DL zur Durchführung der Reisekostenabrechnung für den SWR sowie Bereitstellung und Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten

Südwestrundfunk

Der Südwestrundfunk (SWR) schreibt mit diesem Verfahren die Durchführung der Reisekostenabrechnung sowie Bereitstellung und Betrieb eines (RK-Tool) Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten aus.
Die geforderte Leistung umfasst zum einen die Abwicklung der Reisekostenabrechnung für den SWR in Form einer zu erbringenden Dienstleistung, zum anderen die Bereitstellung und den Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten in Form eines „managed service“.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-03-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-02-02.

Wer?

• Südwestrundfunk

Wie?

• Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-02-02	Auftragsbekanntmachung
2023-06-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-02-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Kurze Beschreibung:

Der Südwestrundfunk (SWR) schreibt mit diesem Verfahren die Durchführung der Reisekostenabrechnung sowie Bereitstellung und Betrieb eines (RK-Tool) Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten aus. Die geforderte Leistung umfasst zum einen die Abwicklung der Reisekostenabrechnung für den SWR in Form einer zu erbringenden Dienstleistung, zum anderen die Bereitstellung und den Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten in Form eines „managed service“.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Südwestrundfunk
Postanschrift: Einkauf Allgemein/Produktion, Neckarstr. 230
Postleitzahl: 70190
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.swr.de 🌏
E-Mail: vergabe-ap@swr.de 📧
URL der Dokumente: http://www.swr.de/ausschreibungen 🌏
URL der Teilnahme: https://it-vergabe.eu/vergabe/angebot/c8e1e9d9c649a98a1a196a68605947c0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-02-02 📅
Einreichungsfrist: 2023-03-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 027-078675
ABl. S-Ausgabe: 27

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die geforderte Leistung umfasst zum einen die Abwicklung der Reisekostenabrechnung für den SWR in Form einer zu erbringenden Dienstleistung, zum anderen die Bereitstellung und den Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten in Form eines „managed service“.

Geschätzter Gesamtwert: 2 100 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Auslagerung der Reisekostenabrechnung an einen Dienstleister inkl. der Bereitstellung eines „managed service“ für ein RK-Tool für die vollständige Abwicklung der Reisekostenabrechnung.

Der Auftragnehmer muss zudem bei der Inbetriebnahme, sowie bei den notwendigen Anpassungen an die SWR-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen, fachgerecht durch Konzeption und Realisierung (Implementierung und Customizing) mitwirken.

Die zu erbringenden Leistungen umfassen:

• die Reisekostenabrechnung mit Antragstellung, Genehmigungsverfahren, Abrechnung

• GoBD-konforme Abrechnung von Dienstreisen

• die Prüfung (nach Bundesreisekostengesetz, DV Reisekosten bzw. individuellen SWR-Vorgaben) und ggf. sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche sowie die revisionssiche-re Archivierung mit Löschung nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Reisekos-ten festangestellter und freier Mitarbeiter.

• die Bereitstellung eines „managed service“ für das angebotene RK-Tool zur Antragstellung, Genehmigung, Abrechnung, Prüfung sowie Archivierung der Abrechnungsfälle

• Customizing und ggf. Implementierung des bereitzustellenden RK-Tools

• Bereitstellung von Schnittstellen für

- Stammdatenübermittlung

- zur Implementierung der Buchungsdaten (AirPlus)

- Vergütungsservice (Paisy)

- HA Finanzen

• Import von

- Kreditkartenumsätzen

- digitalen Belegen

• Auszahlung entweder über SAP/R3, alternativ über Treuhandkonto-Auszahlung

• Einführung und Schulung des Systems/Leitfaden

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 100 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag verlängert sich zwei Mal automatisch um jeweils 12 Monate bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von 72 Monaten sofern er vom Auftraggeber nicht mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt wird.

Beschreibung der Optionen: Die in den Verfahrens-und Vertragsunterlagen genannten Optionen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123,124 GWB ist die Eigenerklärung im Bewerbungsbogen auszufüllen.

