Rahmenvertrag für die Begleitung eines Gesamtstädtischen Changeprozesses in der Landeshauptstadt Potsdam

Landeshauptstadt Potsdam

Im Auftrag des Oberbürgermeisters haben in der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) in den Jahren 2022 bis 2024 regelmäßig Führungskräfteklausuren stattgefunden, an denen neben dem Oberbürgermeister die Geschäfts- und Fachbereichsleitenden teilgenommen haben. Zielstellungen dieser Klausuren waren eine inhaltliche Auseinandersetzung mit LHP-weiten Vorhaben und Projekten sowie die dafür notwendige Verständigung auf ein gemeinsames Führungs- und Verantwortungsverständnis der obersten Verwaltungsspitze. Konkret wurde in den Klausuren mit dem Modell "Spiral Dynamics" gearbeitet, auf dessen Basis ein Führungskultur-Zielbild entwickelt wurde. Dieses soll die Führungskräfte dabei unterstützen, die laufenden und geplanten LHP-weiten Veränderungsmaßnahmen zielführend und effizient umzusetzen und im Einklang mit den strategischen Zielen des Hauses in den Arbeitsalltag zu übertragen. Nunmehr sollen die hier erarbeiteten Ergebnisse in einen umfassenden Changeprozess überführt werden, der die 3 strategischen Stränge "Transformation der Verwaltungsarbeit" (s. Anlage 2 der Leistungsbeschreibung "Potsdam smart gestalten und verwalten"), "Strategische Steuerung" (Umsetzung Gesamtstädtischer Strategiezyklus und übergreifender politischer Zielsetzungen) und "dauerhafte Leistungsfähigkeit" (tragfähige Haushaltsplanung) verbindet. Hierbei sollen auch die Themen Zusammenarbeit und Kompetenzentwicklung der Führungskräfte im Rahmen der geplanten Veränderungsbegleitung berücksichtigt werden. Um diesen gesamtheitlichen Changeprozess gut in die laufenden Prozesse und die strategischen Zielstellungen einzufügen, sollen die einzelnen Maßnahmen eng an die Taktung und die Formate des bereits etablierten Strategiezyklus angedockt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-11-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-09-27.

Wer?

• Landeshauptstadt Potsdam

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Coaching

Wo?

• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-09-27	Auftragsbekanntmachung
2024-10-25	Auftragsbekanntmachung
2024-10-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-09-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag für die Begleitung eines Gesamtstädtischen Changeprozesses in der Landeshauptstadt Potsdam
Referenznummer: OV-L-901-253-24
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Beschreibung
Interne Kennung: OV-L-901-253-24
Beschreibung der Beschaffung:

