Personalbedarfsermittlung

Kurze Beschreibung

Ziel der Beschaffung ist die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen (PBEen) zur Erhebung einer Datenbasis und sich daran anschließenden erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten. Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten erfolgen gemeinsam mit der Abteilung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement (OE+QM).
Folgende Aufgaben sind insbesondere wahrzunehmen:
• Vorhaben gemeinsam mit der Abteilung OE+QM und dem Untersuchungsbereich planen
• Aufgabenkatalog/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ anlegen
• Aufgabenarten des Untersuchungsbereichs identifizieren und definieren
• Methodenauswahl treffen
• Methodenmix anwenden
• Beschäftigte hinsichtlich der anzuwendenden Methodik schulen, bspw. auch zur Anwendung einer Stoppuhr im Rahmen der Selbstaufschreibung. Bei der BGW wird die Stoppuhr der Firma IBO eingesetzt
• Messgrößen/Mengentreiber gemeinsam mit dem Untersuchungsbereich festlegen
• Vorhandene Statistiken erfragen und verwenden
• Daten aus Fachverfahren erfragen und verwenden
• Repräsentative Erhebungszeiträume gemeinsam mit der Abteilung OE+QM ermitteln und auswählen
• Zeitdauer der Erhebung gemeinsam mit der Abteilung OE+QM festlegen
• Zeit- und Mengendaten mittels ausgewählter Methoden ermitteln
• Fortlaufende Vollzugskritik und Prozessoptimierung innerhalb des Erhebungsverfahrens durchführen
• Optimierungspotenziale aus den Erhebungsverfahren identifizieren
• Personalbedarf im IST mit der gewählten Methode auf Grundlage der Erhebungsbasis berechnen
• Ermittelte Ergebnisse gemeinsam mit der Abteilung OE+QM auf Plausibilität prüfen
• Ist-Personalbedarf im dem Ist-Personaleinsatz vergleichen
• Steuerkreise in Zusammenarbeit mit der zuständigen Fachbereichsleitung OE+QM durchführen, insbesondere den Personalbedarf im IST erläutern.
• Dokumentationen zu den vorgenommenen Tätigkeiten erstellen

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Beschaffung ist die Durchführung von Personalbedarfsermittlungen (PBEen) zur Erhebung einer Datenbasis und sich daran anschließenden erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten. Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die erhebungsplausibilisierenden Tätigkeiten erfolgen gemeinsam mit der Abteilung Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement (OE+QM).
Folgende Aufgaben sind insbesondere wahrzunehmen:
• Vorhaben gemeinsam mit der Abteilung OE+QM und dem Untersuchungsbereich planen
• Aufgabenkatalog/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ anlegen
• Aufgabenarten des Untersuchungsbereichs identifizieren und definieren
• Methodenauswahl treffen
• Methodenmix anwenden
• Beschäftigte hinsichtlich der anzuwendenden Methodik schulen, bspw. auch zur Anwendung einer Stoppuhr im Rahmen der Selbstaufschreibung. Bei der BGW wird die Stoppuhr der Firma IBO eingesetzt
• Messgrößen/Mengentreiber gemeinsam mit dem Untersuchungsbereich festlegen
• Vorhandene Statistiken erfragen und verwenden
• Daten aus Fachverfahren erfragen und verwenden
• Repräsentative Erhebungszeiträume gemeinsam mit der Abteilung OE+QM ermitteln und auswählen
• Zeitdauer der Erhebung gemeinsam mit der Abteilung OE+QM festlegen
• Zeit- und Mengendaten mittels ausgewählter Methoden ermitteln
• Fortlaufende Vollzugskritik und Prozessoptimierung innerhalb des Erhebungsverfahrens durchführen
• Optimierungspotenziale aus den Erhebungsverfahren identifizieren
• Personalbedarf im IST mit der gewählten Methode auf Grundlage der Erhebungsbasis berechnen
• Ermittelte Ergebnisse gemeinsam mit der Abteilung OE+QM auf Plausibilität prüfen
• Ist-Personalbedarf im dem Ist-Personaleinsatz vergleichen
• Steuerkreise in Zusammenarbeit mit der zuständigen Fachbereichsleitung OE+QM durchführen, insbesondere den Personalbedarf im IST erläutern.
• Dokumentationen zu den vorgenommenen Tätigkeiten erstellen
Die PBEen sollen im Einvernehmen dem Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung in seiner jeweils gültigen Fassung vorgenommen werden (https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/node.html). Die Leitungskräfte des Untersuchungsbereichs nehmen an der Erhebung ebenfalls Teil. Vorgesehen ist, ihren Bedarf für Leitungsaufgaben ebenfalls zu erheben. Die Erhebung soll aufgaben- und prozess-bezogen (Leitungsprozesse, Leitungsaufgaben in Fachprozessen) erfolgen.
