DE_374 Destination Earth Impact Sector Pilot Services and Machine-Learning Demonstrators

European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

ECMWF, as one of the Entrusted Entities for the Destination Earth (DestinE) initiative, invites Tenders for the provision of services aimed at the implementation of DestinE pilot services or ML-based demonstrators for selected impact sectors. The requirements are split into two Lots: (Lot 1) Impact Sector Pilot Services, comprising six sub-lots (i.e. impact sectors), and (Lot 2) Machine-Learning Demonstrators. ECMWF intends to award up to a maximum of two contracts for a duration of 21-24 months under each of the impact sectors under Lot 1, and up to a maximum of four contracts for a maximum duration of 18 months under Lot 2. These contracts are expected to commence in a staggered manner between December 2024 and February 2025, depending on how negotiations with preferred Tenderers progress. For the purposes of preparing responses, Tenderers should consider 1 January 2025 as the indicative start date for the contract. The actual contract start date, as well as necessary adjustments, will be agreed with the preferred Tenderers during the negotiation phase.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-09-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Agenzia Italiana per la Meteorologia e Climatologia
• Amigo
• Deutscher Wetterdienst
• Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt
• Finnish Meteorological Institute
• HydroLogic
• Royal Meteorological Institute of Belgium
• Stichting Deltares
• Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek

Wer?

• European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Berkshire, Buckinghamshire and Oxfordshire › Berkshire

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-07-04	Auftragsbekanntmachung
2024-09-02	Auftragsbekanntmachung
2025-07-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2024-07-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: DE_374 Destination Earth Impact Sector Pilot Services and Machine-Learning Demonstrators
Referenznummer: DE_374
Kurze Beschreibung:
“ECMWF, as one of the Entrusted Entities for the Destination Earth (DestinE) initiative, invites Tenders for the provision of services aimed at the...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: DE_374 Lot 1
Titel: DE_374 Lot 1 Impact Sector Pilot Services
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:
“Pilot Services shall meet identified user needs and demonstrate complementarity and added value vis-à-vis currently available data or national and European...”
Zusätzliche Informationen:
“ECMWF expects each individual contract awarded under Lot 1 to not exceed a maximum total price of €350,000. The estimated value of €2.2M indicated above is...”
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Forschungs- und Entwicklungsdienste und zugehörige Beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Service shall be performed on Contractor's premises, located either in the European Economic Area or in the Associated Countries with respect to the Digital...”
Dauer: 24 (MONTH)
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): This is a Pass/Fail criterion
Qualitätskriterium (Gewichtung): 0
Kostenkriterium (Name): Price Structure and Viability
Kostenkriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Relevance of the Pilot Service
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technical Capacity of the Tenderer
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technical Feasibility and Quality of the Planned Implementation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): User Engagement
Management & Contract Implementation
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: DE_374 Lot 2
Titel: DE_374 Lot 2 Machine-Learning Demonstrators
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:
“AI/ML-based demonstrators may address any of the impact sectors mentioned under Lot 1. They should develop compelling examples of the DestinE System...”
Zusätzliche Informationen:
“ECMWF expects each individual contract awarded under Lot 2 to not exceed a maximum total price of €400,000. The estimated value of €2.2M indicated above is...”
Dauer: 18 (MONTH)
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Innovation and Added-Value of the ML application
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-09-18 16:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-09-18 16:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): ECMWF's eProcurement Portal
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 9
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2024-09-18 16:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins:
“ECMWF's eProcurement Portal”
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Elektronischer Katalog: Zulässig
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-09-03 23:59:59 📅
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Technical and professional ability”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

“Economic and financial standing”
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
“Eligibility: Please refer to Volume I of the ITT documents.”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Please refer to Volume V of the ITT documents.”
Ausschlussgrund: bankruptcy
Beschreibung der Ausschlussgründe:
“Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the exclusion grounds.”

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: n/a
Postanschrift: Robert-Schuman-Platz 3
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Adresse des Käuferprofils: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Haupttätigkeit
Umwelt
Kommunikation
Teilnahme-URL: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Name: Please refer to Volume I of the ITT documents for a complete description of the communication and tender submission procedure. Tenderers must register their organsiation on the ECMWF's eProcurement Portal to be able to access the ITT documents and to be able to submit a response to the ITT. Registration is free and the process is managed by the portal provider.
EU-Mittel — Programm: Programm „Digitales Europa“ (2021/2027)
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Instrumente, Vorrichtungen oder Dateiformate nicht allgemein verfügbar
Der Zugang zu den Auftragsunterlagen ist beschränkt
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“The procurement for the contract will be conducted in accordance with ECMWF's procedures as set out in Invitation to Tender documents, which will be...”
Körper überprüfen
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Region: Berkshire 🏙️
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: European Centre for Medium-Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: not applicable
Postanschrift: Shinfield Park
Postleitzahl: RG2 9AX
Postort: Reading
Region: Berkshire 🏙️
Land: Vereinigtes Königreich 🇬🇧
Kontaktperson: Procurement at ECMWF
E-Mail: procurement@ecmwf.int 📧
Telefon: +44 118 949 9000 📞
Fax: +44 118 986 9450 📠
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Please refer to ECMWF's Procurement Debriefing and Review Procedure published at the ECMWF Suppliers webpage (https://www.ecmwf.int/en/about/suppliers ).”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Quelle: OJS 2024/S 130-403660 (2024-07-04)

