Relocation Service

Kurze Beschreibung

Das HZB beabsichtigt mit diesem Verfahren den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem*r Wirtschaftsteilnehmer*in zur Unterstützung und Betreuung der HZB-Mitarbeiter*innen (neue und Bestand) durch einen Relocation Service mit folgenden Leistungsfeldern:
− Anmeldung beim Bürgeramt
− Antrag/Verlängerung auf Erteilung eines Aufenthaltstitels/Arbeitserlaubnis
− Unterstützung bei der Wohnungssuche vor Ankunft in Deutschland
− Kleine Unterstützung bei der Wohnungssuche
− Große Unterstützung bei der Suche von Immobilien
− Beratungsleistungen zu Einzelthemen wie Schulsuche, Versicherungen und Konten
− Begleitung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens

*** Der Leistungszeitraum beginnt am 01.11.2024 und endet am 31.10.2026. Das HZB behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate bis max. 31.10.2028 zu verlängern. Die optionale Vertragsverlängerung wird bis spätestens drei Monate vor Vertragsende dem*der Auftragnehmer*in bekannt gegeben. Wird die optionale Verlängerung nicht aktiv, endet der Vertrag am 31.10.2026 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

*** Das Auftragsvolumen der Rahmenvereinbarung beträgt pro Jahr ca. 150.000 € netto bzw. 600.000 € netto für den max. Vertragszeitraum von 4 Jahren. Das angegebene Volumen dient nur als Orientierungswert. Das Gesamtvolumen der zu erbringenden Leistungen richtet sich nach dem konkreten Bedarf des Auftraggebers im Leistungszeitraum.

Beschreibung der Beschaffung

Das HZB beabsichtigt mit diesem Verfahren den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem*r Wirtschaftsteilnehmer*in zur Unterstützung und Betreuung der HZB-Mitarbeiter*innen (neue und Bestand) durch einen Relocation Service.

Beschreibung der Optionen

Das HZB behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate bis max. 31.10.2028 zu verlängern. Die optionale Vertragsverlängerung wird bis spätestens drei Monate vor Vertragsende dem*der Auftragnehmer*in bekannt gegeben. Wird die optionale Verlängerung nicht aktiv, endet der Vertrag am 31.10.2026 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Der Leistungszeitraum beginnt am 01.11.2024 und endet am 31.10.2026. Das HZB behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate bis max. 31.10.2028 zu verlängern. Die optionale Vertragsverlängerung wird bis spätestens drei Monate vor Vertragsende dem*der Auftragnehmer*in bekannt gegeben. Wird die optionale Verlängerung nicht aktiv, endet der Vertrag am 31.10.2026 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

[1.] Der*die Bieter*in hat eine Erklärung abzugeben, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB und § 124 vorliegen.
[2.] Juristische Personen fügen den Unterlagen einen Nachweis über die Eintragung ins Berufs-/ Handelsregister bzw. eine Gewerbeanmeldung bei.
[3.] Es sind Angaben zu machen, ob beabsichtigt ist – bezogen auf den Auftrag – in relevanter Weise mit Dritten zusammen zu arbeiten bzw. Unteraufträge zu vergeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

[1.] Mit dem Angebot ist der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgenden Deckungssummen zu erbringen (Mindestkriterien):
- für Personenschäden: 1 000 000 EUR
- Sach- und Vermögensschäden: 500 000 EUR
Ersatzweise ist die schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Deckungssumme im Auftragsfall oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Zusage einer entsprechenden Versicherung vorzulegen.
[2.] Erklärung zum Gesamtumsatz sowie den Umsatz entsprechender Dienstleistungen der letz-ten 3 Geschäftsjahre (siehe Fragebogen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

[1.] Nachweis von mindestens einer vergleichbaren Unternehmensreferenz mit Angabe:
Bezeichnung der Referenz, Auftraggeber*in und Ansprechperson mit Telefonnummer/E-Mail, Ort der Ausführung und Kurzbeschreibung sowie Umfang der erbrachten Leistungen.
[2.] Angaben der Personen, die für die tatsächliche Umsetzung der Dienstleistung zuständig sind, mit folgenden Angaben:
Darstellung des beruflichen Lebenslaufs, max. drei Seiten DIN A4 (Name, Fachrichtung der Ausbildung, Nachweis von relevanten Fort- und Weiterbildungen, Kurzdarstellung von mindestens einer relevanten, persönlichen Referenz)
*** Hinweis: Der Name kann zunächst anonymisiert werden, sollte der*die Bieter*in in Zuschlagsnähe kommen, ist der Name offen zu legen.

*** Mindestkriterien:
Zu [1.]
Die Referenzen müssen folgende Kriterien erfüllen:
­Die Leistungen müssen grundsätzlich abgeschlossen sein oder mindestens zu 75% abgeschlossen sein. Das Datum der Übergabe darf max. drei Jahre, ab Datum der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung zurückliegen.
­Mindestens eine Referenz muss eine langfristige Rahmenvereinbarung beinhalten, die folgende Bedingungen abdeckt:
- Laufzeit mindestens 12 Monate
- Honorarvolumen mindestens netto 25.000 € pro Jahr
­Das bzw. die Referenzprojekte müssen die nachfolgend aufgelisteten Beratungsfelder abdecken, wobei die genannten Beratungsfelder über eine oder mehrere Referenzen nachgewiesen werden können.
- Erfahrungen in der Antragserstellung auf Erteilung/Verlängerung eines Aufenthaltstitels/Arbeitserlaubnis
- Erfahrungen in Beratung und Assistenz bei der Suche und ggf. Anmietung von Wohnungen
- Erfahrungen in der Begleitung von beschleunigten Fachkräfteverfahren
- Erfahrungen in Beratungsleistungen zu Einzelthemen wie Schulsuche, Versicherungen und Konten

Zu [2.]
- Die projektleitenden Mitarbeiter*innen beherrschen Deutsch und Englisch mindestens auf dem Niveau C1. Im Zweifelsfall ist dieses Niveau nachzuweisen.
- Alle vorgesehenen Mitarbeiter*innen verfügen über Berufserfahrungen bei Relocation Dienstleistungen. Nachweis der Erfahrung durch jeweils mindestens eine entsprechende persönliche Referenz pro Mitarbeiter*in.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Die AGB von Auftraggeber und Auftragnehmer sind grundsätzlich ausgeschlossen und finden keine Anwendung. Sie werden vollständig ersetzt durch die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Fassung 2003. Zur Rechnungslegung siehe Vertrag § 6 Honorar / Rechnungslegung.