Die BGW hat zu den PBEen zusätzlich eine Dienstvereinbarung geschlossen. Diese soll bei der Ermittlung des Personalbedarfs beachtet werden und wird durch die BGW zur Verfügung gestellt.
Danach wird den Personalvertretungen sowie der Gleichstellungsbeauftragten die Mitarbeit vor der Erhebung des Personalbedarfs angeboten. Die Einladung erfolgt über die Abteilung OE+QM.
Weiterhin ist bei der Erhebung durch Zeitaufnahme mittels eines dv-gestützten Zeitmessverfahrens vor der Erhebung eine Testphase durchzuführen. Korrekturbedarfe werden vor der Erhebung be-rücksichtigt.
Ferner sollen Sie als Bieterin/als Bieter den Beschäftigten des Untersuchungsbereichs für Rückfra-gen während der Erhebung zur Verfügung stehen.
Nach Abschluss der Erhebungen ist der Personalbedarf im IST unverzüglich zu ermitteln und der Personalvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten zu erläutern. Die Erläuterung erfolgt ge-meinsam mit der Abteilung OE+QM. Übersichten über die vorhandenen Dienstposten und die Funktionen, Anzahl und Wertigkeit der Stellen des Untersuchungsbereichs werden zur Verfügung gestellt. Auch sind Beschäftigtenlisten und der Stellenplan in seiner jeweils gültigen Fassung vor-handen.
Zeitwertermittlungen, Ermittlungen und Berechnung des Personalbedarfs werden durch die Soft-ware der Firma IBO Software GmbH jeweils in der aktuellen Version unterstützt. Ein Aufgabenkata-log/Prozesskatalog des Untersuchungsbereichs wird zur Verfügung gestellt und ist in der IBO-Software „ibo Personalbemessung.NET“ durch die Bieterin/ den Bieter anzulegen. Ein Dienstrech-ner der BGW wird dem Bieter/der Bieterin befristet für das Untersuchungsvorhaben zur Verfügung gestellt. In dem Aufgabenkatalog/Prozesskatalog sind erste Ergebnisse einer Zweckkritik sowie einer Vollzugskritik/Prozessoptimierung bereits eingearbeitet. Ferner sind Prozesse des Untersu-chungsbereichs nach den Priorisierungskriterien des Bundesministeriums des Innern beschrieben. Beschriebene Prozesse des Untersuchungsbereichs werden ebenfalls zur Verfügung gestellt. Die Prozesse der BGW werden aktuell über ADONIS GPM der Firma BOC Group modelliert. Vereinzelt sind jedoch Prozesse mit Hilfe von Office-Produkten, bspw. Visio 2016, beschrieben.
Die BGW beabsichtigt im Jahr 2023 mit den Personalbedarfsermittlungen zu beginnen. Die Erhe-bungen sollen durch den Bieter/die Bieterin jährlich bis einschließlich 2026 durchgeführt werden. Die Angaben zu den Stellenzahlen beziehen sich auf das Stellenvolumen zum Stellenplan 2022. Die Leitungsstellen sind in den Stellenangaben enthalten.
Untersuchungsbereiche im Zeitraum von 2023 bis 2024
• Akkreditierung und Prämien (6,50 Stellen)
• Betriebsärztliche und Sicherheitstechnische Betreuung (31,00 Stellen)
• Personal und Personalentwicklung (38,00 Stellen)
• Vertriebsunterstützung, Beratersteuerung (17,00 Stellen)
• Präventionszentrum (29,50 Stellen)
• Akademie Dresden (17,50 Stellen)
• Zentrale Verwaltung und Bewirtschaftung (41,50 Stellen)
• Recht und Regress (23,50 Stellen)
• Arbeitsmedizin, Gesundheitswissenschaften, Gefahrstoffe (37,50 Stellen)
• IT-Anwendungsentwicklung, IT-Kundenbetreuung (44,50 Stellen)
• Produktentwicklung (27,50 Stellen)
Die Erhebung des Personalbedarfs wird mit hoher Wahrscheinlichkeit frühestens in der zweiten Jahreshälfte 2023 starten. Einzelne Erhebungen werden ggf. erst mit im Jahr 2024 starten. Es wird erwartet, dass die Erhebungen in den genannten Untersuchungsbereichen mit Ablauf des Jahres 2024 abgeschlossen sind. Der Abschluss setzt eine vorherige Plausibilisierung der erhobenen Er-gebnisse voraus.
