Empfangsdienstleistungen | Stiftung für Qualität und Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2024-09-10	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Vergabe der kontinuierlichen Besetzung des Empfangs des IQWiG (ab Oktober 2024 neue Adresse: Siegburger Str. 237, 50679 Köln) durch qualifizierte Empfangskräfte von montags bis donnerstags von 8:30 bis 17:30 Uhr und freitags von 8:30 bis 16:30 Uhr.

Beschreibung der Beschaffung

Vergabe der kontinuierlichen (einfachen) Besetzung des Empfangs des IQWiG (ab Oktober 2024 neue Adresse: Siegburger Str. 237, 50679 Köln) durch qualifizierte Empfangskräfte von montags bis donnerstags von 8:30 bis 17:30 Uhr und freitags von 8:30 bis 16:30 Uhr. Der Vertrag mit dem aktuellen Dienstleister läuft zum 31. Dezember 2024 aus. Das IQWiG beabsichtigt, die Empfangsdienstleistungen an einen Empfangsservice mit gehobenem Anspruch und angemessenen Arbeitsbedingungen für seine Mitarbeiter neu zu vergeben. Aufgaben der Empfangskraft sind insbesondere: - Vermittlung von externen (auch in englischer Sprache) und internen Telefongesprächen, - Empfang von Gästen (auch aus dem Ausland)/Handwerkern/Lieferanten, - Betreuung der Gäste, - Anwenden von Microsoft-Office-Programmen, - Sitzungsraumverwaltung, - Sitzungsbetreuung, - Pförtnerdienste, insb. Paketannahme und -abgabe. Die Leistungspflichten sind in der 3_Leistungsbeschreibung näher beschrieben.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag weist eine Leistungsänderungsklausel auf, um ggf. erforderliche Leistungsänderungen (Leistungsreduzierungen und -erweiterungen) während der Laufzeit beauftragen zu können.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Handelsregisterauszug: (1) Der Bieter weist seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung durch die Vorlage folgender Unterlagen nach: - Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, der nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist sein darf. Ist ein Bieter nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. - Alternativer Nachweis: Sofern der Bieter nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung). (2) Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt. (3) Zur Nachweisführung ist die 2.4_Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu verwenden. Ergänzende Nachweise (z.B. Handelsregisterauszug) sind als eigene Anlagen zum Angebot beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Gesamtumsatz: (1) Gesamtumsatz: Jahresumsatz in EUR (netto), bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (2023, 2022, 2021) vor Ablauf der Angebotsfrist. (2) Zur Nachweisführung ist die 2.5_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Spezifischer Umsatz: (1) Spezifischer Umsatz: Jahresumsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags (Empfangsdienstleistungen) in EUR (netto) bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (2023, 2022, 2021) vor Ablauf der Angebotsfrist. (2) An den Nachweis des spezifischen Umsatzes sind folgende Mindestanforderungen geknüpft: Der durchschnittliche spezifische Umsatz mit Empfangsdienstleistungen des Bieters muss in den letzten drei Geschäftsjahren mindestens EUR 350.000 betragen. (3) Zur Nachweisführung ist die 2.5_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Haftpflichtversicherung: (1) Der Auftragnehmer ist ferner verpflichtet, für das von ihm eingesetzte Personal (einschließlich Nachunternehmern) eine Haftpflichtversicherung mit Deckungssumme je Schadensfall von mindestens EUR 3.000.000 für Personenschäden, Sach- und Vermögensschäden sowie Umweltschäden, EUR 1.000.000 für Bearbeitungsschäden und EUR 150.000 für Schlüssel- und Chipkartenverlust abzuschließen (Mindestanforderungen). Es genügt, eine Versicherungsdeckung pro Versicherungsjahr bis zum zweifachen der vorgenannten Deckungssummen während der Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten und zu belegen (vgl. 4_Vertrag, § 10 Abs. 2). (2) Sofern ein Bieter über einen Versicherungsschutz verfügt, der die Mindestanforderungen nicht vollständig erfüllt, ist neben dem Nachweis über den bestehenden Versicherungsschutz eine Erklärung eines Versicherungsunternehmen einzureichen, nach der der Versicherer sich dazu bereit erklärt, den bestehenden Deckungsschutz so zu erweitern, dass die genannten Voraussetzungen vollständig erfüllt sind. Der Nachweis einer vorläufigen Deckung nach § 49 VVG oder einer verbindlichen Erklärung eines Versicherers, den Bieter im Auftragsfall mit einem entsprechenden Versicherungsschutz auszustatten, ist ausreichend. (3) Zur Nachweisführung ist die 2.5_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zu verwenden. Ergänzende Nachweise (z.B. Versicherungsnachweis) sind als eigene Anlagen zum Angebot beizufügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen: (1) Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbrachten wesentlichen Leistungen, mit folgenden Angaben: - Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeit, - Angaben zum Objekt (Art und Nutzung), - Auftragswert in EUR (netto) - Leistungszeitraum (Angabe in Monat und Jahr) - Kompetenter Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Kontaktdaten (2) Mindestanforderungen: Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von Eigenerklärungen zu mindestens drei vergleichbaren Referenzen in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist nach. Eine Referenz darf vor dem dreijährigen Referenzzeitraum begonnen haben und zudem auch noch andauern; die Leistungserbringung muss jedoch mindestens sechs Monate in den Referenzzeitraum fallen. Die jeweiligen Referenzen sind "vergleichbar", wenn Sie die kontinuierliche Erbringung von Empfangsdienstleistungen in einem vergleichbaren Umfang (mindestens von Montag bis Freitag zu üblichen Geschäftszeiten) und mit einem vergleichbaren Leistungszuschnitt wie unter Ziffer 3.3 der 3_Leistungsbeschreibung näher dargestellt, betreffen. Von den mindestens drei vorgelegten Referenzen muss zudem mindestens eine Referenz zusätzlich in einem internationalen Umfeld erfolgt sein, in dem die eingesetzten Mitarbeiter ihre Englischkenntnisse anwenden mussten (z. B. Forschung, Wissenschaft, internationale Konzerne). Die Erfüllung der Anforderung muss durch eine entsprechende Referenzbeschreibung durch den Bieter glaubhaft gemacht werden. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung der Angaben vor. Die Bieter erklären sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber bei den angegebenen Ansprechpartnern der Referenzgeber - falls erforderlich - Auskünfte einholen darf. (3) Zur Angabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in 2.6_Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit auszufüllen und gegebenenfalls um eigene Anlagen zu ergänzen. Ergänzende Beschreibungen von referenzierten Aufträgen sollten einen Umfang von zwei DIN A4 Seiten je Referenz nicht überschreiten.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Unterauftragsvergabe: (1) Unterauftragsvergabe: Angabe, welche Teile der Bewerber als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt, sofern eine derartige Aussage bereits möglich ist. (2) Zur Angabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in 2.6_Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit auszufüllen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.