Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (
https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/
evergabe.bieter/eva/#/supplierportal/dataport) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen
sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit
seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen
sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Teilnahmeunterlagen/
Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe
eines Antrages/Angebotes möglich und sichergestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw.
Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekannt gemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Teilnahmeunterlagen/Vergabeunterlagen, so
ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen im Fragen- und Antwortenforum hinzuweisen. Tut er dies trotz
Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als
„Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln
über die „Senden“ Funktion einzureichen. Die Vergabestelle bittet jede Frage eingangs mit einem Betreff zu
versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z. B. Teil B
— Leistungsbeschreibung). Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden
Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle
Bieter“ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Im Rahmen der Anonymisierung behält sich
die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle
Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die
anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die
Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der
Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen
Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob
sie Antworten versendet. Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die
Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie
des Zeitplanes möglich und geboten ist