PMO Corona-Hilfen

Kurze Beschreibung

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Hintergrundinformationen:
Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (im Folgenden: „IFB Hamburg“ oder „Auftraggeberin“) ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Trägerin der IFB Hamburg ist die Freie und Hansestadt Hamburg, deren zentrales Förderinstitut die IFB Hamburg ist. Die IFB Hamburg ist eine Bank im Sinne des Kreditwesengesetzes. Sie ist kompetente Ansprechpartnerin in allen Förderfragen rund um Wohnungsbau, Wirtschaft, Innovation, Umwelt und Energie. Sie vergibt Fördermittel an Unternehmen, Privatpersonen und Institutionen und unterstützt diese bei der Finanzierung ihrer Investitionsvorhaben durch Darlehen, Zuschüsse und Bürgschaften. Die IFB Hamburg unterstützt den Senat bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Dabei führt sie im staatlichen Auftrag auf dem Gebiet der Freien und Hansestadt Hamburg, Fördermaßnahmen, insbesondere Finanzierungen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union und unter Beachtung des gemeinschaftsrechtlichen Diskriminierungsverbotes im eigenen Namen in verschiedenen Bereichen durch (u. a. Wohnraumförderung, insbes. sozialer Wohnraum, Innovationsförderung etc.).
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Ausgangssituation des Vorhabens:
Zur Bewältigung der Corona-Pandemie und deren wirtschaftlichen Folgen hat der Bund zur Sicherung der Existenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen im Rahmen seines Konjunkturpaktes für Corona-bedingten Umsatzausfall umfangreiche Hilfsprogramme aufgelegt. Hierfür wurde eine durch den Bund in Auftrag gegebene digitale Antragsplattform des Dienstleisters INIT genutzt. Für die Umsetzung dieser Programme hat der Bund jeweils mit den Ländern eine Verwaltungsvereinbarung abgeschlossen. Die Programme werden durch die Länder ausgeführt. Die Freie und Hansestadt Hamburg [FHH] – vertreten durch die Behörde für Wirtschaft und Innovation [BWI] – hat mit dem Bund Verwaltungsvereinbarungen abgeschlossen, um diese Fördermittel den Antragsberechtigten gewähren zu können.
Mit der Abwicklung der Programme als bewilligende Stelle hat die FHH die IFB Hamburg beauftragt. Damit fielen der IFB Hamburg eine Vielzahl von neuen Aufgaben (Prüfung des Antrags, Bewilligung, Auszahlung, Schluss-/Endabrechnung und Reporting) zu.
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Rolle der IFB Hamburg bei der Antragsbearbeitung:
Im Rahmen der Bekämpfung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise durch die Überbrückungs- und Neustarthilfen (sowie zuvor der Hamburger Corona-Soforthilfe) wurden durch die IFB Hamburg fast 165.000 Anträge bearbeitet und rund € 3,8 Mrd. ausgezahlt. Davon entfallen etwa 100.000 Anträge und rund € 3,1 Mrd. auf die Überbrückungs- und Neustarthilfen. Für die Unterstützung der IFB Hamburg bei der Bewältigung dieser Aufgabe, hat die IFB Hamburg Ressourcen bei externen Dienstleistern beauftragt.
Es handelte sich um die folgenden Programme:
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• Überbrückungshilfen I, II III, III+ und IV
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• Novemberhilfen, Dezemberhilfe
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• Neustarthilfe, Neustarthilfe Plus, Neustarthilfe Plus Q4, Neustarthilfe 2022, Neustarthilfe 2022 Q2
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Die Architektur der drei o.g. Kategorien unterschied sich deutlich voneinander, ist aber innerhalb der jeweiligen Kategorie grundsätzlich sehr ähnlich. Insbesondere gilt in allen Programmen der Grundsatz, dass die ausgezahlten Mittel unter dem Vorbehalt einer endgültigen Überprüfung der Höhe nach geleistet wurden. Erst nach einer abschließenden Prüfung und darauffolgenden Festsetzung in einem Schlussbescheid erhalten die Antragsteller Gewissheit über die Höhe der ihnen tatsächlich zustehenden Förderung.
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Beschreibung der Beschaffung

