Beschreibung der Beschaffung
Zu den Aufgaben der KV Nordrhein zählt auch der Versand von Formularen (im Folgenden auch "Vordrucke" genannt), die für die Verwaltungsarbeit der Praxen und anderen berechtigten Einrichtungen (z. B. Krankenkassen oder Gesundheitsämter) erforderlich sind. Diese Leistung des "Formularversands" hat die KV Nordrhein seit 2017 an einen externen Dienstleister ausgelagert. Der Vertrag mit diesem Dienstleister endet zum 30.09.2022, sodass die Leistung mit diesem Vergabeverfahren neu ausgeschrieben wird.
Im sogenannten Formularversand erfolgt die Bestellannahme, die Lagerhaltung, die Kommissionierung, die Verpackung und Frankierung sowie der Versand der Pakete und Briefe an alle Praxen der Mitglieder in KV Nordrhein und berechtigten Einrichtungen. Formulare können klassische Praxisformulare wie der Überweisungsschein sein, jedoch auch Patienteninformationen oder Mutterpässe etc. Die Formulare sind einzelne Blätter; im Durchschriftverfahren oder auch gebundene Einheiten wie der Mutterpass.
Diese Leistungen sollen an einen auf Fulfillment-Leistungen spezialisierten Anbieter vergeben werden.
Ausgeschrieben ist die Versorgung der nordrheinischen Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten sowie der berechtigten Einrichtungen mit Formularen. Dies beinhal-tet sowohl die eigenverantwortliche Bestandsverwaltung (Vorhaltung der Formulare), als auch die Verteilung der entsprechenden Formulare an die Ärzte und Psychotherapeuten sowie berechtigten Einrichtungen.
Derzeit gibt es für die Formularversorgung 33 Vordrucke gemäß der Vereinbarung über Vordrucke (Anlage 2 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte/Ersatzkassenvertrag). Insgesamt können jedoch aktuell 116 Vordrucke beim Formularversand bestellt werden. Die An-zahl der zur bestellenden Vordrucke kann variieren.
Die Produktion dieser Vordrucke wird über die Krankenkassen und andere Einrichtun-gen gesteuert und ist nicht Aufgabe des Auftragnehmers und somit nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.
Es liegt im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers die Vordrucke eigenständig zu beschaffen und die Bestände zu verwalten. Die entsprechenden Informationen für die Beschaffung der Vordrucke werden durch den Auftraggeber bereitgestellt.
Es sind grundsätzlich alle Vordrucke für einen Lieferzeitraum für das nächste Quartal + 1 Monat vorzuhalten. Beispiel: Vordruck A wird Ende des 1 Monats des 2 Quartals für das dritte Quartal +1 Monat bestellt. Angenommene Lieferzeiten zwischen 6 und 8 Wochen (Erfahrungswerte), damit es nicht zu Rückständen in der Belieferung der Praxen kommt und somit keine Teillieferungen erforderlich sind.
Es ist vom Auftragnehmer darauf zu achten, dass grundsätzlich jeweils pro Bestellung nur eine Sendung an die Praxen versendet wird.
Darüber hinaus ist der Auftragnehmer verpflichtet, stets die aktuell gültigen Vordruck-muster bereitzustellen. Restbestände veralteter Formulare, die nicht weiterverwendet werden dürfen, sind vom Auftragnehmer nach vorheriger Genehmigung des Auftraggebers unter Einhaltung des Datenschutzes zu entsorgen. Eine genaue Kenntnis der gültigen Vordruckmuster nach den unterschiedlichen Vereinbarungen im Gesundheitswesen ist daher unabdingbar zur Auftragserfüllung. Die entsprechenden Informationen werden durch den Auftraggeber bereitgestellt.
Darüber hinaus beinhaltet die Formularversorgung weitere Vordrucke. Die Beschaffung dieser Vordrucke erfolgt aus verschiedenen Quellen, z.B. von anderen Verlagen, Dru-ckereien oder dem Auftraggeber. Eine Aufstellung, wo der Auftragnehmer diese Formu-lare abrufen kann, wird dem Auftragnehmer nach Zuschlag zur Verfügung gestellt. Es liegt im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers, die Vordrucke eigenständig zu beschaffen. Die Bezugsquellen können sich ändern.
Ferner obliegt es dem Auftragnehmer, die Vordrucke in der vom Auftraggeber vorgege-benen Versandeinheit zu portionieren, die aktuellen Bestelleinheiten sind auf dem Be-stellschein zu ergänzen und die erforderlichen Bestände zu verwalten. Bei der Zusam-menstellung der Bestellung vom Auftragnehmer ist darauf zu achten, dass es einzelne Vordrucke gibt, die in Verbindung zu einander stehen: Wird das eine bestellt, muss ein weiteres mitgeliefert werden. Die Definition dieser Vordrucke erfolgt ergänzend durch den Auftraggeber.
Der Auftragnehmer nimmt notwendige Änderungen am Bestellschein vor (z.B. wenn neue Formulare aufgenommen werden müssen) und teilt diese zur Umsetzung den zu-ständigen Abteilungen des Auftraggebers mit, die die Inhalte im Mitgliederportal der KVNO und auf der Webseite der KVNO entsprechend ändern, wo der Bestellschein veröffentlicht ist.
Jede Änderung des Bestellscheins bedarf der Genehmigung durch den Auftraggeber.
Die vom Auftragnehmer an die Praxen versendeten Bestellungen enthalten:
Die bestellten Vordrucke
Lieferschein zur aktuellen Bestellung
Aktuelle Version des Bestellscheins für Neubestellungen
Liste online verfügbare Vordrucke
Nordrheinweit sind ca. 19.500 Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten, die mit den genannten Formularen zu versorgen sind. Der Auftraggeber stellt dem Auftrag-nehmer die zur Versendung erforderlichen Daten der zugelassenen Ärzte und Psycho-therapeuten zur Verfügung.
Die für die Versendungen an berechtigte Einrichtungen notwendigen Daten werden ebenfalls zur Verfügung gestellt.
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.