/Eignungsleiher**
4 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen für Nachunternehmer**
5 Vordruck 04a Eigenerklärung § 19 Abs. 3 MiLoG des Nachunternehmers**
6 Nachweis der erlaubten Berufsausübung des Nachunternehmers **
7 Handelsregisterauszug des Nachunternehmers**
* Bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied.
** Bei mehreren Nachunternehmern vorzulegen für jeden Nachunternehmer.
2. Soweit die Bewerbungsbedingungen nicht Abweichungen zulassen, sind ausschließlich die auftraggeberseits vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, und zwar in jeweils aktuellster Fassung. Diese Vordrucke müssen an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden. Sie dürfen bei Bedarf vervielfältigt, aber nicht verändert werden. Jegliche Form der Veränderung kann zum Angebotsausschluss führen.
3. Jeder Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, die Teilnahme- / Angebotsunterlagen ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären.
Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5D9JK

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.