- Aktueller Nachweis, dass der Bewerber im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) oder ein vergleichbarer Nachweis (bspw. Partnerschaftsregister), nicht älter als ein Jahr.

- Wichtiger Hinweis zur Einbeziehung weiterer Unternehmen:

Bei einer Bietergemeinschaft sind die geforderten Nachweise zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit von allen Bietern einer Bietergemeinschaft nachzuweisen. Die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlich technischen Leistungsfähigkeit können getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft

eingereicht werden. Beabsichtigt der Bieter/Bietergemeinschaft, sich zur Erfüllung der Eignung anderer Unternehmen im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder fachlich-technischen Leistungsfähigkeit zu bedienen (§47 VgV), hat er/sie die im Bereich der Eignungsprüfung geforderten Nachweise und Erklärungen zur Eignung des anderen Unternehmens entsprechend der übernommenen Aufgaben vorzulegen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:

• Für Personen- und Sachschäden bis zu 3 Mio. € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt 6 Mio. €.

• Für Bearbeitungsschäden bis zu 100.000 € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt mindestens 200.000 €.

• Oder die Bestätigung, dass die Summen im Auftragsfall angepasst werden. Ein Nachweis ist jedoch in jedem Fall beizulegen

Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder einen gleichwertigen Nachweis einer

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist. Mindestanforderung: Nachweis mit mindestens „Guter Bonität“, nicht älter als 1 Jahr, eine einfache Bankauskunft reicht nicht aus.

Bewertung der Bonität

Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Mindestanforderung erfüllt

Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Sehr gute Bonität

Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Ausgezeichnete Bonität

Angabe der Höhe des Umsatzes im Leistungsbereich in den letzten 3 vorliegenden Geschäftsjahren. Der Mindestumsatz muss über 500.000 € pro Jahr im Schnitt liegen.

Bewertung der Umsatzentwicklung

Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Umsatz tendenziell fallend

Mittlerer Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Umsatz tendenziell gleichbleibend

Hoher Zielerfüllungsgrad (10 Pkt.) = Umsatz tendenziell steigend

Mindeststandards:

Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:

• Für Personen- und Sachschäden bis zu 3 Mio. € je Schadensereignis. Die Deckungssumme gilt je Versicherungsfall, die Jahreshöchstleistung für alle Schadensereignisse beträgt 6 Mio. €.

• Oder die Bestätigung, dass die Summen im Auftragsfall angepasst werden. Ein Nachweis ist jedoch in jedem Fall beizulegen

Nachweis der Bonität anhand eines Bonitätsnachweises mit Bonitätsindex über eine Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, CRIF Bürgel) oder einen gleichwertigen Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bieter angemeldet ist. Mindestanforderung: Nachweis mit mindestens „Guter Bonität“, nicht älter als 1 Jahr, eine einfache Bankauskunft reicht nicht aus.

Angabe der Höhe des Umsatzes im Leistungsbereich in den letzten 3 vorliegenden Geschäftsjahren. Der Mindestumsatz muss über 500.000 € pro Jahr im Schnitt liegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nachweis eines eingeführten Qualitätsmanagements beim Bewerber.

Bewertung des eingeführten Qualitätsmanagements

Niedriger Zielerfüllungsgrad (0 Pkt.) = Eingeführtes und beschriebenes QM

Mittlerer Zielerfüllungsgrad (2,5 Pkt.) = QM ist eingeführt und beschrieben sowie an eine marktgängige Prüfnorm angelehnt

Hoher Zielerfüllungsgrad (5 Pkt.) = Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 liegt vor.

Nachweis der Zertifizierung nach DIN ISO 27001 oder einer vergleichbaren Zertifizierung (z.B. DIN EN 50600 oder BSI C5) für den Betrieb des Rechenzentrums aus dem heraus die Leistungen im „managed service“ für das RK-Tools erbracht werden.

