Dienstleistung zur Durchführung von Reisekostenabrechnungen sowie Bereitstellung und Betrieb von Systemen (Reisekostenabrechnungs- und Trennungsenschädigungstool) zur Datenerfassung und -verarbeitung

Westdeutscher Rundfunk Köln

Der WDR beabsichtigt im Rahmen dieses Verfahrens, Verträge über die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen (Los 1) sowie die Verarbeitung von Trennungsgeld (Los 2) abzuschließen. Das Verfahren ist in zwei Lose aufgeteilt: Los 1: Verarbeitung von jährlich rund 35.400 Reisekostenabrechnungen im WDR-eigenen Reisesystem cytric Travel & Expense sowie im vom Bieter zur Verfügung zu stellenden Reisekostenabrechnungssystem (nachfolgend RK-Tool genannt). Bei den Reisekostenabrechnungen wird unterschieden zwischen Reisekostenabrechnungen: - von Festangestellten und freien Mitarbeitenden - entweder digital in cytric Travel & Expense des WDR oder auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in cytric Expense geprüft bzw. erfasst und abgerechnet werden. - von Gremienmitgliedern, von Reisen in Personalvertretungsangelegenheiten und Reisen der Schwerbehindertenvertretung - auf Basis von Vordrucken, die vom Bieter in einem vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tool erfasst und abgerechnet werden. Zu den Aufgaben gehören auch - der postalische Versand der Reisekostennachweise - Informations- und Aufklärungsgespräche mit den Mitarbeitenden zur Klärung von Abrechnungsfragen, - Abstimmungsarbeiten mit dem Reise- und Umzugsmanagement sowie der Finanzabteilung des WDR. - Erstellung von Auswertungen der Reisekosten in den vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tools. Los 2: Bereitstellung und Betrieb eines Systems (nachfolgend TE-Tool genannt) zur Erfassung und Verarbeitung der für Trennungsgeld im Inland erforderlichen Daten durch WDR-eigenes Personal für rund 200 Trennungsentschädigungsmaßnahmen p.a. (= 410 Perioden). Für die Prüfung, Genehmigung und Abrechnung von Trennungsgeld im Inland soll ein TE-Tool vom Bieter zur Verfügung gestellt werden, in dem WDR-Mitarbeitende Trennungsentschädigungsmaßnahmen nach den gesetzlichen Vorgaben der Verordnung über das Trennungsgeld bei Versetzungen und Abordnungen im Inland (Trennungsgeldverordnung - TGV) erfassen, genehmigen und abrechnen können. Dabei soll auch die Zahlung von Vorschüssen möglich sein. Pro Los soll jeweils ein Vertrag mit einem Bieter geschlossen werden. Die Laufzeit der Verträge beträgt jeweils 24 Monate, wobei der WDR das Recht hat, die Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Vertragsbeginn ist geplant ab 01.01.2025.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-09-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-07-31.

Wer?

• Westdeutscher Rundfunk Köln

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-07-31	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-07-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistung zur Durchführung von Reisekostenabrechnungen sowie Bereitstellung und Betrieb von Systemen (Reisekostenabrechnungs- und Trennungsenschädigungstool) zur Datenerfassung und -verarbeitung
Referenznummer: ZE 2024-110-03
Kurze Beschreibung:
“Der WDR beabsichtigt im Rahmen dieses Verfahrens, Verträge über die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen (Los 1) sowie die Verarbeitung von...”

Kurze Beschreibung

Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Reisekostenabrechnungen
Beschreibung der Beschaffung:
“Der WDR beabsichtigt im Rahmen dieses Verfahrens, Verträge über die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen (Los 1) sowie die Verarbeitung von...”

Beschreibung der Beschaffung

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Beschreibung
Weitere Informationen zur Verlängerung:
“2 x 12 Monate”
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Trennungsentschädigung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-09-02 23:59:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-09-03 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-09-03 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-08-22 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen:
“Der WDR behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen unter Fristsetzung nachzufordern, vervollständigen oder korrigieren zu lassen....”
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Eignung zur Berufsausübung: Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Betriebshaftpflichtversicherung Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende...”
Technische und berufliche Fähigkeiten

“Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw. Erklärungen abzugeben. Referenzen Dem Angebot sind pro Los geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens drei Jahren beizufügen; soweit es zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs erforderlich ist, wird der WDR auch entsprechende Aufträge berücksichtigen, die länger als drei Jahre zurückliegen. Für Los 1 sind zwei vergleichbare Referenzen einzureichen. An die Vergleichbarkeit werden für Los 1 folgende Kriterien gestellt: - Abwicklung von Reisekostenabrechnungen in cytric oder Abwicklung von Reisekosten in einem vom Bieter zur Verfügung gestellten RK-Tool mit SAPSchnittstellen. - mindestens 10.000 Reisekostenabrechnungen p.a. Für Los 2 hat der Bieter nachzuweisen: - dass das angebotene TE-Tool für die Abrechnung von Trennungsgeld von mindestens zwei Kunden erfolgreich über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr genutzt wurde. Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Auftraggebers bzw. Kunden - Auftragswert/Umsatz in TEUR - Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz); - Möglichst Angabe eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden mit Telefonnummer Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen. Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten. Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll. Nachweis Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 27001 - Eigenerklärungen (mit Angebotsabgabe vorzulegen) Der Bieter hat zu erklären, dass er über eine Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 27001 verfügt. Die Erklärung ist in einer selbst zu erstellenden Anlage zu machen, die dem Angebot beizufügen ist. - Zertifikat (nach separater Aufforderung vorzulegen) Der WDR behält sich vor, den Bieter, der nach Abschluss der Angebotsprüfung den Zuschlag erhalten soll, aufzufordern, die Zertifizierung in Kopie vorzulegen. Für ausländische Bieter gilt eine gleichwertige Zertifizierung aus dem Herkunftsland. Ausländische Bieter haben der Vergabestelle die Gleichwertigkeit nachzuweisen.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: nati-ground
bankr-nat
corruption
crime-org
distorsion
envir-law
finan-laund
fraud
human-traffic
insolvency
labour-law
liq-admin
misrepresent
partic-confl
prep-confl
prof-misconduct
sanction
socsec-law
socsec-pay
susp-act
tax-pay
terr-offence

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Westdeutscher Rundfunk Köln
Nationale Registrierungsnummer: DE122790169
Postanschrift: Appellhofplatz 1
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
E-Mail: eu-verfahrenscenter@wdr.de 📧
Telefon: +49 221220-0 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZGHQ0H/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZGHQ0H 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZGHQ0H 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXP4YZGHQ0H”
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Nationale Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postleitzahl: 50667
Postort: Köln
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Telefon: +49 221147-0 📞
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer: Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit 1....”
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Notice information
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-31+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 149-463604 (2024-07-31)

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