Vergabe der Mittagsverpflegung für 8 Kitas der Stadt Wermelskirchen - Zubereitung und Lieferung von Tiefkühlkost nach dem cook & freeze Verfahren

Kurze Beschreibung

Die Stadt Wermelskirchen beabsichtigt, die Verpflegungsleistung für 8 Kindertagesstätten ab dem 01.07.2023 auszuschreiben. Der Umfang der Leistungen besteht aus Belieferung von Tiefkühlkost nach dem cook & freeze Verfahren. Frische Produkte wie Salat und Obst werden nicht benötigt. Die Tiefkühlprodukte werden in Gefrierschränken aufbewahrt und später mit Kombidämpfern von den Küchenkräften der AG zubereitet. Die Gefrierschränke und die Kombidämpfer stellt die AG zur Verfügung. Die Kindertagesstätten bieten täglich eine Mahlzeit für die Kinder an.
Anforderungen
- Ein qualitativ hochwertiges Essen, was alle Essensteilnehmer zufriedenstellt – das Essen muss den Kindern schmecken und auf Kinder abgestimmt sein.
- Das Angebot der Speisen ermöglicht eine saisonale Verpflegung, die sich an dem beigefügten Saisonkalender des Bundeszentrums für Ernährung (Anlage 2) orientiert.
- Regionale Verzehrgewohnheiten sowie religiöse Aspekte werden bei dem angebotenen Essen berücksichtigt.
- Die Tiefkühlprodukte müssen in die handelsüblichen Gastronormbehälter der Kombidämpfer passen und so portioniert sein, dass auch kleinere Portionen verarbeitet werden können.
- Grundvoraussetzung des zum Einsatz kommenden Zubereitungssystems ist die Einhaltung der Qualitätsanforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung.
Speisenangebot
- Den Kindern wird wöchentlich 1 x Fisch, 2 x Fleisch (jedoch kein Schweinefleisch) und 2 x vegetarische Kost angeboten.
- 1 Hauptkomponente ggf. mit Sauce, 1 Sättigungsbeilage, 1 Portion Gemüse
- Täglich wechselnde Beilage (z. B. Salzkartoffeln, Nudeln, Reis) und täglich wechselnde Gemüsebeilage
- Eine Auswahl an Desserts als Alternative zu frischem Obst
- Ein abwechslungsreiches Angebot von verschiedenen Speisen wird erwartet. Eine Menüwiederholung innerhalb von 4 Wochen ist nicht zulässig.
Ein Musterspeiseplan für 4 Wochen ist zu erstellen und bei der Angebotsabgabe vorzulegen. Der Musterspeiseplan orientiert sich an den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung und preislich an dem vom Bieter einzureichenden Katalog zur Bestellung von Essen. Die Speisen entsprechen in Häufigkeit und Menge den Orientierungswerten der Anlage 1. (DGE-Qualitätsstandard). Der Musterspeiseplan enthält die Artikelnummer, die Bezeichnung der Gerichte und die Gewichte, die nach den einzelnen Lebensmittelgruppen der Orientierungswerte unterteilt werden.
Verarbeitungsniveau
- Festlegung der Produktspezifikationen und detaillierte Beschreibung der wesentlichen Bearbeitungsschritte (Rezeptur)
- Genaue Bezeichnung der Essenskomponenten
- Die AG ist jederzeit dazu berechtigt, Stichproben der Rezepturangaben und Bearbeitungsschritte durchzuführen, sowie sich die dazu gehörigen Dokumentationen vom AN unverzüglich vorlegen zu lassen und jederzeit über die Lebensmittelüberwachung des Rheinisch-Bergischen Kreises die Risikobeurteilung der für den AN zuständigen Lebensmittelüberwachung einzuholen.
- Die einzelnen Komponenten müssen erkennbar sein und dürfen nicht vermischt werden.
- Fettreiche Lebensmittel, Zucker und Jodsalz werden nur sparsam verwendet.
Gesundheitswert
- Berücksichtigung von qualitativ hochwertigen Gemüsen und Früchten
- Kalorienbewusst und vitaminreich
- So vollwertig wie möglich
- Weitestgehend Verzicht auf Zusatzstoffe
- Nicht erlaubt sind Geschmacksverstärker (Glutamate), künstliche Aromen und Farbstoffe, Süßstoffe und genveränderte Lebensmittel.
Hygiene und Temperatur
- Einhaltung der Lebensmittelvorschriften.
Der AN besitzt ein HACCP Konzept (Hazard Analysis of Critical Control Points), das alle gesetzlichen Vorgaben, die LMHV (Lebensmittel Hygiene Verordnung), sonstigen Vorschriften und Verordnungen, national und EU – Recht berücksichtigt. Die hier vorgegebenen Temperaturen, ggf. Gegenmaßnahmen zur Einhaltung dieser, werden dokumentiert.
- Die tiefgekühlten Speisen sind vom AN entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen kühl zu halten.
Angaben zur Speisenqualität siehe unter Punkt II.2.4

