Externes Servicepersonal für Veranstaltungsbetreuung für die Hauptverwaltung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V., Glinkastr. 40, 10117 Berlin

Titel

Externes Servicepersonal für Veranstaltungsbetreuung für die Hauptverwaltung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V., Glinkastr. 40, 10117 Berlin
J-2022-38

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung sind die Vergabe von Serviceleistungen für den Veranstaltungs- und Konferenzbereich für die Hauptverwal-
tung der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V., Glinkastr. 40, 10117 Berlin.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung sind die Vergabe von Serviceleistungen für den Veranstaltungs- und Konferenzbereich des Auftraggebers. Der Auftragnehmer (AN) führt in Absprache mit dem Auftraggeber (AG) sämtliche Tätigkeiten aus, die für die Sicherstellung der Einhaltung des Servicestandards (siehe Anlage A, Vergabeunterlagen) bei der Sitzungsbewirtung in der DGUV erforderlich sind.
Darüber hinaus sind durch den AN die anfallenden Reinigungsarbeiten, welche sich aus der Auftragsbearbeitung ergeben, auszuführen (siehe Anlage B, Vergabeunterlagen).
Bewirtungsumfang: Der Bewirtungsstandard ist in den Bewirtungsrichtlinien der DGUV festgelegt und hängt u.a. von Art und Dauer der Sitzung ab. Bei der Bewirtung mit Essen erfolgt ein Mittagsimbiss in Form eines Imbiss-Buffets pro Veranstaltung. Darüber hinaus erfolgt für bestimmte Sitzungsarten in Ausnahmefällen eine In-Raum-Bewirtung mit Fingerobst, belegten Brötchen, Kuchen o. ä. in den Sitzungsräumen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag verlängert sich maximal zweimal um jeweils 12 Monate (Verlängerungsoption) automatisch, sofern der AG die Rahmenvereinbarung nicht
mit einer Frist von 3 Monaten vor dem jeweiligen Vertragslaufzeitende in Schriftform (§ 126 BGB) kündigt. Der AN hat keinen Anspruch darauf, dass eine Vertragsverlängerung tatsächlich erfolgt. Die Gesamtlaufzeit des Vertrages beträgt daher maximal 48 Monate ab Vertragsbeginn.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollte die Prüfung der Teilnahmeanträge ergeben, dass mehr als drei Bewerber die unter A. Allgemeine Hinweise Kap. II. 1. b) aa) (siehe Vergabeunterlagen) geforderten Mindestanforderungen erfüllen, wird der Auftraggeber jene drei und höchstens fünf Bewerber zur Abgabe eines Angebots auffordern, welche die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Hierbei geht der Auftraggeber wie folgt vor:
Zusätzliche Referenzprojekte:
Es erfolgt eine Bewertung der vorgelegten zusätzlichen Referenzprojekte des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft entsprechend der nachstehend genannten Bewertungssyste-
matik je Referenz.
Wie im Hinweis unter A. Allgemeine Hinweise Kap. II. 1. b) aa) (siehe Vergabeunterlagen) ausgeführt, dürfen zusätzlich bis zu drei Referenzprojekte des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden, die im Rahmen der Bewerberreduzierung berücksichtigt werden (= zusätzliche Referenzprojekte).
Die Nichtvorlage zusätzlicher Referenzprojekte führt nicht zum Ausschluss des Teilnahmeantrags, jedoch kann die Nichtvorlage dazu führen, dass der Teilnaheantrag bei entsprechender Beteiligung von Wettbewerbern im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht berücksichtigt werden kann, wenn der jeweilige Teilnahmeantrag außerhalb der begrenzten Bewerberzahl liegt (vgl. § 51 VgV).
Fehlende zusätzliche Referenzprojekte werden nicht nachgefordert. Die zusätzlichen Referenzprojekte müssen nicht alle oben in Bezug genommenen Mindestanforderungen zu Referenzprojekte sämtlich je Referenz erfüllen. Beispiel: Der Bewerber legt ein zusätzliches Referenzprojekt vor, dass beispielsweise nur eine einheitliche Dienstkleidung von den oben
in Bezug genommenen Leistungsbestandteilen abdeckt. Der Bewerber erhält dennoch Punkte gemäß der folgenden Bewertungssystematik für diesen nachgewiesenen Leistungsbestandteil.
Je zusätzlichen Referenzprojekt können maximal 100 Punkte erreicht werden. Bei Abgabe von drei zusätzlichen Referenzprojekten können in diesem Kriterium maximal 300 Punkte erreicht werden. Bewertet werden ausgeführte Leistungen des Unternehmens, die dem Auftragsinhalt nahekommen oder ähneln und die in Umfang und Schwierigkeitsgrad (Komplexität) den ausge-
schriebenen Leistungen entsprechen. Die Wertung erfolgt anhand der pro Kriterium vorgegebenen Wertungspunkte.
Folgende Anforderungen werden je Referenzprojekt bewertet:
- Einheitliche Dienstkleidung der eingesetzten Servicekräfte (Ja 20 Punkte / Nein 0 Punkte)
- Auftraggeber mit mindestens 10 Veranstaltungsräumen (Ja 20 Punkte / Nein 0 Punkte)
- bereitgestellter Personalpool von mindestens 10 Servicekräfte (Ja 20 Punkte / Nein 0 Punkte)
- Service zu einem Konferenzbetrieb mit mindestens 200 Teilnehmern (Ja 20 Punkte / Nein 0 Punkte)
- Reaktionszeit von maximal 2 Stunden, um zumindest einen Servicemitarbeiter innerhalb der üblichen Servicezeiten zur Verfügung zu stellen (Ja 20 Punkte / Nein 0 Punkte)
Als Gesamtpunktzahl können somit maximal 300 Punkte erreicht werden. Belegen innerhalb der ermittelten Rangfolge zwei (oder mehrere) Bewerber den letzten Platz und ist die o.g. vor-
gesehene Bewerbergrenze bereits erreicht, entscheidet das Losverfahren über die Zulassung zur Angebotsphase zwischen diesen gleichplatzierten Bewerbern.

