Projekt Management Office Corona-Hilfen

Kurze Beschreibung

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (im Folgenden: „IFB Hamburg“ oder „Auftraggeberin“) ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. Trägerin der IFB Hamburg ist die Freie und Hansestadt Hamburg, deren zentrales Förderinstitut die IFB Hamburg ist. Die IFB Hamburg ist eine Bank im Sinne des Kreditwesengesetzes. Sie ist kompetente Ansprechpartnerin in allen Förderfragen rund um Wohnungsbau, Wirtschaft, Innovation, Umwelt und Energie. Sie vergibt Fördermittel an Unternehmen, Privatpersonen und Institutionen und unterstützt diese bei der Finanzierung ihrer Investitionsvorhaben durch Darlehen, Zuschüsse und Bürgschaften. Die IFB Hamburg hat aktuell rund 320 Beschäftigte und ihren Sitz in Hamburg am Besenbinderhof 31. Die IFB Hamburg unterstützt den Senat bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben. Dabei führt sie im staatlichen Auftrag auf dem Gebiet der Freien und Hansestadt Hamburg Fördermaßnahmen, insbesondere Finanzierungen im Einklang mit den Beihilfevorschriften der Europäischen Union und unter Beachtung des gemeinschaftsrechtlichen Diskriminierungsverbotes im eigenen Namen in verschiedenen Bereichen durch (u. a. Wohnraumförderung, insbes. sozialer Wohnraum, Innovationsförderung etc.).
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Ausgangssituation des Vorhabens:
Zur Bewältigung der Corona-Pandemie und deren wirtschaftlichen Folgen hat der Bund zur Sicherung der Existenz von kleinen und mittelständischen Unternehmen im Rahmen seines Konjunkturpaktes für Corona-bedingten Umsatzausfall umfangreiche Hilfsprogramme aufgelegt. Hierfür wurde eine durch den Bund in Auftrag gegebene digitale Antragsplattform des Dienstleisters INIT genutzt.

Für die Umsetzung dieser Programme hat der Bund jeweils mit den Ländern eine Verwaltungsvereinbarung abgeschlossen. Die Programme werden durch die Länder ausgeführt. Die Freie und Hansestadt Hamburg [FHH] – vertreten durch die Behörde für Wirtschaft und Innovation [BWI] – hat mit dem Bund Verwaltungsvereinbarungen abgeschlossen, um diese Fördermittel den Antragsberechtigten gewähren zu können.

Mit der Abwicklung der Programme als bewilligende Stelle hat die FHH die IFB Hamburg beauftragt. Damit fielen der IFB Hamburg eine Vielzahl von neuen Aufgaben (Prüfung des Antrags, Bewilligung, Auszahlung, Schluss-/Endabrechnung und Reporting) zu.
Umfang der zu beschaffenden Leistungen.
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Rolle der IFB Hamburg bei der Antragsbearbeitung:
Im Rahmen der Bekämpfung der wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise durch die Überbrückungs- und Neustarthilfen (sowie zuvor der Hamburger Corona-Soforthilfe) wurden durch die IFB Hamburg fast 165.000 Anträge bearbeitet und rund € 3,8 Mrd. ausgezahlt. Davon entfallen etwa 100.000 Anträge und rund € 3,1 Mrd. auf die Überbrückungs- und Neustarthilfen. Für die Unterstützung der IFB Hamburg bei der Bewältigung dieser Aufgabe, hat die IFB Hamburg Ressourcen bei externen Dienstleistern beauftragt.
Es handelte sich um die folgenden Programme:
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- Überbrückungshilfen I, II III, III+ und IV
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- Novemberhilfen, Dezemberhilfe
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- Neustarthilfe, Neustarthilfe Plus, Neustarthilfe Plus Q4, Neustarthilfe 2022, Neustarthilfe 2022 Q2