Hauptstandort oder Erfüllungsort

42929 Wermelskirchen, Rheinisch-Bergischer Kreis, NRW
Folgende Kitas sollen beliefert werden:
Kita Am Ecker - Am Ecker 70
Kita Forstring - Forstring 1
Kita Bussardweg - Bussardweg 2
Kita Danziger Straße - Danziger Straße 8
Kita Wirtsmühle - Joseph-Haydn-Straße 10
Kita Grunewald - Grunewald 27
Kita Jahnstraße - Jahnstraße 29
Kita Jörgensgasse - Jörgensgasse 21a

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Wermelskirchen schreibt die Mittagsverpflegung für 8 Kitas (Zubereitung und Lieferung von Tiefkühlkost nach dem cook & freeze Verfahren) aus. Zur Planung herangezogen werden kann die den Vergabeunterlagen beigefügte Aufstellung zur voraussichtlichen Anzahl der Essen im Jahr 2023 wie folgt:
Kita Am Ecker: Anzahl der Essen pro Jahr: 21.009 / Anzahl der Essen pro Tag: 92
Kita Forstring: Anzahl der Essen pro Jahr: 14.199 / Anzahl der Essen pro Tag: 62
Kita Bussardweg: Anzahl der Essen pro Jahr: 15.621 / Anzahl der Essen pro Tag: 68
Kita Danziger Straße: Anzahl der Essen pro Jahr: 13.740 / Anzahl der Essen pro Tag: 60
Kita Wirtsmühle: Anzahl der Essen pro Jahr: 12.435 / Anzahl der Essen pro Tag: 54
Kita Grunewald: Anzahl der Essen pro Jahr: 10.937 / Anzahl der Essen pro Tag: 48
Kita Jahnstraße: Anzahl der Essen pro Jahr: 21.526 / Anzahl der Essen pro Tag: 94
Kita Jörgensgasse: Anzahl der Essen pro Jahr: 7.443 / Anzahl der Essen pro Tag: 33
Insgesamt kann pro Jahr mit 116.910 Essen und pro Tag mit durchschnittlich 511 Essen geplant werden bei 229 Öffnungstagen.
Die Leistungserbringung beginnt am 01.07.2023 und endet zum 30.06.2026. Es besteht die Option einer Verlängerung um 1 Jahr also maximal bis zum 30.06.2027. Der Bestand der Anzahl der Mittagessen wird während der Vertragslaufzeit nicht gewährleistet, da die Belegung der Kitas nicht konstant ist. Die Anzahl kann sowohl steigen als auch sinken.
Der Preis orientiert sich am aktuellen Katalogpreis des Bieters abzüglich eines festgelegten Rabattes.
Mit dem lt. Checkliste einzureichenden Speiseplan für 4 Wochen gem. Leistungsbeschreibung sind auch die unterzeichnete Leistungsbeschreibung und das ausgefüllte und unterzeichnete Leistungsverzeichnis sowie das Angebot einzureichen.
Bei der Lieferung der Tiefkühlkost werden die Richtlinien der Lebensmittelhygieneverordnung eingehalten. Der AN gewährleistet mit den eingesetzten Speisetransportfahrzeugen die Einhaltung der Tiefkühlkette mit mindestens -18 C beim Transport und bestätigt dies auf dem jeweiligen Lieferschein.
Speisenqualität
Neben den formalen Ausschlusskriterien orientiert sich der AN an den Qualitätsstandards der DGE. Der AN hat den Verzehr sicherer Lebensmittel zu gewährleisten und haftet für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Herstellung und Bereitstellung der Speisen.
Bei der Ausschreibung wird eine Quote von 20% Bio-Produkten mit Gütezeichen gemäß Verordnung (EG) Nr. 834/2007 bezogen auf den Gesamtsortiment gewertet.
Die Anlieferung der Lebensmittel findet nur während der Öffnungszeiten der Kitas statt und darf den täglichen Betrieb in den Einrichtungen nicht beeinträchtigen.
Die Transportbehälter werden vom AN an den dafür vorgesehenen Stellen übergeben.
Die Tiefkühlkost muss maximal 3 Arbeitstage nach der aufgegebenen Bestellung in der jeweiligen Kindertagesstätte angeliefert werden.
Die Bereitstellung der erforderlichen Technik für die Belieferung der Waren erfolgt durch den AN (Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien).
