Rahmenvertrag über die Durchführung der Jahresabschlussprüfung des kaufmännischen Rechnungswesens beim Forschungsverbund Berlin e. V.

Beschreibung der Beschaffung

- die Jahresabschlussprüfungen für das kaufmännische Rechnungswesen für den FVB gesamt, die sieben im FVB zusammengeschlossenen Forschungsinstitute und die Gemeinsame Ver-waltung,
- die Prüfung des Lageberichts,
- die Prüfung der Überleitungsrechnung zur Einnahmen- und Ausgabenrechnung,
- die Prüfung der Abrechnung der nach kameralistischen Grundsätzen erstellten Programm-budgets der einzelnen Institute,

Die Prüfung erstreckt sich darauf, ob die diesbezüglichen gesetzlichen Vorschriften sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachtet worden sind.
Weiterhin ist die Prüfung gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) vorzusehen. Im Prüfbericht muss die Aussage enthalten sein, ob die Mittel im Einklang mit den Allgemeinen Bewirtschaftungs-grundsätzen und den Allgemeinen Nebenbestimmungen für die institutionelle Förderung (ANBest-I) und anderer besonderer Nebenbestimmungen verwendet worden sind.
Im Rahmen des Jahresabschlusses steht die Auftragnehmerin für ad-hoc-Beratungen in prüfungsrele-vanten Fragestellungen des Rechnungswesens für ganzheitliche Beratungen zur Verfügung. Dazu zählen u. a. in regelmäßigem Turnus stattfindende Berichts- und Abstimmungstreffen mit der Geschäfts-führung unter bedarfsweiser Hinzuziehung von Expertinnen aus den jeweiligen Bereichen des FVB sowie besondere Prüfthemen, wie der "Sonderprüfung" des Kuratoriums bzw. anderer Bereiche des FVB.
Zu dem Leistungsumfang gehört die Darstellung der Berichte im Aufsichtsgremium des FVB, dem Kuratorium, insbesondere seinem Finanzausschuss, in mündlich vorgetragener Form sowie mittels einer die Inhalte des mündlichen Vortrags wiedergebenden sowie inhaltlich erläuternden und stützenden Präsentation. Für die Präsentation vor dem Finanzausschuss ist von einem Tag pro Jahr (i.d.R. zwischen 14 bis 17 Uhr) im November als Vor-Ort-Termin auszugehen. Die Präsentation ist spätestens drei Wochen vor der Sitzung des Finanzausschusses, im PDF-Format zur Verfügung zu stellen und wird mit den Unterlagen der jeweiligen Sitzung an die Teilnehmerinnen verteilt.

Beschreibung der Optionen

Die Auftragnehmerin wird mit dem Zuschlag zunächst für das Wirtschaftsjahr 2024 mit den vertragsgegenständlichen Leistungen beauftragt. Der Vertrag verlängert sich automatisch 3 Mal stillschweigend um jeweils 12 Monate, sofern er nicht bis spätestens 3 Monate vor Ablauf der 12 Monate des jeweiligen Beauftragungsjahres durch eine der beiden Vertragsparteien gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate. Der Auftragnehmerin steht kein Anspruch auf die Verlängerungen zu.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Diese Dokumente müssen ausgefüllt bzw. ausgefüllt und/oder
unterschrieben und im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Formblatt Eignung und zugehörige Nachweise/ Erklärungen
- Erklärungen zu Ausschlussgründen_VGV_24
- Eigenerklärung-VO-2022-833
- BVB_Frauenfoerderung
- Bieterangaben_Wettbewerbsregister

Diese Unterlagen müssen durch die Bieterinnen erbracht und mit
Angebotsabgabe im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Unternehmensdarstellung (gem. Punkt 8.1 des "Formblatts Eignung")
- Handelsregisterauszug oder gleichwertiger Nachweis (gem. Punkt 8.2 des "Formblatts Eignung")

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Diese Dokumente müssen ausgefüllt bzw. ausgefüllt und/oder
unterschrieben und im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Formblatt Eignung und zugehörige Nachweise/Erklärungen mit folgenden Mindestvoraussetzungen:
- Gesamtjahresumsatz (gem. Punkt 9.2 des "Formblatts Eignung")
Mindesvoraussetzung: Durchschnittlicher Jahresumsatz je Geschäftsjahr mindestens 1.000.000 Euro (eine Million Euro)
- Umsatzangaben (gem. Punkt 9.3 des "Formblatts Eignung")
Mindesvoraussetzung: Durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen je Geschäftsjahr mindestens das doppelte (2,0-fache) des Angebotspreises

Diese Unterlagen müssen durch die Bieterinnen erbracht und mit
Angebotsabgabe im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Nachweis einer branchenüblichen Haftpflichversicherung (gem. Punkt 9.1 des "Formblatts Eignung"), die den gesetzlichen Regelungen der §§ 54, 44b Abs. 4 Wirtschaftsprüferordnung (WPO) entspricht und deren Versicherungssumme mindestens 4.000.000 Euro (vier Millionen Euro) beträgt