Nachweis durch eine Eigenerklärung, dass die Gesamtzahl der Abrechnungsfälle pro Jahr mind. 250.000 beträgt

Nachweis das der Bewerber zum Betrieb und zur Bereitstellung des angebotenen RK-Tools für und an Dritte autorisiert ist oder

Vorlage einer Eigenerklärung, dass der Bewerber selbst Hersteller oder Lizenzgeber für das angebotene RK-Tool ist

Nachweis der beruflichen Befähigung von vom Bewerber zur Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeitern für die Durchführung der Reisekostenabrechnung, sowie Bereitstellung und Betrieb des „managed service“ des RK-Tools während der Vertragslaufzeit in folgender Anzahl und Rollen:

• 2 kaufmännische Team Manager für Reisekostenabrechnung

• 10 Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnung

• 2 Helpdesk - Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung

• 2 IT-Spezialisten für den 2dn Level Support des angebotenen RK-Tools als Ansprechpartner für die IT-Abteilung des SWR

Hinweis: Die geforderte Anzahl von Mitarbeitern ist auf die Kapazitäten des Bewerbers insgesamt bezogen, bedeutet jedoch nicht, dass diese Anzahl von Mitarbeitern während der Vertragslaufzeit ausschließlich für den Auftraggeber vorgehalten oder eingesetzt werden müssen.

Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten für die Durchführung von RK-Abrechnungen und die Bereitstellung eines Tools zur Erfassung und Verarbeitung von Anträgen und Belegen, sowie zugehöriger Service in vergleichbarer Größenordnung in den vergangenen 2 Jahren mit Angabe des Kunden. Die Bewertung der eingereichten Referenzen erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Die eingereichten Referenzen werden vergleichend, anhand der vorgegebenen Anforderungen in nachfolgender Auflistung in Art und Größenordnung im Hinblick auf ihren Schwierigkeitsgrad bewertet und danach ob und in welchem Grad sie der ausgeschriebenen Leistung nahekommen.

Projektvolumen-Größenordnung 1 Jährliche Abrechnungsfälle min. 50.000 Stück Ja/Nein

Projektvolumen-Größenordnung 2 Gesamtanzahl der abzurechnenden Personen min. 7.500 Ja/Nein

Projektvolumen-Größenordnung 3 Anzahl der kundenseitigen Nutzer des RK-Tools min. 5.000 Ja/Nein

Projektvolumen-Größenordnung 4 Anzahl der gleichzeitigen Nutzer des RK-Tools min. 100 Ja/Nein

Funktionsumfang 1 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) abgerechnet Ja/Nein

Funktionsumfang 2 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden Reisekosten mit Belegen in Fremdwährungen abgerechnet Ja/Nein

Funktionsumfang 3 Im Rahmen des Referenzprojektes wurden zur Abwicklung der Reisekosten Belege in elektronischer Form eingereicht Ja/Nein

Funktionsumfang 4 Im Rahmen des Referenzprojektes wurde ein RK-Tool eingesetzt, mit dem die Abrechnenden die Abrechnungsdaten erfassen, Belege digitalisieren und der Abrechnungsstelle zur Verfügung stellen konnten Ja/Nein

Organisation des Helpdesks Kurze Beschreibung (RK-Tool und Abrechnungsunterstützung, Headcount, Verfügbarkeit, etc. Ja/Nein

Unterstützungsleistungen Kurze Beschreibung der Vorgehensweise und der vereinbarten SLA's Ja/Nein

0 P =0 bis 4 Kriterien erfüllt

12,5 P = 5 bis 8 Kriterien erfüllt

25 P = 9 bis 10 Kriterien erfüllt

Mindeststandards:

Nachweis eines eingeführten Qualitätsmanagements beim Bewerber.