Zusätzliche Informationen

Probezeit: Die ersten sechs Monate des Vertragsverhältnisses nach Zuschlagserteilung gelten als Probezeit. Während dieser Zeit kann der Vertrag einseitig vom AG jederzeit mit einer Frist von acht Wochen zum Monatsende ohne Angabe eines Grundes gekündigt werden.
Höchstwert der Leistungen: Der Höchstwert der Leistungen, die auf der Grundlage der abzuschließenden Rahmenvereinbarung maximal abgerufen werden kann, ist festgelegt auf 8000 Personenstunden. Es besteht kein Anspruch des AN gegen den AG auf Abruf von Leistungen bis zum Erreichen des festgelegten Höchstwerts. Der festgelegte Höchstwert stellt keine Mengen- oder Umsatzgarantie in Bezug auf die ausgeschriebene Rahmenvereinbarung dar. Das Gesamtvolumen der nach der Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen richtet sich nach dem konkreten Bedarf des AG während der Vertragslaufzeit.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Erklärung zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers:
Darstellung des Bewerberunternehmens bzw. der einzelnen Mitgliedsunternehmen der Bewerbergemeinschaft mit Beschreibung des Leistungsprofils, der Unternehmensgröße, der Angabe des Hauptsitzes und weiterer Standorte sowie Beschreibung der Struktur. Die Eigenerklärung ist jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von allen Unterauftragnehmern abzugeben.
2. Zuverlässigkeitserklärung:
Eigenerklärung, dass für den Bewerber die in §§ 123, 124 GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. Die Eigenerklärung ist jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und von allen Unterauftragnehmern abzugeben.
3. Eigenerklärung Eintragung in das Berufs- / Handelsregister, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, Negativbescheinigung in Insolvenzsachen sowie Abführung der Krankenversicherungsbeiträge und Steuern:
Eigenerklärung, dass die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht und die Krankenversicherungsbeiträge der Mitarbeiter sowie Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, soweit der Bewerber dort eingetragen ist, nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist ist in Kopie beizufügen. Eigenerklärung und Nachweis sind jeweils vom Bewerber bzw. dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft und allen Unterauftragnehmern abzugeben.
4. Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014: Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung:
Gefordert ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,00 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden sowie 1.500.000,00 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden (jeweils pro Jahr 2-fach maximiert) oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird (= Mindestanforderung).
2. Eigenerklärung Gesamtumsatz (in Euro netto) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre:
Die Bewerber haben ihren Gesamt-Jahresumsatz in Euro (netto) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben. Von Unternehmen, die noch nicht volle drei Jahre tätig sind (Newcomer), müssen die geforderten Angaben jedenfalls insoweit machen, als sie verfügbar sind.

