SAP-Projektmanagement Berliner Bäder-Betriebe

Beschreibung der Beschaffung

SAP-Projektmanagement für die Umsetzung der Transformation SAP/R3 in S/4HANA

Die wesentlichen Aufgaben des (inhouse) SAP-Projektmanagements sind:
Stufe 1 - Vorbereitung
• Erkennen, Koordinieren und Initiieren von Prozessverbesserungen in allen kaufmännischen Bereichen im bestehenden SAP/R3-System in Abstimmung mit der Leiterin Finanzen.
• Umsetzen der erkannten Prozessverbesserungen unter Einbindung aller relevanten Stakeholder
• Datenkonsolidierung (Stammdatenoptimierung, Doublettenbereinigung etc.) im SAP/R3
• Rolloutbegleitung für das Anforderungsmanagement (Beschaffung) sowie den elektronischen Rechnungsworkflow
• Vorbereitung der Überführung von SAP/R3 in S/4HANA

Stufe 2 - Transformation von SAP/R3 in S/4HANA
Projektmanagement:
• Direkte Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitungen Finanzen, Einkauf und IT.
• Überwachung der erfolgreichen Umsetzung des Transformationsprojektes (von SAP/R3 in S/4HANA/ S4) von der Konzeption bis zur Implementierung.
• Mitwirken bei der Erstellung und, Pflege und Kontrolle detaillierter Projektpläne, Zeitpläne und Budgets in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister.
• Sicherstellung, dass das Transformationsprojekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens, Budgets und Umfangs abgeschlossen wird.
• Risikomanagement und proaktive Lösung von Projektproblemen.
• Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Kommunikation des Fortschritts an Stakeholder und Führungskräfte.
Teamkoordinierung:
• Koordinierung von interdisziplinären Projektteams, einschließlich interner Mitarbeiter und externer Dienstleister.
• Förderung der Teamarbeit und Sicherstellung effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam.
• Identifikation von Schulungsbedarfen und Förderung der beruflichen Entwicklung der internen Teammitglieder.
Anforderungsanalyse und -management:
• Zusammenarbeit mit den AbteilungenBereichen Einkauf und Finanzen und Controlling zur Erfassung und Dokumentation von Geschäftsanforderungen im Sinne von End-to-End Prozessen unter Einbezug der Best-Practice Prozesse eine Green-Field Ansatzes.
• Sicherstellung, dass die Systemanforderungen klar definiert und dokumentiert sind und den Industriestandards entsprechen. sind.
• Unterstützung bei der Entwicklung von zukunftsorientierten und digitalisierten SAP-Lösungen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen sowie deren Implementierung.
Qualitätssicherung:
• Sicherstellung, dass alle SAP-Lösungen die relevanten Qualitätsstandards erfüllen.
• Vorbereitung, Durchführung und Koordination von Tests (z. B. User-Acceptance-Tests, Integrationstests, Abnahmetests) in Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern und den Fachbereichen Abteilungen Einkauf und Finanzen in SAP-SolMan.
• Mitwirkung an der Cut-Over-Planung zum Übergang SAP/ R/3 zu SAP SS/4HANA und mitwirken an einer erfolgreichen Go-Live Übergabe an die Organisation
• Verwaltung und Lösung von Änderungsanforderungen während des gesamten Projektzyklus.
Stakeholder-Management:
• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern.
• Aktive Einbindung der Schnittstellenfunktionen (Technik und Vorhaben, Betrieb, Personal und Kasse)
• Sicherstellung der Einbindung der Stakeholder in den Projektverlauf und Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse und Erwartungen. Hierzu zählent auch die PersonalvertretungArbeitnehmervertretungen.
Dokumentation und Schulung:
• Überwachung der Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Berichten durch den externen Dienstleister.
• Planung und Durchführung von Schulungen für Endbenutzer und andere Stakeholder zusammen mit dem externen Dienstleister sowie die Erstellung von Schulungsunterlagen.
• Ideen, Impulse und Mitwirkung bei der Einführung und Etablierung von SAP Key-Userstrukturen für kfm. Prozesse in zentralen und dezentralen Organisationseinheiten.

Aufwandsschätzung:
ab Zuschlagserteilung bis voraussichtlich 30.06.2024: ca. 230 Personentage
voraussichtlich 01.07.2024 - 30.06.2025 (optional): ca. 120 Personentage

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(a) Handelsregisterauszug
Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewer-ber niedergelassen ist, der nicht älter als drei Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist sein darf.

(b) Alternativer Nachweis
Sofern der Bewerber, das Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Dritte (im Falle einer Eignungsleihe, s. dazu in Ziffer 11.6) nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise.
Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(a) Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung

(b) Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist (2021, 2022, 2023)

Mindestanforderungen:
(a) Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Die Deckungssumme der Berufs- beziehungsweise Betriebshaftpflichtversicherung muss je Schadenfall für Sach-, Personen und Vermögensschäden 1.000.000 Euro sowie für Verlust von durch den Auftraggeber übergebenen Schlüsseln 250.000 EUR betragen.

(b) Umsatz
Hinsichtlich des Umsatzes in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags wird ein durchschnittlicher Mindestjahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre von 400.000,00 Euro gefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(a) Referenzen
Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge der in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitraums sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers.

(b) Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl
Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl der Beschäftigten für die letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist (2021, 2022, 2023) anzugeben, die sich mit Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags befassten.

(c) Unterauftragsvergabe
Angabe, welche Teile des Auftrags der Wirtschaftsteilnehmer als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt, sofern bereits eine derartige Aussage möglich ist.

Mindestanforderungen:
(a) Referenzen
Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich der hier zu vergebenden Leis- tungen durch Angabe von mindestens drei, in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist im Wesentlichen ausgeführten, Referenzaufträgen gefordert. Diese Referenzaufträge müssen nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit den unter Ziffer 3.2 der Bewerbungsbedingungen sowie mit den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Merkmalen mit der hier zu vergebenden Leistung vergleichbar sein.
Mindestanforderungen pro Referenz:
• Das Referenzprojekt umfasst ein Mindestprojektvolumen in Höhe von 200.000 EUR über die gesamte Laufzeit
• Das Referenzprojekt endete nach dem November 2019 oder dauert noch an.
• Gegenstand des Referenzprojekts ist ein SAP-Transformationsprojekt mit einem spezifischen Vorgehensmodell, bspw. Greenfield, Brownfield oder Bluefield
Mindestanforderungen an Wertungsreferenzen:
• Mindestens eine der Referenzen muss die Transformation von SAP/R3 nach S/4HANA beinhalten.
• Mindestens eine der Referenzen muss für einen Öffentlicher Auftraggeber i.S.v. § 99 GWB erbracht worden sein/erbracht werden.

Zusätzliche Informationen

Etwaige Rückfragen oder der Wunsch nach zusätzlichen Auskünften sind über die Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin an den Auftraggeber zu richten.

Eine mündliche beziehungsweise fernmündliche Kontaktaufnahme ist gem. § 9 Abs. 2 VgV nicht zulässig und wird nicht beantwortet.

Hinweis zu Informationen über die öffentliche Öffnung (Feld BT-132 - Datum/Zeitpunkt m Datum/Zeitpunkt der Angebotsöffnung): Gemäß § 55 Ziffer 2 VGV, sind Bieter bei der Öffnung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten nicht zugelassen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Rügen wegen erkannter Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der unter Ziffer 2 genannten Kontaktstelle innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu erheben (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 GWB.

Ergänzend wird auf § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.