Es werden nur umweltfreundliche Verpackungsmaterialien und so wenig wie möglich eingesetzt. Aluminium als Verpackungsmaterial ist ausgeschlossen.
Bestellungen müssen telefonisch, über Fax, E-Mail und / oder webbasierte Bestellplattform aufgegeben werden können. Hierzu stellt der AN der AG eine entsprechende Bestellliste oder einen Warenkatalog mit konkreten Angaben über Portionsgrößen, Nährwerte, Kalorien und Inhaltsstoffe, insbesondere über mögliche Allergene (Gluten, Milcheiweiß etc.), Zusatzstoffe, Salz- und Zuckerangaben, sowie der Preise und der Aufbereitung zur Verfügung.
Qualifizierte Mitarbeiter des AN werden vorausgesetzt. Der AN verpflichtet sich, seine Mitarbeiter regelmäßig zur Einhaltung der hygiene-, lebensmittel- sowie arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen zu schulen.
Hinweis:
In der 13. Kalenderwoche 2023 ist ein Probeessen geplant, zu dem im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens eingeladen wird.
Teilnehmer des Probeessens sind jeweils pro Kita 1 Elternteil, 1 Kita-Mitarbeiter und 1 Kita-Kind. Zusätzlich werden mindestens 1 Mitarbeiter der Fachberatung und 1 Küchenkraft teilnehmen.
Das Probeessen wird als sog. Blindverkostung durchgeführt. Für die Teilnehmer ist nicht erkennbar, welche Testmahlzeit von welchem Bieter stammt.
Probiert werden folgende Mahlzeiten:
1. Mahlzeit: Fleischersatz, Salzkartoffeln, Ofengemüse
2. Mahlzeit: Hähnchen, Reis, Rahmgemüse
Weitere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen / der Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in dem Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ).
Die Angabe der PQ-Nummer der Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich ist in dem Formular ‚VgV_Eigenerklärung_LD" (siehe Vergabeunterlagen unter '2_Auszufüllende Dokumente") einzutragen.
Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formular ‚VgV_Eigenerklärung_LD (siehe Vergabeunterlagen unter '2_Auszufüllende Dokumente") vorzulegen.
Diese Eigenerklärung beinhaltet folgende Angaben / Erklärungen:
- Eintragung in das Berufsregister
- Angaben zu Personenvereinigungen bzw. Einzelunternehmen
- Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
Entsprechende Erklärungen / Nachweise sind auf Aufforderung des Auftraggebers innerhalb der gesetzten Frist nachzureichen. Werden diese bis zum Ablauf der gesetzten Frist nicht nachgereicht, wird die Bewerbung/ das Angebot wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen.
Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nicht präqualifizierte Unternehmen haben die "VgV_Eigenerklärung_LD" der Stadt Wermelskirchen mit dem Angebot abzugeben. Diese beinhaltet folgende Angaben / Erklärungen:
- Umsatz des Unternehmens in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahren
- Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation
- Angaben zu schweren Verfehlungen (inkl. Erklärung lt. Anlage 2 zu Nr. 3.2 des Erlasses KorruptionsbG NRW)
- Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung und der gewerberechtlichen Voraussetzungen
- Angaben zur Haftpflichtversicherung inkl. Deckungssumme (mind. 5.000.000 € für Personenschäden, mind. 2.000.000 € für Sachschäden und für Vermögensschäden mind. 100.000 €)
Entsprechende Erklärungen / Nachweise sind auf Aufforderung des Auftraggebers innerhalb der gesetzten Frist nachzureichen. Werden diese bis zum Ablauf der gesetzten Frist nicht nachgereicht, wird die Bewerbung/ das Angebot wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen.
Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