Nachweis durch eine Eigenerklärung, dass die Gesamtzahl der Abrechnungsfälle pro Jahr mind. 250.000 beträgt

Nachweis das der Bewerber zum Betrieb und zur Bereitstellung des angebotenen RK-Tools für und an Dritte autorisiert ist oder

Vorlage einer Eigenerklärung, dass der Bewerber selbst Hersteller oder Lizenzgeber für das angebotene RK-Tool ist

• 2 kaufmännische Team Manager für Reisekostenabrechnung

• 10 Sachbearbeiter für Reisekostenabrechnung

• 2 Helpdesk - Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung

• 2 IT-Spezialisten für den 2dn Level Support des angebotenen RK-Tools als Ansprechpartner für die IT-Abteilung des SWR

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- Einhaltung der Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG)

- Die Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg

(LTMG) sind einzuhalten. Der Bieter / jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss / müssen die erforderliche Verpflichtungserklärung abgeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Sollten nach durchgeführter Eignungsprüfung mehr als drei geeignete Bewerber zur Verfügung stehen, werden aus diesen Bewerbern die drei ausgewählt, die der Rangfolge nach die höchste Bewertungspunktzahl erreicht haben. Bei Punktgleichheit zählt die höchste erreichte Punktzahl im Bereich der fachlich-technischen Leistungsfähigkeit. Sollten dann immer noch mehr als drei Bewerber auf dem gleichen Rang stehen, werden alle Bewerber auf Rang 3 aufgefordert ein Angebot einzureichen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-03-16 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-07-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.swr.de 🌏
Dokumente URL: http://www.swr.de/ausschreibungen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721926-8730 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der oben genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit:

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Verfahrens- und Vertragsunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Quelle: OJS 2023/S 027-078675 (2023-02-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2023/S 027-078675
Kurze Beschreibung:

Der Südwestrundfunk (SWR) schreibt mit diesem Verfahren die Durchführung der Reisekostenabrechnung sowie Bereitstellung und Betrieb eines (RK-Tool) Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten aus. Die geforderte Leistung umfasst zum einen die Abwicklung der Reisekostenabrechnung für den SWR in Form einer zu erbringenden Dienstleistung, zum anderen die Bereitstellung und den Betrieb eines Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten in Form eines „managed service“.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 124-389009
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 027-078675
ABl. S-Ausgabe: 124

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Südwestrundfunk (SWR) schreibt mit diesem Verfahren die Durchführung der Reisekostenabrechnung

sowie Bereitstellung und Betrieb eines (RK-Tool) Systems zur Erfassung und Verarbeitung der für die

Reisekostenabrechnung notwendigen Daten aus.

Die geforderte Leistung umfasst zum einen die Abwicklung der Reisekostenabrechnung für den SWR in Form

einer zu erbringenden Dienstleistung, zum anderen die Bereitstellung und den Betrieb eines Systems zur

Erfassung und Verarbeitung der für die Reisekostenabrechnung notwendigen Daten in Form eines „managed

service“.

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Auslagerung der Reisekostenabrechnung an einen

Dienstleister inkl. der Bereitstellung eines „managed service“ für ein RK-Tool für die vollständige Abwicklung der

Reisekostenabrechnung.

Der Auftragnehmer muss zudem bei der Inbetriebnahme, sowie bei den notwendigen Anpassungen an die

SWR-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen, fachgerecht durch Konzeption und

Realisierung (Implementierung und Customizing) mitwirken.

• die Reisekostenabrechnung mit Antragstellung, Genehmigungsverfahren, Abrechnung

• GoBD-konforme Abrechnung von Dienstreisen

• die Prüfung (nach Bundesreisekostengesetz, DV Reisekosten bzw. individuellen SWR-Vorgaben) und ggf.

sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche sowie die revisionssichere Archivierung mit Löschung nach den

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Reisekosten festangestellter und freier Mitarbeiter.

• die Bereitstellung eines „managed service“ für das angebotene RK-Tool zur Antragstellung, Genehmigung,

Abrechnung, Prüfung sowie Archivierung der Abrechnungsfälle