Pforten- & Empfangsdienste sowie Bewachungsleistungen

Beschreibung der Beschaffung

Durchführung von Pforten-, Empfangs- und Bewachungsdienstleistungen im Hessischen Landtag in Wiesbaden.
Zum Leistungsumfang gehören insbesondere
- die Einhaltung der Zutritts-/ Zufahrts- und Parkberechtigungen
- die Ausübung des Pfortendienstes
- die Besetzung des Empfangsbereichs zum Empfang von Gästen/ Besuchern sowie zur Ausgabe von Zutrittsberechtigungen/ Gästeausweisen
- die Vermittlung von Telefongesprächen
- die Begleitung und Beaufsichtigung von Besuchergruppen
- die Durchführung von Zutrittskontrollmaßnahmen an einem vorhandenen Gepäckdurchleuchtungsgerät
- die Betreuung der Videoüberwachungsanlage
- die Durchführung von Kontrollgängen im Innen- sowie Außengelände nach Dienstanweisung inkl. deren Dokumentation
- die Aufzugnotbefreiung.
Zur Kalkulation ist von 365 verrechenbaren Arbeitstagen sowie von 37.436 Jahresarbeitsstunden, welche sowohl im Tag- als auch im Nachtdienst zu erbringen sind, auszugehen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird zunächst für eine Vertragslaufzeit von drei Jahren geschlossen. Es besteht die Option der Verlängerung um je ein Jahr. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 10 Jahre.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl unter den geeigneten Bewerbern findet Anwendung, wenn nach Abschluss der Eignungsprüfung (1. Stufe) mehr als die festgelegte Höchstzahl (hier: maximal 10) an geeigneten Bewerbern festgestellt wurde.
Im Rahmen der Eignungsprüfung (1. Stufe) werden die Angaben des Bewerbers zu den nach im Abschnitt III dieser Bekanntmachung verlangten Teilnahmebedingungen sowie alle von ihm vorgelegten Referenzen beurteilt.
Die Auswahl der geeigneten Bewerber (2.Stufe) erfolgt anhand der "Qualität/ Güte" der eingereichten Referenzangaben.
Für den Fall, dass eine Referenzangabe in materieller Hinsicht (Art und Umfang) nicht den Anforderungen entspricht, kann diese bei der Auswahlentscheidung keine Berücksichtigung finden.
Aus den Referenzangaben, welche ggf. eingereicht wurden, um die Erfahrungen des Unternehmens mit der Erbringung von vergleichbaren Pforten-, Empfangs- und Bewachungsdienstleistungen in vergleichbaren Objekten mit repräsentativen Charakter, entsprechendem Publikumsverkehr und einem 24-Stunden-Betrieb zu begründen, bei welchen der Umfang nicht dem verfahrensgegenständlichen Umfang entsprechen muss, kann nur eine dieser Referenzangaben Berücksichtigung finden.
Für die Bewertung der Referenzangaben kommt es auf die Rückmeldung der Referenzabfrage an und es obliegt dem Bewerber sicherzustellen, dass die Referenzgeber für die Durchführung der Referenzabfrage (telefonisch und/ oder schriftlich) zur Verfügung stehen. Für den Fall, dass eine Referenzabfrage nicht zustande kommt (d.h. Versuche zur Durchführung der Referenzabfrage bleiben erfolglos), kann eine Wertung dieser Referenz nicht erfolgen.
Auf Grundlage der Referenzabfrage trifft der Auftraggeber eine Prognoseentscheidung. Diese trifft er im Hinblick auf die erbrachte Leistungsqualität, das Verhalten im Zusammenhang mit Auftragsabwicklungen und die Bereitstellung von Personalkapazitäten.
Jede Referenzangabe, welche in der Gesamtschau der vorab genannten Kriterien als "gut" (keine größeren Beanstandungen während der Vertragslaufzeit, gute Zusammenarbeit, reibungsloser Ablauf der Leistungserbringung, jederzeit entsprechende Personalgestellung) bewertet wurde, wird für die Bestimmung der Rangfolge herangezogen.
Die Rangfolge der Bewerber ergibt sich aus der Anzahl der mit "gut" bewerteten Referenzangaben je Bewerber.
Der Bewerber mit den meisten mit "gut" bewerteten Referenzen belegt Platz 1 der Rangfolge. Bewerber mit einer geringeren Anzahl an mit "gut" bewerteten Referenzangaben reihen sich entsprechend dieser Anzahl dahinter ein.
