Beschreibung der Beschaffung
Die Veranstaltungsdienstleistungen dienen der fortlaufenden Beratung, Koordination, Vorbereitung, Begleitung, Durchführung und Nachbetreuung von bis zu 3.000 Veranstaltungen, die unter dem Dach der KBB von den vier Häusern pro Jahr durchgeführt werden. Für das äußere Erscheinungsbild sowie die Qualität der angebotenen Veranstaltungen bzw. den gebotenen Rahmen sind insbesondere die für den Erstkontakt mit den Kunden betrauten Dienstleister von größter Bedeutung.
Die Dienstleistungen beinhalten Servicedienstleistungen für diverse Veranstaltungen und Ausstellungen. Sie umfassen insbesondere folgende Aufgaben:
- Gestellung von Einlasspersonal,
- Ausstellungsbetreuung,
- Besucherinformationen,
- Tickethotline,
- Garderobendienste,
- Platzanweisungen,
- Ausgabe von Simultanübersetzungsgeräten,
- Besetzung von Abendkassen,
- dem Verkauf von Programmheften und/oder anderen Produkten (Merchandising)
- Begleitung der Evakuierung der Häuser im Notfall.
Die Veranstaltungs- und Bewachungsdienste sind an den Standorten, standortübergreifend sowie an wechselnden Spielstätten der Geschäftsbereiche zu erbringen. Die Geschäftsbereiche sind:
- die Berliner Festspiele (BFS),
- das Haus der Kulturen der Welt (HKW),
- die Internationale Filmfestspiele Berlin (IFB)
- der Gropius Bau Berlin
Während die Internationalen Filmfestspiele Berlin über keine eigenen Spielstätten verfügen und verschiedene Kinos am Potsdamer Platz und in ganz Berlin nutzen, verfügen die BFS, das HKW und der Gropius Bau über eigene Spielstätten, die anlassbezogen durch fremde Spielstätten und Veranstaltungsorte ergänzt werden.
Für folgende Positionen wir qualifiziertes Personal benötigt
1. Einsatzleitung
Die Einsatzleitung übernimmt außerdem das Info-Management sowie das Briefing des eingesetzten Personals auf der Grundlage von Informationen des Auftraggebers. Sie ist für die Koordination und Einweisung des eingesetzten Personals, sowie weitere Aufgaben gemäß Anlage Teil C Entwurf Leistungsbeschreibung zuständig
2. Einlass-, Aufsichts- und Garderobenpersonal
Das Einlass- und Aufsichtspersonal scannt und kontrolliert die Eintrittskarten und ggf. andere Einlassvoraussetzungen an den Eingängen und verweist Unbefugte an die Einsatzleitung bzw. den Direktionsdienst des Auftraggebers. Das gleiche gilt für den Fall, dass sich Besucher*innen nicht an die Hausordnung der KBB halten.
3. Einlass Westtor MGB
Zu den Aufgaben gehört, das Führen von ausstellungsspezifischen Anwesenheitslisten, die Kontrolle der Dienstausweise des ausstellungsspezifischen Personals, sowei die Registrierung der dienstlichen Besucher und die Ausgabe von Gastausweisen und Kontrolle der ordnungsgemäßen Rückgabe.
4. Bedienung Hubpodium und Lastenaufzug MGB
Das Hubpodium wird nach Notwendigkeit zum Auf- und Abbau von Ausstellungen in Betrieb genommen. Materialien und Kunstwerke werden damit vom Sockelgeschoss in den Lichthof des Hauses transportiert. Der Lastenaufzug wird nach Notwendigkeit zum Auf- und Abbau von Ausstellungen in Betrieb genommen. Materialien, Kunstwerke und begleitende Personen werden damit von Sockelgeschoss ins EG, 1.OG, 2.OG und ins Dachgeschoß des Hauses transportiert.
5. Personal für Informationscounter/Tageskasse/Abendkassen
Zu den Aufgaben gehört, die Erteilung von Informationen zum HKW unter selbstständiger Nutzung aller zur Verfügung stehender Informationen, Beantwortung aller Anrufer auf der Tickethotline der KBB, Beratung von Besucher*innen zu Veranstaltungen, sowie der Verkauf von Eintrittskarten und die Ausgabe von Infomaterialien veranstaltungsspezifischen Materialien für Veranstaltung der KBB
6. Personal für den Verkauf von Merchandisingprodukten
Vor und während der Festivalzeit der Berlinale (vom Montag vor dem Festival bis zum letzten Festivaltag) werden Merchandisingprodukte zu den üblichen Geschäftszeiten verkauft.
Zu den Aufgaben gehört, der Verkauf von Merchandisingprodukten der Berlinale mit dem durch die KBB zur Verfügung gestellte Tool, - Beratung der Kund*innen zu Merchandisingprodukten, sowie die Bedienung und Kenntnisse Ticketingsystem und E-Cash System