Beschreibung der Beschaffung

Aufgaben des PMO:
Das PMO übernimmt die Steuerung des Programms in Abstimmung mit der Auftraggeberin, unter anderem mit nachstehenden Aufgaben:
• Weiterentwicklung und Durchführung einer übergreifenden Fall- und Ressourcensteuerung in Absprache mit der Auftraggeberin,
• Vorbereitung und Moderation der regelmäßigen Projektsteuerungssitzungen,
• Erstellung der regelmäßigen Projektreportings,
• Erstellung von Statusberichten und ggf. Sonderauswertungen,
• Mitwirkung bei der (Weiter-) Entwicklung und laufende Pflege klarer Bearbeitungsregeln sowie Bearbeitungsleitfäden für alle Bearbeitungsteams, ggf. Schulungen, Erstellung und laufende Weiterentwicklung von Katalogen für Fragen an prüfende Dritte und Prüfvermerken,
• Sicherstellung einer einheitlichen und gleichbleibend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit und -qualität,
• Koordination und Adressierung von Fehlerbeseitigungen,
• Unterstützung bei Managementfragen,
• Schnittstellenfunktion zum IT-Dienstleister INIT,
• Projektdokumentation und Abschlussbericht,
• Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche, Insolvenzabgleiche und Betrugsfall-Überprüfungen,
• Tracking besonderer Fälle (u.a. Rückforderungen, IBAN-Änderungen, Blocklisten).
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Diese Übersicht von Aufgaben des PMO ist nicht abschließend. Zudem ist die Auftraggeberin berechtigt, den Aufgabenkreis im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Schluss- und Endabrechnung nach Bedarf zu erweitern. Sämtliche Korrespondenz, Dokumentationen, Meetings etc. erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache. Die Leistungen sind im laufenden Gesamtprojekt der Bearbeitung der Coronahilfen zu erbringen. Die kontinuierliche Bearbeitung setzt ein voll funktionsfähiges und einsatzbereites POM voraus. Dies bedingt, dass eine mögliche Einarbeitung des Auftragnehmers innerhalb von 14 Tagen ab Erteilung des Zuschlags abgeschlossen sein muss.
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Leistungszeitraum:
Der Leistungszeitraum beginnt am 1. Mai 2024 und endet am 31. Dezember 2025. Die Laufzeit verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang des Widerspruchs beim Auftragnehmer. Der Vertrag kann höchstens zweimal verlängert werden. Der Vertrag endet spätestens zum 31. Dezember 2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
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Geschätztes Auftragsvolumen:
Die Auftraggeberin geht derzeit von einem Auftragsvolumen von ca. 1.400 Personentagen (PT) im Jahr 2024 und ca. 2.100 PT im Jahr 2025 aus. Davon entfallen ca. 440 PT auf den Projektleiter, die übrigen ca. 3.060 PT entfallen auf sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung). Ein Anspruch auf ein Mindestauftragsvolumen besteht nicht. Im Laufe der Bearbeitung kann es regelmäßig zu schwankenden Kapazitätsanforderungen im PMO kommen. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass zu Beginn des Auftrags neben dem Projektleiter bis zu sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung) zum Einsatz kommen. Bei zunehmender Fortschreitung des Auftrags geht der Auftraggeber davon aus, dass der Bedarf an einzusetzenden Personen abnehmen wird. Der Auftragnehmer muss auf schwankende Kapazitätsanforderungen flexibel reagieren. Auftraggeberin und Auftragnehmer werden mindestens den konkreten Ressourceneinsatz abstimmen und gemeinsam festlegen.
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Allgemeine Anforderungen:
Die Bieter haben mit ihrem Angebot einen Projektleiter zu benennen sowie dessen auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darstellen. Zudem sind sieben Projektteammitglieder, die eingesetzt werden sollen, namentlich zu benennen sowie deren auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darzustellen. Eines der sieben Projektmitglieder soll zudem als stellvertretende Projektleitung benannt werden. Die Mindestanforderungen an die beiden Rollen (Projektleiter, Projektteammitglied) ergeben sich nachfolgend aus Ziffer 4.2.
Unter dem Zuschlagsunterkriterium „Qualifikation und Erfahrung“ werden ausschließlich die auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters und der stellvertretenden Projektleitung nach den in der Angebotsaufforderung näher dargelegten Maßgaben bewertet.
Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, mindestens 50% der Teamzusammensetzung über den gesamten Zeitraum konstant zu halten.
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Mindestanforderungen an die Kompetenzen (Rollenprofile):
Projektleiter =
- Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium und mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung in der Steuerung von Teams in Großprojekten
- Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle
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Projektteammitglied =
- Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium mit einschlägiger Berufserfahrung oder
- Kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5-jähriger Erfahrung in bankfachlichen und / oder förderrechtlichen Projekten
- Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