Auftragsbekanntmachung (2024-09-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung
2 200 000 EUR 💰
2 200 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-10-02 16:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-10-02 16:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2024-10-02 16:00:00 📅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-09-17 23:59:59 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Neuer Wert
Text:
“The deadline for receipt of tenders and the Opening date are changed to 02/10/2024. The deadline for requesting additional information is changed to...”
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-09-02 📅
Andere zusätzliche Informationen

“The submission deadline (and other relevant dates) is hereby postponed. The relevant ITT documentation is hereby updated.”
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Information about modifications
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 403660-2024
Quelle: OJS 2024/S 171-527295 (2024-09-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2025-07-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“ECMWF, as one of the Entrusted Entities for the Destination Earth (DestinE) initiative, invited Tenders for the provision of services aimed at the...”
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 3271502.45 EUR 💰
Bezeichnung des von der EU finanzierten Projekts oder Programms: Programm „Digitales Europa“ (2021/2027)
Beschreibung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:
“Pilot Services shall meet identified user needs and demonstrate complementarity and added value vis-à-vis currently available data or national and European...”

Beschreibung der Beschaffung

Pilot Services shall meet identified user needs and demonstrate complementarity and added value vis-à-vis currently available data or national and European services (e.g. provided by national meteorological services or Copernicus services). Pilot Services shall be delivered for different impact sectors. To this end, contracts are have been placed in: Pilot Services in the energy sector; Pilot Services supporting weather-related extremes resilience and impact mitigation; Pilot Services in the agricultural sector and food security; Pilot Services for environmental or urban planning.
The objective of Contract DE_374a is to co-design a Pilot Service tailored towards dynamic line rating (DLR) computations. The Pilot Service builds upon innovative research performed within the Destination Earth On-Demand Extremes Digital Twin contract (DE_330), which yields the possibility to provide high resolution weather predictions. Through a user-centric co-design approach, working closely and in concert with a Transmission System Operator (TSO), the objective of this contract is to demonstrate how this precise weather data can enhance overhead line ratings in real-time operations as well as in planning grid operations.
The objective of Contract DE_374b is to implement DestinE pilot services (Lot 1) or ML-based demonstrators (Lot 2) for selected impact sectors in the energy sector, supporting weather-related extremes resilience and impact mitigation, the agricultural sector and food security, environmental or urban planning, environmental migration or other sectors. The Contractor will set up a pilot service producing flood indicators for the territory of Italy based on their existing national flood forecasting model and Extremes DT data. The principal output will be an estimate of the flood return period based on precipitation estimates, which will be communicated to Italian civil protection authorities. Their assessment of added-value will help co-develop the pilot service.
The objective of Contract DE_374c is to propose a high-resolution (1 km) wave forecast system for the Barents Sea, using Extreme DT wind forcing, to improve safety and operational planning beyond current state-of-the-art models. This will enable on-demand forecasts during extreme events to support offshore decision-making and reduce operational risks.
The objective of the Contract DE_374d is to develop three pilot services under Phase 2 of DestinE, focused on leveraging Extreme DT output data. It includes the implementation of a global tide and surge forecasting service, a compound flood forecasting service for the Philippines, and a global ship route optimization service.
The subject of contract DE-374f is to develop a service demonstrator to help cities mitigate the risks of extreme heat and its impacts on public health, productivity, and urban infrastructure. The contract builds on VITO’s UrbSIM platform, delivering high-resolution data that can inform urban climate adaptation strategies.
The objective of Contract is DE_374g is to support climate adaptation for perennial crops—starting with apples and grapes—by providing high-resolution, user-friendly climate information through co-designed tools, leveraging the DestinE components, including the Climate DT, DESP and DEDL.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Beschaffung:
“AI/ML-based demonstrators will develop compelling examples of the DestinE System capabilities, notably DT data and access mechanisms, being exploited by...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Andere

Auftragsvergabe

1️⃣
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: ECMWF/DESTINE/2024/DE_374a
Datum des Vertragsabschlusses: 2025-04-15 📅
Titel: Provision of Destination Earth Impact Sector Pilot Services - Energy
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 13
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 348831.34 EUR 💰
Kennung des Angebots: DE_374 Tender A
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert ohne MwSt., der voraussichtlich an Dritte weitervergeben wird: 209631.94 EUR 💰
Prozentsatz (%): 60.1
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Rmib
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Royal Meteorological Institute of Belgium
Nationale Registrierungsnummer: BE 0349.294.822
Postanschrift: Avenue Circulaire, 3
Postleitzahl: 1180
Postort: Brussels
Region: Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad 🏙️
Land: Belgien 🇧🇪
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen

2️⃣
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 11
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 418760.07 EUR 💰
Kennung des Angebots: DE_374 Tender I
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0002
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Wert ohne MwSt., der voraussichtlich an Dritte weitervergeben wird: 155740.87 EUR 💰
Prozentsatz (%): 37.2
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: HydroLogic
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: HydroLogic
Nationale Registrierungsnummer: 32078787
Postanschrift: Stadsring 57
Postleitzahl: 3811HN
Postort: Amersfoort
Region: nl350 🏙️
Land: Niederlande 🇳🇱
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Centre for Medium Range Weather Forecasts (ECMWF)
Nationale Registrierungsnummer: fiscal code no. 91148050684
URL: https://www.ecmwf.int/ 🌏
Endpunkt für den Informationsaustausch (URL): https://procurement.ecmwf.int/ 🌏
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 527295-2024
Quelle: OJS 2025/S 133-459845 (2025-07-14)

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