RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon

Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)

Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden.
Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt:
- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore
- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts
- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen
- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen
- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software
- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung
- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen
- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen
- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden
- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB
Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-07-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-06-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-06-27 Auftragsbekanntmachung
2022-09-07 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
Referenznummer: V73/2022
Kurze Beschreibung:
Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden. Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt: - Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore - Entwicklung eines Vorgehenskonzepts - Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen - Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen - Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software - Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung - Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen - Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen - Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden - Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Beratung im Bereich Projektleitung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)
Postanschrift: Holzhofstraße 4
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: https://www.isb.rlp.de 🌏
E-Mail: it-vergabestelle@isb.rlp.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YQNR2LA/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YQNR2LA 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-27 📅
Einreichungsfrist: 2022-07-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 125-354855
ABl. S-Ausgabe: 125
Zusätzliche Informationen
Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal in der Rubrik "Angebote" einzureichen. Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNR2LA

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden.
Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt:
- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore
- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts
- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen
- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen
- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software
- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung
- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen
- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen
- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden
- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB
Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt.
Geschätzter Gesamtwert: 1 320 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die beratende und konzeptionelle Unterstützung der Auftraggeberin bei folgenden Vorhaben auf dem bestehenden Zielsystem Therefore:
- Neben einer volldigitalen Rechnungsbearbeitung mit automatischer Rechnungsverarbeitung in SAP soll auf Basis der bereits implementierten Systeme die elektronische Akte sowie verschiedene Genehmigungsworkflows eingeführt werden. Ziel ist es, die Prozesse im Gesamthaus zu vereinfachen und die Abläufe zu automatisieren.
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- Die Ablage von Akten soll auf die einzelnen Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst und eingeführt werden.
- Darüber hinaus beinhaltet der Rahmenvertrag die Beratung und das Aufsetzen von Funktionen Schnittstellen, um den Automatisierungsgrad der täglichen Arbeit zu erhöhen. Der Dokumentenaustausch mit unterschiedlichen Stakeholdern, wie Ministerien, Behörden und anderen E-Akten-Systemen soll möglich sein.
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- Die Planung von Fachtests inklusive Testfallerstellung und Testkoordination sowie die Testdurchführung und -Überwachung inklusive der Ergebnisdokumentation sind ebenfalls Teil der Aufgaben.
Es sind folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen:
Diese Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach vier Jahren. Nach Ablauf dieser Höchstlaufzeit endet sie automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ebenfalls endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, wenn vor Eintritt der Höchstlaufzeit die verbindliche Höchstabnahmemenge erreicht wird.
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Die Höchstabrufmenge des Rahmenvertrages beträgt 1.320.000,00 EUR netto für vier Jahre.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
In dem Fall, dass aus dem Einsatz der Software, sowie aus geänderten gesetzlichen Auflagen der Auftraggeberin, Problemstellungen und Anforderungen resultieren, welche im fachlichen Zusammenhang mit bestehenden Einzelaufträgen zu bearbeiten sind, kann der Vertrag mit Zustimmung beider Vertragsparteien um ein Jahr verlängert werden, auf eine maximale Laufzeit von dann 5 Jahre. Die Höchstabrufmenge erhöht sich dabei anteilig.
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) Holzhofstraße 4 55116 Mainz Aufgrund der aktuellen Pandemiesituation ist eine Einschätzung der Verteilung zwischen Vor-Ort- und Remotetätigkeiten mit erheblichen Unsicherheiten behaftet.
Angenommen und als Berechnungsgrundlage genutzt, wird eine Verteilung von 25% vor-Ort und 75 % Remote.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass eine vertragsgemäße Leistungserbringung auch im Hinblick auf eine mögliche rechtliche Verschärfung der Corona-Schutzmaßnahmen vollständig erfolgen kann, beispielsweise mittels "Homeoffice" oder geeigneter Schutzmaßnahmen am Leistungsort.
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Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung, Eigenerklärung über die Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation.
(Vordruck gemäß Dokument "C2 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit")
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1. Unternehmensdarstellung
2. Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Geschäftsjahre des Unternehmens:
a. insgesamt
b. mit Bereich Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
c. im Bereich Dokumentenmanagementsystemen des Herstellers Canon
3. Angabe Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
4. Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern
5. Erklärung zum Personal
6. Betriebshaftpflichtversicherungsschutz
Mindeststandards:
Zu 2.: Mindestjahresumsatz mit Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem DMS des Herstellers Canon in Höhe von 600.000 EUR.
Zu 6: Betriebshaftpflichtversicherung über die Vertragslaufzeit mit einer Mindestdeckung i.d.H. von 100.000 EUR für
Personen/Sachschäden und 100.000 EUR für Vermögensschäden. Nachweis durch Eigenerklärung über das
Vorhandensein einer entsprechenden Versicherung, Kopie des Versicherungsscheins oder Eigenerklärung im
Zuschlagsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe abzuschließen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Angaben gem. Dokument: "C5_Bewertungsmatrix":
1. Mindestens 3 Referenzen vergleichbarer Leistung
2. Einsatz von qualifiziertem Personal
a) Mindestens 10 für die Leistungserbringung geeignete Personen, davon haben mindestens 4 Personen mehr als 5 Jahre ECM-Erfahrung in Pre- und Post-Sales.
b) Mindestens zwei entsprechend qualifizierte und entscheidungsbefugten Mitarbeiter, die als Verantwortungsträger für die durchzuführenden Aufgaben vorgesehen werden können. Bitte anonyme Mitarbeiterprofile einreichen.
c) Das Profil der für die Leistungserbringung in Aussicht genommenen Person umfasst Berufserfahrung mit Banken.
d) Der Bewerber kann bei Bedarf für Vertretung des angebotenen Personals sorgen.
e) Sämtliche eingesetzte Personen erklären sich bereit, nach Zuschlagserteilung und vor Beginn der Leistungserbringung das Dokument: "D1_Vertraulichkeitszusage Externe Mitarbeiter" zu unterzeichnen.
3. Zugriff auf Produktentwicklung und HelpDesk
4. Unternehmensbezogene Zertifizierungen ISO:9001, ISO:27001 und ISO:14001
5. langjährige Kenntnisse des genannten Produktportfolios DMS Canon
6.
Mindeststandards:
Zu 1. Drei Referenzen vergleichbarer Leistung.
Zu 2: Eigenerklärung
Zu 3: Zugriff auf Produktentwicklung und HelpDesk des Herstellers
zu 4: Zertifizierungen ISO:9001, ISO:27001 und ISO:14001
Zu 5. Mindestens 4 Personen besitzen Nachweise über langjährige Kenntnisse des genannten Produktportfolios DMS Canon zur Erbringung der geforderten Dienstleistungen

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-10-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-07-28 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beraterqualität Prozessmodellierung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Professionalität der Unterlagen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzeption zur Leistungserbringung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beschreibung der notwendigen Mitwirkungsleistungen
Darstellung der Verfügbarkeit der angebotenen Kapazitäten (Personen)
Kompetenzen Personen
Kostenkriterium (Name): Angebotsvergleichspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40%

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YQNR2LA/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal in der Rubrik "Angebote" einzureichen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNR2LA

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.
Quelle: OJS 2022/S 125-354855 (2022-06-27)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 320 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 175-496374
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 125-354855
ABl. S-Ausgabe: 175
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YQN6RDF

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-08-30 📅
Name: Canon Deutschland GmbH
Postanschrift: Europark Fichtenhain A 10
Postort: Krefeld
Postleitzahl: 47807
Land: Deutschland 🇩🇪
Krefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://canon.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 1 300 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2022/S 175-496374 (2022-09-07)
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