Zu 1.: Gefordert ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,00 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden sowie 1.500.000,00 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden (jeweils pro Jahr 2-fach maximiert) oder eine Erklärung, dass der Bewerber eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird (= Mindestanforderung).
Zu 2.: Es wird ein Mindestumsatz in Höhe von mindestens 600.000 EUR im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre gefordert (=Mindestanforderung).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung Mitarbeiterzahl:
Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag Angaben zur Anzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitnehmer für jedes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre zu machen. Von Unternehmen, die noch nicht volle drei Jahre tätig sind (Newcomer), müssen die geforderten Angaben jedenfalls insoweit machen, als sie verfügbar sind.
2. Angaben zu verantwortlichem Personal:
Gemäß Leistungsbeschreibung (dort Ziff. IV) hält der Auftragnehmer drei Servicekräfte ständig in den in der Leistungsbeschreibung genannten Servicezeiten zum Einsatz beim Auftraggeber bereit sowie eine Service- und Teamleitung. Die Bewerber haben mit ihrem Teilnahmeantrag für diese drei Servicekräfte und die Service- und Teamleitung, welche zur Leistungserbringung vorgesehen sind, das tabellarische Mitarbeiterprofil gemäß Eignungsbogen einzureichen.
3. Angaben zu Referenzprojekten des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft:
Die Bewerber haben mit ihrem Angebot - gemäß der vorgegebenen Struktur - vollständige Informationen über früher erfolgreich ausgeführte Aufträge der letzten drei Jahre aus dem Bereich externes Servicepersonal für Veranstaltungsbetreuung einzureichen, die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische und
berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters gibt. Die zu referenzierenden Leistungen müssen sich auf erfolgreich ausgeführte Leistungen beziehen, die dem hier gemäß Leistungsbeschreibung gegenständlichen Auftragsinhalt nahekommen oder ähneln und die in Umfang und Schwierigkeitsgrad (Komplexität) mit den gegenständlich ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Die Referenzen müssen folgende Angaben enthalten:
- Name des Auftragnehmers (Bewerber / Bewerbergemeinschaft oder einzelnes Mitglied)
- Name und Adresse des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer; falls nicht möglich, Art und Größe (Anzahl Mitarbeiter) der Organisation
- Projektauftrag (inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung zum Nachweis der Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung. Der Bewerber hat den Bezug zur ausgeschriebenen Leistung nachvollziehbar zu erläutern.)
- Leistungszeitraum (von - bis)
- Einheitliche Dienstkleidung (Ja / Nein)
- Anzahl Veranstaltungsräume
- Umfang des bereitgestellten Personalpools (Personenanzahl)
- Konferenzbetrieb (falls ja, Angabe Höchstzahl Teilnehmer)
- Reaktionszeit