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Umfang der zu beschaffenden Leistungen und Aufgaben des PMO:
Das PMO übernimmt die Steuerung des Programms in Abstimmung mit der Auftraggeberin, unter anderem mit folgenden Aufgaben:
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• Weiterentwicklung und Durchführung einer übergreifenden Fall- und Ressourcensteuerung in Absprache mit der Auftraggeberin
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• Vorbereitung und Moderation der regelmäßigen Projektsteuerungssitzungen
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• Erstellung der regelmäßigen Projektreportings
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• Erstellung Statusberichte und ggf. Sonderauswertungen
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• Mitwirkung bei der (Weiter-) Entwicklung und laufende Pflege klarer Bearbeitungsregeln sowie Bearbeitungsleitfäden für alle Bearbeitungsteams, ggf. Schulungen, Erstellung und laufende Weiterentwicklung von Katalogen für Fragen an Prüfende Dritte und Prüfvermerke
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• Sicherstellung einer einheitlichen und gleichbleibend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit und -qualität
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• Koordination und Adressierung von Fehlerbeseitigungen
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• Unterstützung bei Managementfragen
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• Schnittstellenfunktion zum IT-Dienstleister INIT
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• Projektdokumentation und Abschlussbericht
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• Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche, Insolvenzabgleiche und Betrugsfall-Überprüfungen
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• Tracking besonderer Fälle (Rückforderungen, IBAN-Änderungen, Blocklisten)
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Umfang der zu beauftragenden Leistungen:
Vor dem Hintergrund der oben genannten Leistungsanforderungen werden ab voraussichtlich 1.2.2024 bis ca. 31.12.2025 dauerhaft voraussichtlich bis zu 8 MAK benötigt, wobei die Auftraggeberin mit zunehmender Fortschreitung des Projekts von einer abnehmendem MAK-Zahl ausgeht. Die benötigten Kapazitäten werden nach Bedarf abgerufen. Die Auftraggeberin ist nicht zu einer Mindestabnahme verpflichtet. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlich abgerufenen MAK. Seitens der Auftraggeberin besteht die Option, die ausgeschriebenen Leistungen bis max. 31.12.2027 zu verlängern. In diesem Fall dürfen die Gesamtkosten für das PMO für den Zeitraum 2024 bis 2027 max. € 6,5 Mio. betragen. Es besteht kein Anspruch seitens des Auftragnehmers, dass diese Option von der Auftraggeberin gezogen wird. Die Auftraggeberin rechnet damit, dass im Laufe des weiteren Projekts die MAK-Ausstattung im PMO abnehmen wird. Zurzeit kann dies nicht quantifiziert werden.
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Mindestanforderungen an den Auftragnehmer:
Folgende Muss-Kriterien sind zwingend durch den Auftragnehmer zu erfüllen, ansonsten kann er als Bieter nicht berücksichtigt werden:
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• Umfangreiche und belegbare Erfahrung in der Anwendung des digitalen Antragsportals des Bundes (INIT) oder eines vergleichbaren Antragsportals
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• Umfangreiche und belegbare Kenntnisse im deutschen Recht, insbesondere im Verwaltungsrecht
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• Sämtliche Korrespondenz, Dokumentationen, Meetings, etc. erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache

Beschreibung der Optionen

Seitens der Auftraggeberin besteht die Option, die ausgeschriebenen Leistungen bis max. 31.12.2027 zu verlängern. In diesem Fall dürfen die Gesamtkosten für das PMO für den Zeitraum 2024 bis 2027 max. € 6,5 Mio. betragen. Es besteht kein Anspruch seitens des Auftragnehmers, dass diese Option von der Auftraggeberin gezogen wird.

Zusätzliche Informationen

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Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
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Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

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8. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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9. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
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10. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2020 - 2022).
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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11. Erklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Die Erklärung ist dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
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12. Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern ist die entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt) vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen.
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13. Darstellung der kritischen Erfolgsfaktoren und Ansatz für ein erfolgreiches Projektmanagement für die Abwicklung der End- und v.a. Schlussabrechnungen
mit Erläuterungen dazu, welche technischen Steuerungstools und Unterstützungsmöglichkeiten eingesetzt werden sollen.
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14. Darstellung des geplanten Team-Mix unter Berücksichtigung der Bewertungsmatrix.
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15. Eigenerklärung über die Verpflichtung, mindestens 50% der Teamzusammensetzung über den gesamten Zeitraum konstant zu halten.
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16. Darstellung der verfügbare Ressourcen sowie tabellarische Darstellung der jeweiligen Eignung sowie Erklärung, dass im Falle einer nachträglichen Korrektur der benötigten Ressourcen eine Nachmeldung von qualifizierten Ressourcen kurzfristig möglich ist gem. Bewertungsmatrix.
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17. Einreichung von Referenzen aus dem Projektmanagement bei der Steuerung von Corona-Programmen des Bundes und der Länder oder aus vergleichbaren Förderprogrammen der letzten 3 Jahre (2020-2022).
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18. Darstellung der Kompetenzen der angebotenen Ressourcen aufgeschlüsselt nach Projektleiter und nach Projektteammitglieder gem. Bewertungsmatrix.
Projektleiter:
- mind. 3 Jahre relevante Erfahrung in der Steuerung von Teams in Großprojekten
- Bankfachliche und / oder förderrechtliche Spezialisierung
- Ausgewiesene Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten
- Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen
- Erfahrungen in der Gewährleistung verlässlicher, und gleichzeitig pragmatischer Bearbeitung
Projektteammitglieder:
- Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium mit einschlägiger Berufserfahrung oder Kaufmännische Ausbildung mit mindestens 3-jähriger Erfahrung in bankfachlichen und / oder förderrechtlichen Projekten
- Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.

Zusätzliche Informationen

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform
www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw.
Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.
Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform
eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.
Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Mit dem ANGEBOT sind folgende Unterlagen einzureichen:
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1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
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2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten).
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3. Eigenerklärungen über die Eignung und Auftragsausführung gemäß § 7 HmbVgG sowie § 35 UVgO oder § 48 VgV (Formblatt)
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4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. _______________________________________________________________________________________________________________________________
5. Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die gem. § 4 Abs. 1 Satz 1 VGSH erforderlichen Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. _______________________________________________________________________________________________________________________________
6. Ausgefülltes Preisblatt.
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7. Detaillierte Preiskalkulation in Bezug auf Tagessätze gestaffelt nach der jeweiligen Rolle im PMO. Ein Tagessatz umfasst dabei acht Arbeitsstunden.
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Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach
Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht
später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).