- Angaben zur Haftpflichtversicherung inkl. Deckungssumme (mind. 5.000.000 € für Personenschäden, mind. 2.000.000 € für Sachschäden und für Vermögensschäden mind. 100.000 €)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Präqualifizierte und Nicht präqualifizierte Unternehmen haben folgende Unterlagen / Angaben mit dem Angebot vorzulegen (Nicht präqualifizierte Unternehmen ggf. anhand der „VgV_Eigenerklärung_LD“ der Stadt Wermelskirchen):
- Erklärung über vergleichbare Leistungen in den letzten 2 Jahren
- Angabe von mind. 3 positiven Referenzen über vergleichbare Aufträge inkl. Kontaktdaten der Ansprechpartner etc. (sofern nicht in der Präqualifizierung bereits enthalten)
- Angabe der Mitarbeiterzahl der letzten 3 Geschäftsjahre
- DGE-Zertifikat oder gleichwertiger Nachweis
- Bio-Zertifizierung
- HACCP-Konzept
Entsprechende Erklärungen / Nachweise sind auf Aufforderung des Auftraggebers innerhalb der gesetzten Frist nachzureichen. Werden diese bis zum Ablauf der gesetzten Frist nicht nachgereicht, wird die Bewerbung/ das Angebot wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen.
Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die den Vergabeunterlagen beigefügten Bewerbungs- und Vergabebedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen und die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen der Stadt Wermelskirchen finden Anwendung.
Nicht deutschsprachige Nachweise müssen in Form einer beglaubigten Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden. Bieter von anderen Staaten als der Bundesrepublik Deutschland müssen nach EU-Vorschriften vergleichbare Unterlagen äquivalente Nachweise von vergleichbaren Institutionen (s. auch EG Liefer- und Dienstleistungsrichtlinie) mit einer beglaubigten Übersetzung in die deutsche Sprache einreichen. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen EU Mitgliedsstaaten werden anerkannt.

Die Abgabe eines Angebotes ist nur im Fall der unentgeltlichen Registrierung über die Vergabeplattform ‚Subreport ELViS‘ über den Link „https://www.subreport.de/E26265421“ möglich!
Wichtiger Hinweis:
Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien - also anonymen - Zugang zu den Teilnahme-/ Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine "Holschuld" besteht!
Dem registrierten Interessenten werden die Information automatisch zugestellt bzw. per Info-Mail auf Änderungen/Ergänzungen hingewiesen.
Die Ausschlussfrist für die Beantragung von Klarstellungen und zusätzlichen Auskünften wird auf den 14.03.2023 festgesetzt. Nach Ablauf dieser Frist eingehende Anfragen sind daher nicht mehr rechtzeitig und führen nicht zur Notwendigkeit einer Fristverlängerung (siehe auch §20 Abs. 3 Nr. 1 VgV). Bitte beachten Sie, dass Bieterfragen nur über die Vergabeplattform entgegengenommen werden.
Mitglieder von Bietergemeinschaften bzw. Unterauftragnehmer sind mit Angebotsabgabe verbindlich zu nennen und müssen die geforderte Eignung nachweisen. Sie haben grundsätzlich alle Erklärungen/Nachweise für jedes Mitglied anzugeben (siehe Auflistung gem. Punkt 4c des Angebotsformulars bzw. Checkliste VgV).
Zahlungen erfolgen nach der VOL/B in Verbindung mit den Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen der Stadt Wermelskirchen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen verwiesen.
Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig ist, soweit:
1.) Der Antragssteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.