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7. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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8. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
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9. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist, getrennt nach den letzten drei Jahren (2020 - 2023).
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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10. Erklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Die Erklärung ist dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
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11. Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern ist die entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt) vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen.
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12. Eigenerklärung über die Verpflichtung, mindestens 50% der Teamzusammensetzung über den gesamten Zeitraum konstant zu halten.
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13. Benennung eines Projektleiters (Rolle: Projektleiter) und eine stellvertretende Projektleitung (Rolle: Projektteammitglied) sowie konkrete und nachvollziehbare Darstellung deren auftragsbezogenen Qualifikationen und Erfahrungen. Die Mindestanforderungen an die beiden Rollen ergeben sich aus Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung.
Bewertet wird die auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters und der stellvertretenden Projektleitung. Aspekte der Wertung sind insbesondere:

• bankfachliche und / oder förderrechtliche Spezialisierung,
• ausgewiesenene Kommunikations- und Projektmanagmentfähigkeiten,
• nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit Bankvorständen und politischen Entscheidungsträgern,
• Nachweis von Detail- und Tiefenkenntnisse in den hier maßgeblichen Coronahilfeprogrammen,
• Kenntnisse im deutschen Recht, insbesondere im Zuwendungs- und Verwaltungsrecht,
• Erfahrung in der Anwendung des digitalen Antragsportals des Bundes (INIT).
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14. Einreichung von maximal 3 Referenzen aus dem Projektmanagement bei der Steuerung von Corona-Programmen des Bundes und der Länder oder aus vergleichbaren Förderprogrammen der letzten 3 Jahre (2021-2023).
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15. Einreichung eines bieterseitig zu erstellenden Konzeptes mit einer Beschreibung, wie er bei der Ausführung der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben konkret vorgeht. In seinen konzeptionellen Ausführungen hat der Bieter vor allem zu folgenden Aspekten Stellung zu nehmen:
• Benennung kritischer Erfolgsfaktoren und des Ansatzes für ein erfolgreiches Projektmanagement für die Abwicklung der End- und v.a. Schlussabrechnungen.
• Erläuterungen, welche technischen Steuerungstools und Unterstützungsmöglichkeiten eingesetzt werden sollen, inkl. KI und robotics, und Erläuterung der hierfür eingesetzten Kosten sowie der gegenüberstehenden Einsparungen bei den Ressourcen.
• Erläuterung darüber, wie sichergestellt wird, dass bei einem seit längerer Zeit laufenden Projekt innerhalb von zwei Wochen ein vollständig arbeitsfähiges PMO bereitsteht.
Das Konzept ist in Textform einzureichen. Es darf maximal 10 Seiten DIN A4 (Schriftart Arial in Schriftgröße 11 oder vergleichbar und ein Zeilenabstand von 1,5 pt) umfassen. Eine Überschreitung der Seitenanzahl des Konzepts führt nicht zum Ausschluss, jedoch wird das Konzept ab Seite 11 weder gelesen noch bewertet.
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Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die in der Angebotsaufforderung genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform
www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw.
Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.
Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform
eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden.
Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Mit dem ANGEBOT sind folgende Unterlagen einzureichen:
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1. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt) mit den Erklärungen, dass Sie die Ausschreibungsbedingungen anerkennen und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen haben und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB, § 124 GWB und § 128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.
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2. Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens inkl. eines Leistungsportfolios (max.4 DIN-A4-Seiten).
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3. Eigenerklärungen über die Eignung und Auftragsausführung gemäß § 7 HmbVgG sowie § 35 UVgO oder § 48 VgV (Formblatt).
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4. Eigenerklärung (Formblatt) zu Aufträgen und Konzessionen oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Umsetzung von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, eingefügt mit der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. _____________________________________________________________________________________________
5. Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die gem. § 4 Abs. 1 Satz 1 VGSH erforderlichen Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. _______________________________________________________________________________________________
6. Ausgefülltes Preisblatt (Formblatt).
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Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach
Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht
später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).