Ziel dieser Ausschreibung ist es, durch geeignete Changemaßnahmen den Veränderungsprozess der Landeshauptstadt Potsdam mit seinen verschiedenen Veränderungssträngen zu unterstützen. Hierbei sind folgende drei Leistungsbausteine maßgeblich: Leistungsbaustein 1: Vorbereitung, Durchführung und Aufbereitung von Klausuren der obersten Führungsebene Durch den Auftragnehmer soll einerseits die Konzeption, Durchführung und Aufbereitung der jährlich stattfindenden Strategieklausur unterstützt werden, d. h. der Auftragnehmer führt bspw. Vorgespräche und ist für die Moderation und Auswertung/Dokumentation der Klausur verantwortlich. Verzahnt mit der Strategieklausur soll der Auftragnehmer andererseits regelmäßige Führungskräfteklausuren konzipieren, durchführen und aufbereiten, d. h. der Auftragnehmer führt bspw. Vorgespräche und ist für die Moderation und Auswertung/ Dokumentation der Klausur verantwortlich. Für den Leistungsbaustein 1 gehen wir von einem durchschnittlichen Umfang von 20 Personentagen (PT) pro Jahr aus. Leistungsbaustein 2: Unterstützung der Führungskräfte bei der Zielkaskadierung und Kommunikation Die Führungskräfte aller Ebenen spielen eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung der laufenden und geplanten Veränderungsvorhaben. Deshalb sollen in allen Geschäftsbereichen und den Bereichen des Oberbürgermeisters alle vier Führungsebenen (Geschäftsbereichsleitung, Fachbereichsleitung, Bereichsleitung, Arbeitsgruppenleitung) zielgruppenspezifisch bei der Wahrnehmung dieser zentralen Rolle unterstützt werden. Dabei geht es auf der einen Seite um die Unterstützung bei der Zielkaskadierung, d. h. bei der Konkretisierung und Übertragung der strategischen Ziele in den Führungs- und Arbeitsalltag aller Organisationseinheiten. Auf der anderen Seite geht es um die Unterstützung der Führungskräfte bei der Kommunikation und Einbindung der weiteren Führungsebenen und ggf. der Beschäftigten durch die jeweiligen Leitungen der Organisationseinheiten. Sofern im Rahmen der genannten Unterstützung der Führungskräfte Entwicklungsbedarfe erkannt werden, sollen vom Auftragnehmer nach Rücksprache mit dem Auftraggeber Weiterbildungsangebote/ Trainings mit Alltagsbezug konzeptioniert bzw. angeboten werden. Wir gehen für Leistungsbaustein 2 von einem durchschnittlichen Umfang von 20 Personentagen pro Jahr aus. Leistungsbaustein 3: Coaching der obersten Verwaltungsspitze Die Leitplanken der drei Stränge "Transformation der Verwaltungsarbeit", "Strategische Steuerung" und "dauerhafte Leistungsfähigkeit" werden durch die oberste Verwaltungsspitze gesetzt, also durch den Oberbürgermeister und die Geschäftsbereichsleitungen. Die Verknüpfung dieser strategischen Stränge und die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit auf dieser Ebene soll der Auftragnehmer durch ein regelmäßiges Coaching der obersten Verwaltungsspitze unterstützen. Dies kann in Absprache mit dem Auftraggeber bedarfsweise sowohl als Einzel- als auch als Gruppencoaching durchgeführt werden. Aus diesem Coaching ergeben sich wesentliche Impulse für den geplanten Changeprozess, die wiederum sowohl die Strategie- und Führungskräfteklausuren als auch die Zielkaskadierung und das Führungsverständnis strukturieren bzw. formen. Wir gehen für Leistungsbaustein 3 von einem durchschnittlichen Umfang von 5 Personentagen pro Jahr aus. Leistungszeitraum: Leistungsbeginn ist der 01.01.2025. Der Vertrag endet am 31.12.2028. Unabhängig davon endet der Vertrag vorab bei Erreichen der Obergrenze von 400.000 Euro (brutto).

Beschreibung der Beschaffung

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Coaching 📦
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str. 79/81
Postleitzahl: 14469
Stadt: Potsdam
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer: 4 Jahre
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-11-04 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-11-04 11:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 11 Wochen
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-11-04 11:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-10-28 00:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Vergabeunterlagen gemäß § 56 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Sofern nichts anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot sind einzureichen: - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU). Es sind Angabe zu tätigen, welche Teile des Auftrags das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen. (sofern einschlägig) Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mit dem Angebot sind einzureichen: - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe für jedes Mitglied separat einzureichen. - Eigenerklärung der Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner (Formular 4.2 EU) (sofern einschlägig). - Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens in Form einer Eigenerklärung beizulegen (sofern einschlägig). - Eigenerklärung restriktive Maßnahmen (Formular 4.12) Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind für jeden benannten Unterauftragnehmer/Eignungsverleiher separat einzureichen: - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formular 4.4) - Sofern eine Nachunternehmerschaft vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des Nachunternehmers in Form einer Eigenerklärung (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