*** Diese Ausschreibung wird einfach und kostengünstig über das elektronische Vergabeinformations-System subreport ELViS abgewickelt.

*** Das Angebot und alle weiteren Unterlagen sind in elektronischer Form auf diesem Portal abzugeben. Bitte registrieren Sie sich kostenlos unter https://www.subreport.de . Erste Informationen und Unterstützung bei der Registrierung erhalten Sie durch: subreport Verlag Schawe GmbH, Buchforststr. 1-15, 51101 Köln, Tel.: +49 (0)2 21/9 85 78-23, Fax: +49 (0)221/9 85 78-66, E-Mail: info@subreport.de , Internet: www.subreport.de

*** Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung.

*** Ihre Registrierung gewährleistet, dass Sie alle für die Ausschreibung relevanten Informationen, wie Antworten auf Fragen und Änderungen bei den Fristen oder Vergabeunterlagen, automatisch an Ihre dort eingetragene E-Mail Adresse erhalten.

*** Sofern Sie bereit sind, an der Ausschreibung teilzunehmen, erbitten wir dazu Ihr Angebot ausschließlich in elektronischer Form. Laden Sie dies bei www.subreport.de bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe (Eingangsdatum) hoch.

*** Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige, nicht wie gefordert abgegebene bzw. fehlende Nachweise, Erklärungen oder sonstige Angaben nachzufordern. Ein Anspruch auf eine derartige Handhabung besteht nicht. Insbesondere kann der Auftraggeber aus Gründen der Gleichbehandlung und/oder zeitlichen Erwägungen unvollständige Angebote vom Vergabeverfahren ausschließen.

*** Fragen können via Bieterkommunikation/Nachrichten ausschließlich elektronisch bis 7 Tage vor der Angebotsabgabefrist gestellt werden. Zur Wahrung des gleichen Informationsstandes aller, werden die anonymisierten Fragen und Antworten ausschließlich über subreport.de veröffentlicht. Es liegt in der Verantwortung des*der Bieters*in, sich über ergänzende Informationen in regelmäßigen Abständen zu informieren.

*** Die AGBs vom Auftragnehmer sind ausgeschlossen und finden keine Anwendung. Sie werden vollständig ersetzt durch die „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)“, Fassung 2003. Änderungen und Ergänzungen der Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

*** Das Angebot muss alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sowie rechtsverbindlich unterschrieben sein. Sämtliche Preisangaben sind in EURO zu machen. Das FB 633 VHB „Angebotsschreiben“ fordert die Angabe von Brutto-Preisen. Dies gilt jedoch nur für Bieter aus der Bundesrepublik Deutschland.

*** Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des*der Bieters*in Unklarheiten oder sind diese zur Vertragsausführung unwirtschaftlich, fehlerhaft, unvollständig, nicht eindeutig oder sind die Leistungen objektiv so nicht ausführbar, so hat der*die Bieter*in die ausschreibende Stelle unverzüglich schriftlich auf dieses und die erkennbaren Folgen hinzuweisen. Der Einwand, dass sich der*die Bieter*in über den Umfang der Leistung oder die Art und Weise der Ausführung nicht genügend informieren konnte, ist ausgeschlossen.

*** Unzulässig sind den Wettbewerb beschränkende Absprachen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, insbesondere Verabredungen oder Empfehlungen über die Abgabe bzw. Nichtabgabe von Angeboten und über die zu fordernden Preise.

*** Das Angebot kann nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist geändert, berichtigt oder zurückgezogen werden. Vom Ablauf der Angebotsfrist an bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

*** Das Angebot sowie alle Anlagen und die geforderten Nachweise müssen in sämtlichen Teilen in deutscher Sprache vorliegen. Anderssprachige Unterlagen werden nicht gewertet; es sei denn, es liegt eine beglaubigte Übersetzung bei.

*** Für Informationen zum allgemeinen Rechtsrahmen können Bewerber sich an nachfolgend aufgeführte Stellen wenden:
• Steuerrecht: www.bundesfinanzministerium.de Rubrik Steuern, Bundesfinanzministerium, 11016 Berlin, Tel.-Nr.: 01888/682-0, Fax: 01888/682-4248,
• Umweltrecht: www.bundesumweltministerium.de Rubrik Gesetze/Verordnungen, Bundesumweltministerium, Postfach 120629, 53048 Bonn, Tel.-Nr.: 01888/305-0, Fax: 01888/305-3225,
• Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen: www.bmas.bund.de Rubrik Arbeitsschutz; Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 53107 Bonn, Tel.-Nr.: 01888/527-0, Fax: 01888/527-4900,
• Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen können sich die Bewerber oder Bieter an nachfolgend aufgeführte Stelle wenden: www.bundeskartellamt.de Vergabekammern des Bundes, Bundeskartellamt, Villemombler Str. 76, 53123 Bonn Telefon: +49 228 9499-0, Fax: + 49 228 9499-163

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe. Der Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.