TDE 2025-27

Kurze Beschreibung

Die HHT beabsichtigt, eine Agentur (Auftragnehmer) mit der Konzepterstellung, Planung und Realisierung der Hamburg-Präsentation (Hamburg 'Stand') im Rahmen des Bürgerfestes zum Tag der Deutschen Einheit 2025 zu beauftragen (mit Option auf Verlängerung). Der Auftrag umfasst die optische und inhaltliche Konzeption sowie konsekutiv die gesamtheitliche Planung und Realisierung der Hamburg-Präsentation unter Berücksichtigung der von der HHT genannten Zielgruppen und Schwerpunktthemen.

Beschreibung der Beschaffung

5.1 Standgestaltung und -bau Die Hamburg-Präsentation setzt sich mindestens aus einem ausgebauten Eventbau (Cube, Container, Zelt o.Ä.) mit integrierter Bühne sowie einem Außenbereich zusammen. Hierfür steht eine Fläche von vorauss. insgesamt 135m² zur Verfügung, die ggf. erweitert werden kann. Im Rahmen der Konzeptentwicklung sind somit die folgenden Bereiche zu berücksichtigen: - Allgemeine thematische Stimmigkeit (Schwerpunktthemen) - Fernwirkung des Präsentationstandes - Auswahl und Anmietung des Eventbaus - Ausbau und Gestaltung des Innenbereiches (inkl. Bühne) - Ausbau und Gestaltung des Außenbereiches Ziel ist es, eine stimmige Präsentation zu schaffen, die Hamburg für den Besuchenden erkennbar macht und Platz für die Schwerpunktthemen (siehe Punkt 3) bietet. Durch eine offene Standgestaltung soll sich Hamburg von den anderen Länderpräsentationen abheben und bereits aus der Ferne einen Blickfang für die Besucherinnen und Besucher darstellen. Optisch soll der Stand das Stadtbild Hamburgs reflektieren und etwa charakteristische architektonische Merkmale/maritime Elemente aufgreifen. Impressionen bisheriger Hamburg-Präsentationen finden Sie im Kapitel 5.1.4 sowie dazugeh. Bilder in Anlage 4. Bitte berücksichtigen Sie folgende Hinweise: - Auf- und Abbau: Die Auf- und Abbauzeiten der Ländermeile lauten voraussichtlich : o Aufbau: 26.09. - 1.10. o Abbau: 5.10./6.10. Der Auf- und Abbau des Standes sollte idealerweise max. 2 Tage in Anspruch nehmen. - Wetter: Bei der technischen Konzeption sollte die im Oktober übliche Witterungslage besonders für die Außenbereiche berücksichtigt werden. Zudem sind für den Außenbereich zumindest teilweise Überdachungen als Regenunterstände einzuplanen. - Barrierefreiheit: Eine barrierefreie Nutzung von Innen- und Außenbereich ist zu gewährleisten. - Vorhandene Materialien für die Standgestaltung: Aus den vergangenen Jahren stehen für eine mögliche Einbindung/Wiederverwendung einige Materialien zur Verfügung. Die folgenden Materialien kann der Auftragnehmer u.A. bei Interesse mietkostenfrei nutzen und einsetzen (vgl. Anlage 5). o Matrosen: Die sich im Bestand der HHT befindlichen über-lebensgroßen Matrosen und Matrosinnen sind ein beliebtes Foto-Motiv bei Veranstaltungen und sollen vereinzelt für den Außenbereich der Hamburg-Präsentation beim Tag der Deutschen Einheit eingeplant werden. Transportkosten sowie der Auf- und Abbau liegen beim Auftragnehmer. o Hamburg-Counter: Die HHT ist im Besitz von Paletten-Möbeln, die kostenfrei verwendet werden können (für den Hamburg-Tourismus-Infopoint und Partnerpräsentationen im Zeltinnenbereich). 5.1.1 Fernwirkung Die Sichtbarkeit und der Wiedererkennungswert des Hamburg-Stands soll durch den Einsatz von Weitsichtelementen (z.B. Dachkonstruktionen, Schriftzüge, LED-Screens, Lichtkonstruktionen) optimiert werden. 5.1.2 Innenfläche Mit der Ausgestaltung des Stands soll eine junge, moderne, einladende sowie Hamburg repräsentierende Atmosphäre geschaffen werden. Neben einer Bühnensituation für musikalische und inhaltliche Darbietungen soll ein Hamburg-Informations-Counter (mit Fachpersonal besetzter Info-Point inkl. Screens und Lagerfläche) sowie-nach Bedarf-interaktive Modul(e) in den Stand integriert werden. Diese und weitere, mögliche Interaktionsflächen sollen die Aufenthaltsdauer der Gäste maximieren und den Besuch informativ, spannend, interaktiv und nachhaltig gestalten. ? Bühne Auf der Bühne sollen die Schwerpunktthemen für die Besucherinnen und Besucher über unterschiedliche Formate greifbar und erlebbar gemacht werden. Dies können sein, Musik (Musical, Bands, DJs), Panels, Interviews, Tanzdarbietungen, Akrobatik, o.Ä. Die Bühne ist entsprechend mit technischer und optischer Ausstattung vorzusehen (inkl. technischer Betreuung). Auch die Möglichkeit für die Einbindung von Bewegtbild sollte gegeben sein. Die Beschallung ist sowohl auf den Innenraum als auch für die Außenfläche auszurichten und getrennt voneinander in der Lautstärke regulierbar sein. Die Bespielung der Bühne durch Bands, DJs, Interviews, Moderation, Gewinnspiele, Video & Bildinhalte etc. (hier: die Programmgestaltung) liegt ebenfalls im Aufgabenbereich des Auftragnehmers und ist entsprechend im Angebot zu berücksichtigen (vgl. 6.2.1). Bitte berücksichtigen Sie in Ihrem Angebot folgende Anforderungen: - Aufgang: Je nach Höhe der Bühne sollte ein Aufgang (Treppe, Stufe/n sowie eine Rollstuhl-Rampe) vorgesehen werden. - Technische Ausstattung: Angemessene Tontechnik / Beschallungsanlage (PA) / Backline, angemessene Lichttechnik / Beleuchtung, ausreichende Anzahl an Mikrophonen, Mischpulte, Sitzmöbel, etc. - Dekoration: z.B. Backdrop (LED-Wall), Boden-Teppich, Verkleidung der Bühne, Bepflanzung etc. - Durchgehende (auch für Proben und Soundchecks) technische Betreuung (Tontechniker) 5.1.3 Außenbereich Der Außenbereich ist für weitere Partnerpräsentationen und -aktionen sowie für die Integration eines kulinarischen Angebots und einer Verweilmöglichkeit für die Standgäste vorzusehen. In der Vergangenheit wurde hier u.A. auf einer Fläche von ca. 30 m² ein Beach-Bereich mit Sand, Liegestühlen, Lounge Möbeln und Sonnenschirmen geschaffen. Eine Nutzung des Außenbereichs sollte auch bei Regen sichergestellt sein. Hierfür sind vom Auftragnehmer mobile Überdachungen mit einzukalkulieren. Backstage Ein Backstagebereich ist in der Kostenkalkulation zu berücksichtigen. Der Backstagebereich soll mindestens einen Arbeitsbereich (Tisch mit Stühlen) sowie Schließfächer umfassen und als Lager- und Rückzugsbereich dienen. 5.5 Budgetkalkulation Wir bitten Sie, uns ein möglichst konkretes, nachvollziehbares Budget mit Kostenplan zu dem vorgelegten Konzept einzureichen. Der Gesamtbetrag von 90.000,00 EUR (Budget für 2025) darf nicht überschritten werden.

Weitere Informationen zur Verlängerung

"Die HHT hat das Recht, aber nicht die Verpflichtung, über den Tag der Deutschen Einheit 2025 hinaus auch die Konzeption, Planung, Organisation und Durchführung der Hamburg-Präsentation zum Tag der Deutschen Einheit 2026 und 2027 (...) zu beauftragen."

Zusätzliche Informationen

Die HHT weist darauf hin, dass gemäß § 56 Abs. 2 VgV Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren Nachweise Mängel aufweisen, ausgeschlossen werden können. Die HHT kann die Bieter jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Bieter können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.