I. Sofern nicht anders geregelt, ist die Beibringung als Eigenerklärung mit Angebotseinreichung ausreichend. Mit dem Angebot sind einzureichen: - Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach BbgVergG (Formular 5.3) - Nachweis einer Coaching-Ausbildung und einer Ausbildung in (systemischer) Organisationsberatung für den/die hauptverantwortliche/n Berater/in, beides mit einer Mindestlaufzeit von 6 Monaten (Kopien ausreichend) Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind für jeden benannten Unterauftragnehmer/Eignungsverleiher separat einzureichen: - Vereinbarung zwischen Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmen zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach BbgVergG (Formular 5.4) (sofern einschlägig) Alternativ ist die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV möglich. II. Sonstige zu den Vergabeunterlagen zugehörige Dokumente: - Vertragsentwurf - Infodatenblatt Datenverarbeitung Verträge

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: gem. §§ 123, 124 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Landeshauptstadt Potsdam
Nationale Registrierungsnummer: 12-12992262150119-98
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str. 79/81
Postleitzahl: 14469
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de 📧
Telefon: +49 331289-0 📞
URL: https://www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vergabemarktplatz.brandenburg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR620W/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR620W 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCR620W 🌏
Name: Die Kommunikation in Bezug auf dieses Ausschreibungsverfahren erfolgt ausschließlich über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes Brandenburg.
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 11 Wochen
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXP9YCR620W Die elektronische Angebotsabgabe ist über den Projektraum zum Verfahren auf der elektronischen Plattform "Vergabemarktplatz Brandenburg" vorzunehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung als Nutzer und Freischaltung des Projektraumes. Nähere Details dazu finden sich unter http:// vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/. Das elektronische Angebot ist mit den Anlagen bis zum Ende der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle zu übermitteln. Eine Angebotsabgabe per Mail ist nicht zulässig.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Nationale Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@mwae.brandenburg.de 📧
Telefon: +49 331866-1610 📞
Fax: +49 331866-1652 📠
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-09-27+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 190-586500 (2024-09-27)

Auftragsbekanntmachung (2024-10-25)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-25+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

In der Beschreibung zum Kriterium "Qualität des Konzeptes" wurde Folgendes ergänzt: "Das Kriterium "Qualität des Konzeptes" gliedert sich auf in die zwei folgenden Unterkriterien: - Zeit- und Ablaufplanung sowie Kommunikation mit dem Auftraggeber/ Beteiligten (Gewichtung: 35 Prozent) - Konzeptionelle und methodische Darstellung (Gewichtung: 65 Prozent)" In der Beschreibung zum Kriterium "Qualifikation und Erfahrung" wurde Folgendes ergänzt: "Das Kriterium "Qualifikation und Erfahrung" gliedert sich auf in die zwei folgenden Unterkriterien: - Berufserfahrung und fachliche Qualifikation des/der hauptverantwortlichen Berater/in (Kurzvita und Referenzen im Leistungsbereich) (Gewichtung: 70 Prozent) - Berufserfahrung und fachliche Qualifikation der weiteren geplanten Mitglieder des Beratungsteams (Kurzvita und Referenzen im Leistungsbereich) (Gewichtung: 30 Prozent)"

Andere zusätzliche Informationen

In den Angaben zum Auftragsgegenstand wurden bei den Beschreibungen zu den Zuschlagskriterien "Qualität des Konzeptes" und "Qualifikation und Erfahrung" die jeweiligen Untergewichtungen ergänzt.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 586a11e4-f791-47cd-9f63-40ef7d1ada43-01
Quelle: OJS 2024/S 210-652565 (2024-10-25)

Auftragsbekanntmachung (2024-10-30)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-11-11 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-11-11 10:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2024-11-11 10:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-30+01:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text: Verlängerung der Angebotsfrist auf den 11.11.2024 - 10:00 Uhr
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2024-10-30 📅
Andere zusätzliche Informationen
Verlängerung der Angebotsfrist vom 04.11.2024 auf den 11.11.2024 - 10:00 Uhr.
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: d3b7732b-2fb1-479a-a799-2784702804c8-01
Quelle: OJS 2024/S 214-667778 (2024-10-30)

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