Es werden die 10 bestplatzierten, geeigneten Bewerber der Rangfolge sodann zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Bei wertungsgleichen Teilnahmeanträgen (identische Anzahl an mit "gut" bewerteten
Referenzangaben) für den 10. Platz der am besten geeigneten Bewerber wird sich für
die Entscheidung ein Losverfahren vorbehalten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Nachweis über eine mindestens dreijährige, praktische Unternehmenserfahrung im Sicherheitsdienst (Pforten- und Empfangsdienst sowie Gebäudebewachung) unter Vorlage eines Auszugs aus dem Berufs- oder Handelsregister in Kopie (nicht älter als drei Monate zum Ende der Teilnahmefrist)
- Eigenerklärung bezüglich wettbewerbsbeschränkender Absprachen, Nachweis der Sozialversicherung und Beachtung Arbeitnehmerschutzvorschriften (insb. Jugendarbeitsschutzgesetz)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung über den Gesamtumsatz für Pforten- und Empfangsdienste sowie Gebäudebewachung für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
- Bankerklärung oder Auskunft der Creditreform oder einer vergleichbaren Auskunftsstelle, die nicht älter als drei Monate zum Ende der Teilnahmefrist ist
- Eigenerklärung bezgl. Sozialabgaben, Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft, sowie abgeschlossener Haftpflichtversicherung
- Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/ Dienstleistungen (Die Vergabestelle behält sich im Rahmen der Angebotswertung vor, sich eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes vorlegen zu lassen.)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Liste mit mind. 3 geeigneten Referenzangaben über die in den letzten 3Jahren (2019-2021) erbrachten, wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben:
• Art der Leistung (hier: Pforten- & Empfangs- sowie Bewachungsdienst)
• Umfang (Angabe Jahresstunden inkl. Anzahl des gestellten Personals)
• Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger)
• Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
• Erbringungszeitraum
Hinweis:
Der Hess. Landtag ist das Landesparlament u. damit gesetzgebendes Organ des Landes Hessen. Für die Erbringung d. ausgeschriebenen Leistungen in diesem repräsentativen Objekt bestehen erhöhte Anforderungen sowohl an die Ausführungsqualität als auch an das einzusetzende Personal, das sich in einer Liegenschaft im 24-Stunden-Betrieb jederzeit situationsgerecht verhalten können muss. Der Bieter muss sich des repräsentativen Charakters d. Objektes, der hervorgehobenen Stellung des AG, der zu erbringenden Leistungen in einem Objekt mit entsprechendem Publikumsverkehr und Sicherheitsbereich sowie der sich daraus ergebenden Anforderungen bewusst sein u. seine Leistungserbringung danach entsprechend ausrichten.
Eine Referenzangabe ist nur dann geeignet, wenn diese im Hinblick auf Art & Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entspricht.
Des Weiteren muss sich -ggf. aus weiteren, vorzulegenden Referenzangaben- ergeben, dass d. Unternehmen bereits über Erfahrungen mit der Erbringung v. vergleichbaren Pforten-, Empfangs- & Bewachungsdienstleistungen in vergleichbaren Objekten mit repräsentativen Charakter, entsprechendem Publikumsverkehr & einem 24-Stunden-Betrieb verfügt, wobei der Umfang der ggf. zusätzlichen Referenzangaben dann nicht dem verfahrensgegenständl. Umfang entsprechen muss.
Der AG behält sich diesbezüglich vor, eine telefonische o. schriftliche Referenzabfrage bei den Referenzgebern durchzuführen. In die Beurteilung der Referenz fließt die dort erbrachte Leistungsqualität, der Leistungsumfang inkl. der bereitgestellten Personalkapazitäten sowie das Verhalten im Zusammenhang mit den Auftragsabwicklungen mit ein.
Für den Fall, dass eine Referenzabfrage nicht zustande kommt (d. h. Versuche zur Referenzabfrage bleiben erfolglos), kann eine Wertung dieser Referenzangabe nicht erfolgen.
Die Referenzen und deren Abfrage dienen nicht nur der Beurteilung d. technischen & beruflichen Leistungsfähigkeit, sondern auch für die Begrenzung der Zahl geeigneten Bewerber (siehe dazu Ziffer II.2.9 der Bekanntmachung).
Im Rahmen der Eignungsprüfung (1. Stufe) werden alle vom Bewerber vorgelegten, geeigneten Referenzen berücksichtigt.