Folgende Dokumente müssen nur ausgefüllt /bzw. ausgefüllt und unterschrieben werden, wenn zutrifft:
- Erklärung der Bieter-Bewerbergemeinschaft
- Unterauftragnehmer_Eignungsleihe_VgV_UVgO
- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Diese Dokumente müssen ausgefüllt bzw. ausgefüllt und/oder
unterschrieben und im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Formblatt Eignung und zugehörige Nachweise/Erklärungen

- Angaben zur Beschäftigtenzahl (gem. Punkt 10.1 des
"Formblatts Eignung")
Mindestanforderung: Vier Wirtschaftsprüferinnen je Geschäftsjahr. Zwei Prüfungsleiterinnen je Geschäftsjahr. Vier Prüfungsassistentinnen je Geschäftsjahr.

- Vier unternehmensbezogene Referenzprojekte aus den
letzten drei Jahren, die nach ihrer Art und ihrem Umfang
mindestens mit der hier ausgeschriebenen Leistung
vergleichbar sind (gem. Punkt 10.2 des "Formblatts Eignung").
Mindestanforderung:
• alle Referenzen müssen von einem Öffentlichen Auftraggeber (gemäß der Definition des § 99 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)) stammen;
• bei allen Referenzen muss es sich um Einrichtungen mit einem Jahresumsatz von mindestens 140 Millionen Euro handeln;
• bei mindestens drei Referenzen muss es sich um Einrichtungen handeln, die eine Konsolidierung mehrerer Buchungskreise oder mehrere Standorte/Einrichtungen durchführen;
• bei mindestens zwei der einzureichenden Referenzen muss es sich um gemeinnützige Einrichtung (im Sinne der §§ 51 ff. der Abgabenordnung) im Wissenschaftsbereich, mit mind. 1.000 Mitarbeiterinnen handeln;
• das Leistungsende darf jeweils nicht vor dem Jahr 2021 liegen;
• nicht abgeschlossene Referenzen werden nur zugelassen, wenn Leistungen hieraus seit mindestens neun Monaten (gerechnet ab dem Veröffentlichungstag der Bekanntmachung der hier ausgeschriebenen Leistung) mit einem Mindestkontingent von bereits geleisteten 60 Personentagen erbracht wurden.

- Benennung und fachkunde des einzusetzenden Personals (hauptverantwortliche Wirtschaftsprüferin und deren Stellvertretung)
(gem. Punkt 10.3 des "Formblatts Eignung")
Mindestanforderung an das einzusetzenden Personals (hauptverantwortliche Wirtschaftsprüferin und deren Stellvertretung) (gem. Punkt 10.4 des "Formblatts Eignung"):
a. Öffentliche Bestellung als Wirtschaftsprüferin nach Wirtschaftsprüferordnung der Wirtschaftsprüfkammer
b. Verfügung über umfangreiche Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG), Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen
Förderung (ANBest-I), Bundeshaushaltsordnung (BHO), Landeshaushaltsordnung von Berlin (LHO Berlin) sowie des EU Beihilferechts
c. Verfügung über umfangreiche Kenntnisse der SAP-Module Finanzbuchhaltung (FI), Produktstrukturmanagement (PSM), Controlling (CO), Materialmanagement (MM) und Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
d. Deutsch als Muttersprachlerin oder mindestens C2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)

Diese Unterlagen müssen durch die Bieterinnen erbracht und mit
Angebotsabgabe im Bietercockpit hochgeladen werden:
- Nachweis (Kopie der Bestellurkunde) für die hauptverantwortliche Wirtschaftsprüferin und deren Stellvertretung über die öffentliche Bestellung als Wirtschaftsprüferin nach Wirtschaftsprüferordnung der Wirtschaftsprüfkammer (gem. Punkt 10.4 a. des "Formblatts Eignung")
- Eigenerklärung des Unternehmens über die Verfügung umfangreicher Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG), Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung (ANBest-I), Bundeshaushaltsordnung (BHO), Landeshaushaltsordnung von Berlin (LHO Berlin) sowie des EU Beihilferechts für die hauptverantwortliche Wirtschaftsprüferin und deren Stellvertretung (gem. Punkt 10.4 b. des "Formblatts Eignung")
- Eigenerklärung des Unternehmens über die Verfügung umfangreicher Kenntnisseder der SAP-Module Finanzbuchhaltung (FI), Produktstrukturmanagement (PSM), Controlling (CO), Materialmanagement (MM) und Anlagenbuchhaltung (FI-AA) für die hauptverantwortliche Wirtschaftsprüferin und deren Stellvertretung (gem. Punkt 10.4 c. des "Formblatts Eignung")

Folgende Dokumente müssen nur ausgefüllt /bzw. ausgefüllt und unterschrieben werden, wenn zutrifft:
- Erklärung der Bieter-Bewerbergemeinschaft
- Unterauftragnehmer_Eignungsleihe_VgV_UVgO
- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer