Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Nachweis eines eingeführten Qualitätsmanagements beim Bewerber.
Bewertung des eingeführten Qualitätsmanagements
Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Eingeführtes und beschriebenes QM
Mittlerer Zielerfüllungsgrad (2,5 Pkt.) = QM ist eingeführt und beschrieben sowie an eine marktgängige Prüfnorm angelehnt
Hoher Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 liegt vor.
Nachweis der Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder einer vergleichbaren Zertifizierung (z.B. DIN EN 50600 oder BSI C5) für den Betrieb des Rechenzentrums aus dem heraus die Leistungen im „managed service“ für das RK-Tools erbracht werden.
Nachweis durch eine Eigenerklärung, dass die Gesamtzahl der Abrechnungsfälle pro Jahr mind. 250.000 beträgt
Nachweis das der Bewerber zum Betrieb und zur Bereitstellung des angebotenen RK-Tools für und an Dritte autorisiert ist oder
Vorlage einer Eigenerklärung, dass der Bewerber selbst Hersteller oder Lizenzgeber für das angebotene RK-Tool ist
Nachweis der beruflichen Befähigung von vom Bewerber zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitern für die Durchführung der Reisekostenabrechnung, sowie Bereitstellung und Betrieb des „managed service“ des RK-Tools während der Vertragslaufzeit in folgender Anzahl und Rollen:
• 2 kaufmännische Team Manager für Reisekostenabrechnung
• 10 Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnung
• 2 Helpdesk - Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung
• 2 IT-Spezialisten für den 2dn Level Support des angebotenen RK-Tools als Ansprechpartner für die IT-Abteilung des SWR
Hinweis: Die geforderte Anzahl von Mitarbeitern ist auf die Kapazitäten des Bewerbers insgesamt bezogen, bedeutet jedoch nicht, dass diese Anzahl von Mitarbeitern während der Vertragslaufzeit ausschließlich für den Auftraggeber vorgehalten oder eingesetzt werden müssen.
Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten für die Durchführung von RK-Abrechnungen und die Bereitstellung eines Tools zur Erfassung und Verarbeitung von Anträgen und Belegen, sowie zugehöriger Service in vergleichbarer Größenordnung in den vergangenen 2 Jahren mit Angabe des Kunden. Die Bewertung der eingereichten Referenzen erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden vergleichend, anhand der vorgegebenen Anforderungen in nachfolgender Auflistung in Art und Größenordnung im Hinblick auf ihren Schwierigkeitsgrad bewertet und danach ob und in welchem Grad sie der ausgeschriebenen Leistung nahekommen.
Projektvolumen-Größenordnung 1 Jährliche Abrechnungsfälle min. 50.000 Stück Ja/Nein
Projektvolumen-Größenordnung 2 Gesamtanzahl der abzurechnenden Personen min. 7.500 Ja/Nein
Projektvolumen-Größenordnung 3 Anzahl der kundenseitigen Nutzer des RK-Tools min. 5.000 Ja/Nein
Projektvolumen-Größenordnung 4 Anzahl der gleichzeitigen Nutzer des RK-Tools min. 100 Ja/Nein
Funktionsumfang 1 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) abgerechnet Ja/Nein
Funktionsumfang 2 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten mit Belegen in Fremdwährungen abgerechnet Ja/Nein
Funktionsumfang 3 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden zur Abwicklung der Reisekosten Belege in elektronischer Form eingereicht Ja/Nein
Funktionsumfang 4 Im Rahmen des Referenzprojektes wurde ein RK-Tool eingesetzt, mit dem die Abrechnenden die Abrechnungsdaten erfassen, Belege digitalisieren und der Abrechnungsstelle zur Verfügung stellen konnten Ja/Nein
Organisation des Helpdesks Kurze Beschreibung (RK-Tool und Abrechnungsunterstützung, Headcount, Verfügbarkeit, etc. Ja/Nein
Unterstützungsleistungen Kurze Beschreibung der Vorgehensweise und der vereinbarten SLA's Ja/Nein
0 P =0 bis 4 Kriterien erfüllt
12,5 P = 5 bis 8 Kriterien erfüllt
25 P = 9 bis 10 Kriterien erfüllt