Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt MfS-Unterlagen

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Digitalisierung von Archivgut einschl. konservatorischer Vorarbeiten und notwendiger Transportleistungen zwischen dem Bundesarchiv und der Auftragnehmerin, mit einer festen Laufzeit von einem Jahr, die optional dreimal um ein Jahr verlängert werden kann. In diesem Projekt handelt es sich vor allem um Archivgut aus der Zeit von 1949 bis 1990, sowohl lose als auch gebunden.

Festbestellmenge/gesamte Vertragslaufzeit: 12.000.000 Digitalisate
Mögl. zusätzliche Mengen/gesamte Vertragslaufzeit: 4.000.000 Digitalisate

Beschreibung der Optionen

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Rahmenvereinbarung 3x um ein Jahr, bis maximal zum 31.12.2028 zu verlängern, sofern der maximale Auftragswert gemäß § 2 der Rahmenvereinbarung nicht erreicht wird. Eine Verpflichtung zur Inanspruchnahme der Verlängerung seitens der Auftraggeberin oder Bedarfsträgerin besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrages,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem 20. Jahrhundert.
● Die Digitalisierung muss an losem Schriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen)
● Menge mindestens: 2.000.000 Digitalisate/pro Jahr
Eine Aufteilung der genannten Mindestmenge auf mehr als 6 Referenzprojekte ist nicht zulässig.
● Die Digitalisierung muss zu mind. 25% mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.3.2 und 3.3.3, dargestellten Anforderungen entsprechen.
Für die Referenzen ist zwingend die Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Excel-Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz). Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es sind nur zwei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
b) Nachweis Zertifizierungen
Als geeignet werden nur solche Unternehmen angesehen, die ein zumindest nach
DIN ISO EN 9001 von unabhängiger Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem
eingerichtet haben, betreiben und aufrechterhalten. Zusätzlich muss das Unternehmen nachweisen, dass sein Informationssicherheits-Managementsystem den Anforderungen der DIN ISO EN 27001 entspricht. Bitte reichen Sie als Nachweis die entsprechenden Zertifikate ein. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" gültig sein.
c) Ressourcen und technische Ausrüstung
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden:
● Fachpersonal: Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar.
Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind.
● Scanner: Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook, Inotech SCAMAX 6x1, Janich & Klaas Xino.
● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung. (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung (Ziffer 4.6) zu entnehmen).
● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden.
Fortsetzung unter Zusätzliche Informationen (BT-300)

a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
b) Eigenerklärung Geheimhaltung nach BDSG und StUG
Bei den Einzelaufträgen/-abrufen des BArch müssen alle an der Digitalisierung beteiligten Mitarbeiter eine Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Stasi-Unterlagen-Gesetz (StUG) unterzeichnen. Diese enthält einen Auszug aus dem Stasi-Unterlagen-Gesetz und dem für die Unterlagen ebenso relevanten Bundes-datenschutzgesetz. Die Auftragnehmerin muss mit den Gesetzesvorschriften und insbesondere den möglichen Konsequenzen bei Verstößen vertraut sein und gewährleistet ihre Einhaltung während der Leistungserfüllung. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung zur Geheimhaltung nach BDSG und StUG bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Verpflichtungserklärung zur Geheimhaltung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.
c) Eigenerklärung Sanktionen Russland
Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Sanktionen Russland", in welchem Sie auch den vollständigen Wortlaut von Art. 5 k finden.
d) Unternehmensdaten
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz. Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
e) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung
Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.
Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines Bedarfsträgers durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen. Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.
f) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung
Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherung muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3.000.000,00 € für Personenschäden, mindestens 3.000.000,00 € für Sachschäden und mindestens 3.000.000,00 € für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen. Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben
welche Risiken abgesichert sind;
welche Deckungssummen vereinbart sind;
Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen. Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird. Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen.
g) Ort der Auftragsausführung, Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Archivalien der Bedarfsträgerin gem. §22 KGSG (Kulturgutschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor. Darüber hinaus muss im Falle der Ausfuhr von Archivgut ins Ausland zusätzlich zur Ausfuhrgenehmigung eine Rückgabezusage des jeweiligen Landes mit einer Aufstellung der jeweiligen Archivalien vorliegen (siehe Anlage 5). Die zur Erlangung einer Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall der Auftragnehmerin.
Die Rückgabezusage muss mit der Zuschlagserteilung vorliegen. Diese ist für den 25.10.2024 geplant. Sollte die Rückgabezusage bei der Zuschlagserteilung nicht vorliegen, ist alternativ eine Bestätigung des jeweiligen Ministeriums oder Vergleichbares dahingehend vorzulegen, dass die Rückgabezusage in Bearbeitung und zeitnah (innerhalb von 3 Wochen nach Zuschlagserteilung) erteilt werden wird und keine Gründe gegen eine solche Erteilung vorliegen. Ansonsten behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag dem Zweitplatzierten zu erteilen (siehe Nr. 4 der "Besonderen Bewerbungsbedingungen" und § 18 der Rahmenvereinbarung).
Auch im Falle einer Bearbeitung im Ausland ist sicherzustellen, dass die geforderten Bearbeitungs- und Gesamtprojektzeiten trotz ggf. notwendiger Genehmigungsverfahren zuverlässig eingehalten werden können. Um Schaden vom Archivgut abzuwenden, muss das Archivgut nach Abholung innerhalb von 24 Stunden bei der Auftragnehmerin eingetroffen sein. Von der Auftragnehmerin muss gewährleistet werden, dass vor Ort eine in Wirkbetrieb befindliche Digitalisierungsstrecke vorhanden ist. Eine im Aufbau befindliche Digitalisierungsstrecke wird durch die Bedarfsträgerin nicht akzeptiert.
h) Erstellung von Test-Digitalisaten
Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. Es werden je Scanner nicht mehr als 20 Blatt angefordert.
In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht.
i) Hinweis Bindefrist: Die Bindefrist beginnt ab Ende der Angebotsfrist.
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Fortsetzung Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
(BT-747/BT-750), Abschnitt c):
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
(!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).

Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn zu richten.

Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.