Digitalisierung von Bestandsakten des Jugendamtes der Stadt Essen

Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle

Vom Dienstleister (im Folgenden "Auftragnehmer") sind folgende Leistungen in Form eines Werksvertrags zu erbringen:
1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung
2. Bereitstellung einer Aktenregistrierung
3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten
4. Digitalisierung der Papierakten
5. Rücklieferung von digitalisierten Akten
6. Vernichtung der Papierakten
Die einzelnen Leistungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet, sind in den folgenden Kapiteln genauer definiert.
In diesem Dokument wird darüber hinaus beschrieben, welche der heutigen Papierakten des Auftraggebers für die Digitalisierung relevant sind, und wie die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet, transportiert und digitalisiert werden sollen. Zusätzlich werden die qualitätssichernden Maßnahmen beschrieben.
Der auszuwählende Dienstleister muss seine Qualifikation für die Durchführung der hier beschriebenen Tätigkeiten durch entsprechende Referenzen nachweisen. Die geforderten Nachweise werden im Rahmen der Ausschreibungsdokumente näher spezifiziert.
Bei Vertragsschluss ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 EU-DSGVO zu unterzeichnen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-02-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-01-19.

Wer?

• Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung
• Unternehmensorganisation › Aktenführung

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-01-19	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-01-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenarchivierung
Referenznummer: B-2022-0042
Kurze Beschreibung:

Vom Dienstleister (im Folgenden "Auftragnehmer") sind folgende Leistungen in Form eines Werksvertrags zu erbringen: 1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung 2. Bereitstellung einer Aktenregistrierung 3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten 4. Digitalisierung der Papierakten 5. Rücklieferung von digitalisierten Akten 6. Vernichtung der Papierakten Die einzelnen Leistungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet, sind in den folgenden Kapiteln genauer definiert. In diesem Dokument wird darüber hinaus beschrieben, welche der heutigen Papierakten des Auftraggebers für die Digitalisierung relevant sind, und wie die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet, transportiert und digitalisiert werden sollen. Zusätzlich werden die qualitätssichernden Maßnahmen beschrieben. Der auszuwählende Dienstleister muss seine Qualifikation für die Durchführung der hier beschriebenen Tätigkeiten durch entsprechende Referenzen nachweisen. Die geforderten Nachweise werden im Rahmen der Ausschreibungsdokumente näher spezifiziert. Bei Vertragsschluss ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 EU-DSGVO zu unterzeichnen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenarchivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Essen, Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Rathaus, Porscheplatz 1
Postleitzahl: 45127
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: http://www.essen.de 🌏
E-Mail: vergabe@zentraler-service.essen.de 📧
Telefon: +49 201-8811330 📞
Fax: +49 201-889111330 📠
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YWV3XKBLD/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YWV3XKBLD 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-19 📅
Einreichungsfrist: 2023-02-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 017-045447
ABl. S-Ausgabe: 17
Zusätzliche Informationen

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich. Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YWV3XKBLD

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vom Dienstleister (im Folgenden "Auftragnehmer") sind folgende Leistungen in Form eines Werksvertrags zu erbringen:

1. Aufbereitung der Papierakten für die Digitalisierung

2. Bereitstellung einer Aktenregistrierung

3. Logistik und Transport bei der Digitalisierung der Papierakten

4. Digitalisierung der Papierakten

5. Rücklieferung von digitalisierten Akten

6. Vernichtung der Papierakten

Die einzelnen Leistungen, die der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet, sind in den folgenden Kapiteln genauer definiert.

In diesem Dokument wird darüber hinaus beschrieben, welche der heutigen Papierakten des Auftraggebers für die Digitalisierung relevant sind, und wie die Papierakten für die Digitalisierung vorbereitet, transportiert und digitalisiert werden sollen. Zusätzlich werden die qualitätssichernden Maßnahmen beschrieben.

Der auszuwählende Dienstleister muss seine Qualifikation für die Durchführung der hier beschriebenen Tätigkeiten durch entsprechende Referenzen nachweisen. Die geforderten Nachweise werden im Rahmen der Ausschreibungsdokumente näher spezifiziert.

Bei Vertragsschluss ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 EU-DSGVO zu unterzeichnen.

Die Dienstleistung umfasst folgende Mengen:

Aktenart

Elternbeiträge 35.500 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 100

Vormundschaften 2.100 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 250

Beistandschaften 4.200 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 210

Unterhaltsvorschusskasse 11.700 Akten, durchschnittliche Blattzahl: 140

Summe: 53.500 Akten,

Dauer: 6 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Jugendamt der Stadt Essen Kopstadtplatz 12 45127 Essen, Jugendamt der Stadt Essen I.Hagen 26 45127 Essen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Eigenerklärung zur Eignung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Der Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Nachweis zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-02-24 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:01

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y68YWV3XKBLD/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YWV3XKBLD

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473045 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Quelle: OJS 2023/S 017-045447 (2023-01-19)

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