- Nachweis über das Betreiben einer, von der VdS nach den Richtlinien der VdS 3138 anerkannten, Notruf- & Serviceleitstellte (NSL) durch Vorlage des entsprechenden Zertifikates. Bei Einsatz von Nachunternehmern (NU) ist bereits mit dem Teilnahmeantrag (TNA)das entsprechende Zertifikat des NU vorzulegen. Es wird in diesem Zusammenhang ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Vorlage eines Nachweises über das Betreiben einer Alarmempfangsstelle gemäß DIN EN 50518 nicht ausreichend ist. Sollte eine Anerkennung durch die VdS noch nicht abgeschlossen sein, ist Voraussetzung für die Teilnahme am Verfahren, dass sich das Anerkennungsverfahren in Beauftragung befindet. Hierüber ist mit dem TNA eine entsprechende Bestätigung des VdS vorzulegen, die nicht älter als 6 Monate sein darf.
Das Anerkennungsverfahren muss in diesem Fall vor Zuschlagserteilung abgeschlossen sein; die tatsächliche Anerkennung ist der Vergabestelle auf gesonderte Anforderung vor Zuschlagserteilung vorzulegen.
- Nachweis zu vorhandenem Personal (IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft bzw. geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft) durch Vorlage von mindestens 5 anonymisierten Qualifikationsprofilen
- Nachweis eines, durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle, zertifizierten Qualitätsmanagement-Systems (z. Bsp. nach DIN EN ISO 9001:2015), oder gleichwertige Zertifizierung
- Erklärung zu Russland-Sanktionen

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nach- und Verleihunternehmen im Rahmen der Angebotsabgabe die nach § 5 HVTG erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben haben.
Zudem verpflichtet sich der AN mit Beauftragung der Leistung dazu, dem AG zu
ermöglichen, alle zur Leistungserfüllung vorgesehenen Personen jederzeit einer
Sicherheitsprüfung unterziehen zu können. Der AN darf nur Personen einsetzten, die in eine Sicherheitsprüfung eingewilligt haben und bei denen aus der Überprüfung keine Erkenntnisse vorliegen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.

Dem Teilnahmeantrag ist zudem eine Darstellung der Organisationsstruktur (möglichst eine DIN A4-Seite) beizulegen.
Falls beabsichtigt ist, die Leistung als Bietergemeinschaft zu erbringen, hat die
Bietergemeinschaft mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung mit folgendem Inhalt abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind u. der für die Durchführung des Vertrags
bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber
rechtsverbindlich vertritt
- und dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur
Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmern gebildet haben, werden nicht
zugelassen.
Sollte beabsichtigt werden für die Ausführung der Leistung Nachunternehmer einzusetzen, so ist der Vordruck 235 (Verzeichnis der Leistungen/ Kapazitäten anderer Unternehmen) mit dem Teilnahmewettbewerb einzureichen, in welchem die Teile der Leistung zu benennen sind, die durch ein Nachunternehmen erbracht werden.
Folgende Anlagen stehen auf der Vergabplattform des Landes Hessen (www.vergabe.hessen.de) für die Vergabenummer VG-0437-2022-0273 zum Download zur Verfügung:
- "Hinweise zum Vergabeverfahren"
- "Erklärung zu Berufsbefähigung und Leistungsfähigkeit"
- "Eigenerklärung Eignung"
- "Referenzliste"
- "Erklärung zu Russland-Sanktionen"
- "Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen" (Vordruck 235)
- "Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen" (Vordruck 236)
- "Entwurf Vergabeunterlagen NOV 0273-2022".
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes werden seitens der ausschreibenden Stelle
keine weiteren Unterlagen zur Verfügung gestellt.
In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge/ Angebote in Textform nach § 126 b BGB zugelassen. Sie müssen nicht mit einer elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstgesetz (VDG) versehen sein.
Die Abgabe von Teilnahmeanträgen/ Angeboten in Papierform ist ausgeschlossen.
Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Teilnahmeantrags/ Angebots ist die Registrierung auf der Vergabeplattform des Landes Hessen.
Der elektronische Teilnahmeantrag/ das elektronische Angebot muss dort bis zum Ende der jeweils festgelegten Frist hinterlegt sein.
Für den Teilnahmeantrag ist das Fristende auf den 25.08.2022, 12:00 Uhr terminiert.
Es ist zu beachten, dass im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs keine Angebote
einzureichen sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.