Rahmenvertrag Dienstreisen sowie Honorar- & Auslagenabrechnung

Beschreibung der Beschaffung

Laufzeit: 01.01.2023 - 31.12.2024,
optionale Verlängerung 2 x 1 Jahr
1. Jahr: 01.01.2023 - 31.12.2023
Reisekosten Inland (Dienstreisen DR): 4.000 Stück,
Mindestabnahmemenge: 600 Stück
Reisekosten Ausland (Dienstreisen DR): 1.500 Stück,
Mindestabnahmemenge: 240 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Inland: 800 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Ausland: 600 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Trennungsgeld-, Umzugskosten, Familienheimfahrtenabrechnungen: 40 Stück
2. Jahr (Option): 01.01.2024 - 31.12.2024
Reisekosten Inland (Dienstreisen DR): 2.500 Stück,
Mindestabnahmemenge: 600 Stück
Reisekosten Ausland (Dienstreisen DR): 800 Stück,
Mindestabnahmemenge: 240 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Inland: 600 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Ausland: 400 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Trennungsgeld-, Umzugskosten, Familienheimfahrtenabrechnungen: 30 Stück
3. Jahr (Option): 01.01.2025 - 31.12.2025
Reisekosten Inland (Dienstreisen DR): 2.500 Stück,
Mindestabnahmemenge: 600 Stück
Reisekosten Ausland (Dienstreisen DR): 800 Stück,
Mindestabnahmemenge: 240 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Inland: 600 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Ausland: 400 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Trennungsgeld-, Umzugskosten, Familienheimfahrtenabrechnungen: 25 Stück
4. Jahr (Option): 01.01.2026 - 31.12.2026
Reisekosten Inland (Dienstreisen DR): 2.500 Stück,
Mindestabnahmemenge: 600 Stück
Reisekosten Ausland (Dienstreisen DR): 800 Stück,
Mindestabnahmemenge: 240 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Inland: 600 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Honorar- und Auslagenabrechnungen Ausland: 400 Stück,
Mindestabnahmemenge: 120 Stück
Trennungsgeld-, Umzugskosten, Familienheimfahrtenabrechnungen: 30 Stück
Die geschätzte Abnahmemenge wurde unter Beachtung der Bedarfsmengen der letzten Jahre sowie den voraussichtlichen Bedarfsmengen festgelegt. Wir weisen darauf hin, dass die Reisetätigkeiten und somit auch das Volumen der Abrechnungen etc. insbesondere durch höhere Gewalt, Streiks, Kriege, Pandemien (Katalog nicht abschließend), deutlich eingeschränkt sein kann.
Eine Abnahmeverpflichtung über die Gesamtmenge besteht nicht. Es werden jedoch in einigen Preispositionen Mindestabnahmemengen pro Jahr definiert.

Beschreibung der Verlängerungen

Helmholtz Munich hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag bis zu 2-mal um je ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet somit spätestens zum 31.12.2026. Die Ausübung des Optionsrechts ist spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende in Textform gegenüber dem Auftragnehmer zu erklären.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Haftpflichtversicherung: Eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).
Bitte nennen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unternehmensdarstellung/Firmenprofil: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens; (2) Geschäftsführer; (3) Geschäftssitz; (4) alle Niederlassungen; (5) Gesellschaftsform; (6) Gründungsdatum (Firmenhistorie); (7) Steuernummer / Umsatzsteuer Identifikationsnummer; (8) Kurzbeschreibung des Leistungsportfolios des Bieters (max. 3 DIN A4-Seiten); (9) Anzahl der Mitarbeiter*innen und der Geschäftsleitung.
Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Referenzen: Mind. 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Leistungsverzeichnis beachten) in den letzten 3 Jahren. Bei allen Referenzen ist auf folgende Punkte näher einzugehen: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich); (2) Ansprechpartner (Telefon, E-Mail, Funktion); (3) Art der Leistung; (4) Volumen; (5) Zeitraum.
Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
Mitarbeiterprofil Datenschutzbeauftragter / Datenschutzmanager: Der Bieter muss in seiner Organisation eine/n Datenschutzbeauftragte/n beschäftigen und dessen aktuelle Qualifizierung im Bereich des Datenschutzes schriftlich nachweisen.
Hierzu reicht er das Personenprofil des Datenschutzbeauftragten / Datenschutzmanagers ein.
Hinweis: Dieses Profil dient nur der Eignungsfeststellung.
Mitarbeiterprofil für die Bearbeitung der Themenbereiche "Dienstreiseabrechnungen nach BRKG und Honorar-und Auslagenabrechnungen (jeweils In-und Ausland)" sowie Trennungsgeld, Umzugskosten und Familienheimfahrten.
Die Angaben zum Personenprofil müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils folgende Angaben umfassen:
(1) Name; (2) Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich "Dienstreiseabrechnungen nach BRKG und Honorar-und Auslagenabrechnungen In-und Ausland" (Nachweis im Mitarbeiterprofil durch Projektname/Tätigkeit, Kunde, Zeitraum, Inhalt, Umfang). (3) Mindestens 3 erfolgreiche Projekte/Kundenaufträge in den Themenbereichen "" (Nachweis im Mitarbeiterprofil durch Projektname/Tätigkeit, Kunde, Zeitraum, Inhalt, Umfang). Hiervon müssen mindestens zwei Referenzen aus dem Themenbereich der Dienstreisen nach BRKG stammen. (4) Mindestens 5 Jahre Tätigkeit/Kundenerfahrung im öffentlich-rechtlichen Sektor / BRKG (Nachweis durch entsprechend benannte Zeiträume im Lebenslauf). (5) Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes nach DSGVO. (6) sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse (für Beratung) in Wort und Schrift; Kommunikation in den beiden Sprachen ist durch den Bieter zu gewährleisten. (7) Kunden- und serviceorientiertes Denken und Handeln. (8) sehr gute analytische Fähigkeiten, Abstraktionsvermögen. (9) Fähigkeit zum Herbeiführen sehr komplexer Problemlösungen. (10) Innovations- und Organisationsfähigkeit, Entscheidungskompetenz. (11) sehr gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit. (12) sehr hohes Maß an Konfliktfähigkeit.
Das Mitarbeiterprofil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.
AVV und TOM
Formblatt Eignung
Formblatt Artikel 5k

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.