Facility Management-Winterdienstmanagement

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist der Betrieb einer externen Service- und Rufzentrale Annahme, Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller objektbezogenen Mängelmeldungen zum Winterdienst (Winterdienstmanagement) der im Sonder- und Treuhandvermögen des Landes Berlin organisierten Immobilien.
Der AN ist für die Annahme, Erfassung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung aller objektbezogenen Mängelmeldungen von Kontakten überwiegend in elektronischer Form (per eMail) sowie in Einzelfällen per Telefon während der Winterdienstsaison zuständig.
Der Bewirtschaftungsgegenstand des vorgenannten Immobilienportfolios umfasst das o.g. Winterdienstmanagement der Mängelmeldungen zum Winterdienst für über 1.200 Wirtschaftseinheiten unterschiedlicher Nutzungen, bspw. Gerichte, Finanzämter, Oberstufenzentren, Theater, Justizvollzugsanstalten, Polizei, Feuerwehr und Flüchtlingsunterbringungen.

Beschreibung der Beschaffung

Bei dem zu betreuenden Immobilienportfolio handelt es sich um über 1.200 Wirtschaftseinheiten unterschiedlicher Nutzungen, bspw. Gerichte, Finanzämter, Oberstufenzentren, Theater, Justizvollzugsanstalten, Polizei, Feuerwehr und Flüchtlingsunterbringungen, für welche eine lückenlose Erreichbarkeit der externen Service- und Rufzentrale für auftretenden Mängelmeldungen des Winterdienstes während der Winterdienstsaison. Lückenlose Erreichbarkeit kalendertäglich 00:00 bis 24:00 Uhr während der Winterdienstsaison (01.11. bis 30.04.) ist zu gewährleisten.
Vom AN ist eine ständige, lückenlose Erreichbarkeit der Service- und Rufzentrale zu gewährleisten.

Beschreibung der Optionen

Wird der Vertrag durch den Auftraggeber nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit oder einer bereits genutzten Verlängerungsoption gekündigt, verlängert er sich jeweils um 12 Monate. Eine Verlängerung um 12 Monate ist insgesamt 7-mal möglich. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.10.2034.

Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren)

Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 26.04.2024 um 12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem
Berufs­­ oder Handelsregister: Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärung gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB
abzugeben. Die Besonderen Vertragsbedingungen Teile B und Teil C werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung (Teil B) sind mit Angebotsabgabe auszufüllen und werden ebenfalls Vertragsbestandteil. Das Verzeichnis der Nachunternehmer, die Eigenerklärung der Nachunternehmer, die Verpflichtungserklärung für Teilleistungen durch Nachunternehmer und die Bewerber /Bietergemeinschaftserklärung sind, wenn erforderlich, mit dem Angebot abzugeben (siehe "Checkliste").
Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3). Der Auftraggeber behält sich vor, einen Handelsregisterauszug einzufordern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Eignungskriterien gemäß Auftrags­/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage
"Selbstauskunft" vollständig ausgefüllt abzugeben. Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.
I. Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr.2 VgV Mindestdeckungssummen für Haftpflichtversicherung: Der AN ist verpflichtet, zur Absicherung sämtlicher
Ansprüche des AG im Zusammenhang mit dem Vertrag eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von mindestens 5.000.000,00 € pauschal für Personen und Sachschäden sowie 250.000,00€ für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz jeweils zweifach maximiert pro Jahr abzuschließen und
während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Der AN wird das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung bis spätestens 14 Tage vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachweisen. Der AN ist darüber hinaus verpflichtet, einmal jährlich das Bestehen dieser Betriebshaftpflichtversicherung durch Vorlage einer Kopie des jeweils gültigen Versicherungsscheins nachzuweisen. Der Nachweis wird nur dann anerkannt, wenn der Versicherungsschein eine Restgültigkeit von
3 Monaten aufweist. Erfüllt der AN diese Verpflichtung nicht, sind die AG berechtigt, nach Aufforderung und Fristsetzung gegenüber dem AN die entsprechenden Versicherungsleistungen zu Lasten des AN an Dritte zu vergeben. Der AN wird im Wege der Eigenerklärung in der Selbstauskunft verbindlich erklären, dass er im Fall der Auftragserteilung eine den Mindestanforderungen genügende Haftpflichtversicherung abschließt.
II. Gemäß §
45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV Mindestjahresumsatz: Der durchschnittliche Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 250.000 € netto betragen. Der AN wird durch Angabe in der Selbstauskunft Auskunft über die Gesamtumsätze seines Unternehmens in den Jahren
2021, 2022 und 2023 geben (Hinweis: Angaben für 2020 nur, wenn das Geschäftsjahr 2023 noch nicht abgeschlossen ist).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Eignungskriterien gemäß Auftrags­/Vergabeunterlagen. Mit dem Angebot ist die Anlage
"Selbstauskunft" vollständig ausgefüllt abzugeben. Die Unterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.
I. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen: Der Bewerber kann die nachfolgend benannten Anforderungen zum Qualitäts­­- und Umweltmanagement nachweisen und/oder verpflichtet sich zur Umsetzung der benannten Maßnahmen. I.I.
Nachweis zur Gewährleistung des Qualitätsmanagements mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat) Zertifizierte Qualitätsmanagement Standards (z.B. DIN EN ISO 9001:2008, Branchen spezifisches System, integriertes System oder gleichwertig) oder gleichwertige unternehmenseigene Standards sind vorhanden oder werden in den Auftrag eingebracht. I.2. Nachweis zur Gewährleistung des Umweltschutzes mittels
Eigenerklärung Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (ggf. ergänzendes Zertifikat) oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz die das Unternehmen während der Vertragslaufzeit anwendet.
II. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV Beschreibung der personellen Ausstattung des Unternehmens: Bestätigung mittels Eigenerklärung - Der Bewerber erklärt, rechtsverbindlichen mit formgerechter Abgabe des Angebotes, dass dieser im Auftragsfall spätestens zum Regelbetriebsbeginn zur Sicherstellung der organisatorischen Erreichbarkeit eine hinreichende personelle Besetzung der Service- und Rufzentrale mit einer ständigen Besetzung während der Servicezeiten sicherstellen und während der gesamten Vertragslaufzeit die Personalbesetzung je Schicht vorhalten wird.
III. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV Angaben zur Qualifikation des eingesetzten Personals: Bestätigung mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat), dass die eingesetzte Projektleitung über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (bspw. qualifizierter Sicherheitsmitarbeiter mit Fachkraftzertifikat [NSL Fachkraft] oder gleichwertig); mind. 5 Jahre Berufserfahrung sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügt.
- dass der eingesetzten Mitarbeiter Service- und Rufzentrale über mehrjährige Berufserfahrung in der Tätigkeit als Mitarbeiter in einer Service- und Rufzentrale verfügen. Der AG behält sich vor die Leistungstiefe über geeignete Nachweise belegen zu lassen.
IV. Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV Nachweis der technischen Ausstattung: Bestätigung mittels Eigenerklärung (ggf. ergänzendem Zertifikat) - dass die eingesetzte Service- und Rufzentrale über eine Telefonanlage mit Multiplexanschluss verfügt und die geforderte Leistungs- und Verfügbarkeitswerte sicherstellt bzw. im Auftragsfall vor Leistungsbeginn nachgerüstet wird und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht.
- dass der Bewerber zur Verarbeitung und Dokumentation der Winterdienstmangelmeldungen eine Software zur Datenverarbeitung seiner Wahl einsetzen, die das erforderliche Berichtswesen digital abbildet und eine DSGVO konforme Verarbeitung der Daten vorsieht.
- dass der Bewerber die eingesetzte Software (Datenverarbeitungssystem Winterdienstmanagement) vollumfänglich selbst administrieren und bedienen kann, sodass Änderungen im System kurzfristig umsetzbar sind und Systemprotokolle, Auswertungen zu Statistiken, etc. zeitnah bereitgestellt werden können.
V. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV Referenzen: Bei Leistungen für öffentliche Auftraggeber: Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter (vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigung) von den Bietern, die nach der Angebotswertung in der engeren Wahl sind, vorlegen zu lassen. Es sind mindestens 3 Referenzen anzugeben, welche jeweils vergleichbar mit der ausgeschriebenen Leistung (Service-und Rufzentrale zur Meldungsbearbeitung mit Immobilienbezug/Winterdienstmanagement) sein müssen. Das Vertragsende einer Referenz darf nicht länger als 3 Jahre zum Ende der Angebotsfrist zurückliegen. Aktuelle Referenzen müssen eine bisherige Leistungserbringung von mindestens 12 Monaten zum Ende der Angebotsfrist aufweisen.
Von den einzureichenden Referenzen müssen:
- mind. eine Referenz Leistungen des Mängelmanagements, vorzugsweise im Bereich Winterdienst berücksichtigen sowie
- mind. eine Referenz einen bearbeiteten Umfang von 250 Meldungen p.a. in vergleichbarer Tätigkeit [Service- und Rufzentrale mit Immobilienbezug] aufweisen.

Wir weisen darauf hin, dass die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH auch
geschäftsbesorgend für andere Auftraggeber des Landes Berlin tätig wird. Es wird eine Probezeit vereinbart. Diese beträgt 6 Monate (siehe BVB Besondere Vertragsbedingungen). Innerhalb der Probezeit kann der Auftraggeber den Vertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündigen. Für
den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem durch dieses Vergabeverfahren zu beauftragenden Bieter aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer Gründe, die zur Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können, beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen
anderen Bieter des Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaftlicheren Angebot. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de bereitgestellt. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf der Internetseite
http://www.vergabeplattform.berlin.de notwendig. Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de hochgeladen wurden. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen. Bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).

Beschreibung der Optionen

Wird der Vertrag durch den Auftraggeber nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit oder einer bereits genutzten Verlängerungsoption gekündigt, verlängert er sich jeweils um 12 Monate. Eine Verlängerung um 12 Monate ist insgesamt 2-mal möglich. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.10.2029.

Text

Die Option: "Wird der Vertrag durch den Auftraggeber nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit oder einer bereits genutzten Verlängerungsoption gekündigt, verlängert er sich jeweils um 12 Monate. Eine Verlängerung um 12 Monate ist insgesamt 7-mal möglich. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.10.2034."

Wird geändert auf:

Wird der Vertrag durch den Auftraggeber nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit oder einer bereits genutzten Verlängerungsoption gekündigt, verlängert er sich jeweils um 12 Monate. Eine Verlängerung um 12 Monate ist insgesamt 2-mal möglich. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.10.2029.