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 1. Pro Jahr muss der Bieter mindestens 10 Mitarbeiter vorweisen, die im ausgeschriebenen Leistungsumfeld tätig sind (= Mindestanforderung).
Zu 2.
Hierbei sind neben den drei Servicekräften eine Service- und eine Teamleitung zu benennen, die die unten aufgeführten Mindestanforderungen erfüllen (= Mindestan-
forderung).
Das Profil der Mitarbeitenden soll jeweils folgende Angaben enthalten:
- Name, Vorname
- Position im Unternehmen
- Ausbildung / Studium (nur zu Serviceleitung relevant)
- Dauer Berufserfahrung im ausgeschriebenen Umfeld in Jahre
- Persönliche Referenzen der letzten drei Jahre gemäß den folgenden Festsetzungen; die Nachweise sollen folgende Angaben enthalten: Name und Adresse des Auftraggebers sowie Benennung eines An-
sprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer; falls nicht möglich, Art und Größe (Anzahl Mitarbeiter) der Organisation; Projektinhalte / -schwerpunkte mit Angabe des Umfangs der Leistungen (aussagekräftige Beschreibung der Tätigkeit des/r Beteiligten im Projekt, aus der die Erfahrung bezogen auf die Anforderungen im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen erkennbar ist); Einheitliche Dienstkleidung (Ja / Nein); Service bei Konferenzbetrieb (falls ja, Angabe Teilnehmer); Leistungszeitraum.
Die drei Servicekräfte müssen über folgende Qualifikationen/Referenzen verfügen (= Mindestanforderung):
(1) Alle der drei mit dem Teilnahmeantrag anzugebenden und während des Auftrags einzusetzenden Servicekräfte müssen jeweils eine Berufserfahrung im ausgeschriebenen Umfeld von jeweils mindestens drei Jahren vorweisen.
(2) Jede der drei Servicekräfte muss mindestens eine persönliche Referenz mit folgenden Leistungsbestandteilen vorlegen: einheitliche Dienstkleidung; Begleitung eines Konferenzbetriebs mit mindestens 200 Teilnehmern. Vergleichbarkeit: Zur Referenz müssen Projektinhalte / -schwerpunkte zusammen mit dem Umfang der Leistungen in Form einer aussagekräftigen Beschreibung der Tätigkeit des/r Beteiligten im Projekt angegeben werden, aus der die Erfahrung bezogen auf die Anforderungen im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen erkennbar ist.
Die Serviceleitung muss über folgende Qualifikationen/Referenzen verfügen (= Mindestanforderung):
(1) Nachweis einer Ausbildung zum Hotel- oder Restaurantfachfrau/-mann, Fachfrau/-mann für Systemgastronomie oder vergleichbare Ausbildung (die Vergleichbarkeit der Ausbildung ist vom Bewerber nachvollziehbar darzulegen).
(2) Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einem Restaurant oder Konferenzbetrieb.
(3) Mindestens eine persönliche Referenz zum Nachweis eines Projekts bei dem der Mitarbeiter als Serviceleitung eingesetzt war und Leistungsbestandteil eine einheitliche Dienstkleidung der Servicekräfte, sowie die Serviceleitung für einen Konferenzbetrieb mit mindestens 200 Teilnehmern war. Vergleichbarkeit: Zur Referenz müssen Projektinhalte / -schwerpunkte zusammen mit dem Umfang der Leistungen in Form einer aussagekräftigen Beschreibung der Tätigkeit des/r Beteiligten im Projekt angegeben werden, aus der die Erfahrung bezogen auf die Anforderungen im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen erkennbar ist.
Die Teamleitung muss über folgende Qualifikationen/Referenzen verfügen (= Mindestanforderung):
(1) Mindestens vier Jahre Berufserfahrung in einem Restaurant oder Konferenzbetrieb.
(2) Mindestens eine persönliche Referenz zum Nachweis eines Projekts bei dem der Mitarbeiter als Teamleitung eingesetzt war und Leistungsbestandteil eine einheitliche Dienstkleidung der Servicekräfte, sowie die Teamleitung für eine Veranstaltung mit mindestens 100 Teilnehmern war. Vergleichbarkeit: Zur Referenz müssen Projektinhalte / -schwerpunkte zusammen mit dem Umfang der Leistungen in Form einer aussagekräftigen Beschreibung der Tätigkeit des/r Beteiligten im Projekt angegeben werden, aus der die Erfahrung bezogen auf die Anforderungen im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen erkennbar ist.
Zu 3.
Mindestens eine Referenz muss die folgenden Mindestanforderungen sämtlich erfüllen:
(1) Der Bieter hat durch das Einreichen von mindestens einer Referenz über vergleichbare Leistungen im o.g. Umfang aus dem Bereich externes Servicepersonal für Veranstaltungsbetreuung seine Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Leistungsbestandteil der Referenz muss
- eine einheitliche Dienstkleidung der eingesetzten Servicekräfte,
- Auftraggeber mit mindestens 10 Veranstaltungsräumen,
- ein bereitgestellter Personalpool von mindestens 10 Servicekräfte,
- und der Service zu einem Konferenzbetrieb mit mindestens 200 Teilnehmern gewesen sein,
- sowie eine Reaktionszeit von maximal 2 Stunden, um zumindest einen Servicemitarbeiter innerhalb der üblichen Servicezeiten zur Verfügung zu stellen.
(2) Die Darstellungen zum Projektauftrag müssen nachvollziehbar und aussagekräftig sein, damit eine Vergleichbarkeit mit der ausgeschriebenen Leistung festgestellt werden kann.
(3) Die Referenz muss mindestens einen Leistungszeitraum von einem Jahr vorweisen. Sofern die Leistungserbringung noch fortläuft, muss diese mindestens ein Jahr erbracht worden sein. Sofern die Leistungen bereits abgeschlossen sind, dürfen diese nicht länger als drei Jahre zurückliegen (Stichtag: Ablauf der Teilnahmefrist).
Hinweis: Der Bewerber muss mit dem Nachweis mindestens eines Referenzprojekts aus den letzten drei Jahren die o.g. Mindestanforderungen sämtlich erfüllen. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Darüber hinaus dürfen zusätzlich bis zu drei Referenzprojekte des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden, die im Rahmen der Bewerberreduzierung (siehe unten cc) berücksichtigt werden (= zusätzliche Referenzprojekte). Diese zusätzlichen Referenzprojekte müssen nicht alle o.g. Mindestanforderungen sämtlich je Referenz erfüllen (Beispiel: Der Bewerber legt ein zusätzliches Referenzprojekt vor, dass beispielsweise nur eine einheitliche Dienstkleidung von den geforderten
Leistungsbestandteilen abdeckt. Der Bewerber erhält dennoch Punkte gemäß der Bewertungssystematik (siehe unten cc) für diesen nachgewiesenen Leistungsbestandteil).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.