Untersuchungsbereiche im Zeitraum von 2025 bis 2026
• Bezirksverwaltungen, Erstbearbeitung, Koordination (164,14 Stellen)
• Bezirksverwaltungen, Service, Koordination (125,71 Stellen)
• Bezirksverwaltungen, BK-Reform (244,00 Stellen)
• Bezirksstellen, Aufsichtspersonen gehobener Dienst (37,00 Stellen)
• Präventionskoordination (13,75 Stellen)
• Unternehmerbetreuung (163,48 Stellen)
Die Erhebung des Personalbedarfs wird mit hoher Wahrscheinlichkeit mit Beginn des Jahres 2025 starten. Einzelne Erhebungen werden ggf. erst mit im Jahr 2026 starten. Es wird erwartet, dass die Erhebungen in den genannten Untersuchungsbereichen mit Ablauf des Jahres 2026 abgeschlossen sind. Der Abschluss setzt eine vorherige Plausibilisierung der erhobenen Ergebnisse voraus

1. Zu Ziffer IV. 1.1) dieser Bekanntmachung: Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren nach der VgV durchgeführt.
2. Bitte beachten Sie bei der Erstellung und Einreichung Ihres Angebots und des Teilnahmeantrages, dass wir die von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens verarbeiten werden, um unserer rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens vor Auftragserteilung nachzukommen. Ihr Angebot und damit die Teilnahme am Vergabeverfahren ist eine notwendige vorvertragliche Maßnahme.
3. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen und zum Gegenstand des Auftrags sind ausschließlich per E-Mail über die Kommunikationsfunktion von subreport-ELViS an die Auftraggeberin zu richten. Sie sind in deutscher Sprache zu formulieren. Bitte beachten Sie, dass wir Antworten und Auskünfte ebenfalls auf der Plattform bei subreport-ELViS hochladen. Eine automatische Benachrichtigung erfolgt nur, wenn Sie sich dort für dieses Verfahren registriert haben.
4. Die Vergabeunterlagen können unter dem in Ziffer I. 3) dieser Bekanntmachung angegebenen Link herunterladen. Dort sind auch Vorlagen für Erklärungen zu Abschnitt III. dieser Bekanntmachung enthalten. Die Unterlage Aufforderung zur Angebotsabgabe enthält weitere Hinweise zum Verfahren und dessen Ablauf.
5. Der/die Bietende, im Fall einer Bietergemeinschaft, jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft, erklären oder legen dar, dass die Voraussetzungen gemäß Art. 5k Abs. 1 lit. a) bis c) VO EU 2022/576 nicht vorliegen.
6. Die Auftraggeberin wird über den/die Bieter/in bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft und Dritten, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, eine Abfrage im Wettbewerbsregister gemäß § 6 Abs. 1 WRegG durchführen und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO, § 19 Abs. 4 MiLoG anfordern und diesen ihrer Entscheidung über die Geeignetheit des/der Bieter/in bzw. Bietergemeinschaft zu Grunde legen.
7. Sofern Sie sich auf andere Unternehmen zur Erbringung eines Teils der Leistung berufen (Unterauftragnehmer), haben Sie dies mit dem Angebot mitzuteilen. Vor Zuschlagserteilung sind für diese das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachzuweisen und entsprechende Verpflichtungserklärungen beizubringen.
8. Ein/e Bieter/in kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritte/Unterauftragnehmende/Konzernunternehmen; nachfolgend „Dritte(n)“) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen. Bei Eignungsleihe hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft
- den Umfang der Eignungsleihe sowie die Dritten mit seinem/ihrem Angebot zu benennen;
- die gemäß Ziffer III.1.2) und/oder Ziffer III.1.3) dieser Bekanntmachung bezeichneten Angaben, Erklärungen und Nachweise für jeden Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft auf die wirtschaftliche und finanzielle und/oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten bezieht;
- Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Dritten auch die Angaben gemäß Ziffer III.2. 2) Nr. 1 dieser Bekanntmachung vorlegen.
- Mit dem Angebot ist zudem von jedem dieser Dritten eine Erklärung vorzulegen, aus der nachvollziehbar hervorgeht, dass der/die Bieter/in bzw. die Bietergemeinschaft im Auftragsfall auf die erforderlichen Mittel dieses Dritten in dem benannten Umfang vollumfänglich zugreifen kann (z. B. Verpflichtungserklärung).
- Sofern Sie sich für die berufliche Erfahrung (Referenzen) auf die Kapazitäten Dritter beziehen, beachten Sie bitte, dass diese Dritten im Umfang der Eignungsleihe für die Ausführung der Leistungen einzusetzen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
1. Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
2. Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB)
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
- gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3. Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB)
Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.