Unterstützung des Qualitätsmanagements der UHH

Universität Hamburg

Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit. Das Qualitätsmanagement (QM) für Services & Support an der Universität Hamburg (UHH) befindet sich personell im Aufbau. Für den vorübergehenden Kapazitätsbedarf soll externe Beratung und Unterstützung beauftragt werden, wie sie im Folgenden näher beschrieben wird. Ziel des QM ist die kontinuierliche Verbesserung der Leistungserbringung in der Handlungsdimension Services und Support der UHH über unterschiedliche Dimensionen: 1. Prozessebene: Prozesse mit Fokus auf end-to-end-Betrachtung 2. Fachebene: thematische zusammenhängende Service & Support-Bereiche mit Sicht auf z.B. Strukturen, Aufgaben oder Schnittstellen 3. Fachebene übergreifend: themen- und prozessumspannende Vorhaben (z.B. Dokumentenmanagementsystem) Insbesondere unsere Qualitätsdimensionen, wie z.B. die Nutzendenzentrierung, sind hierbei die leitenden Prinzipien. Die grundsätzliche Richtung des iterativen Qualitätsmanagements soll durch eine Aufwärtsbewegung beschrieben werden: in Schleifen soll nach und nach die Qualität verbessert und ein neues Zielniveau auf dem zuvor Erreichten aufbauen. Dieser iterative Ansatz ist im Gegensatz zu einmaligen Evaluationen von ganzen Verwaltungsteilen nachhaltig und evolutionär. In jeder Schleife werden an einem Punkt entweder ein Problem festgestellt oder bereits erreichte Ziele evaluiert. Daraufhin findet eine Analyse mit für Bereich und Anlass passenden Instrumenten statt. Auf Basis der Analyse werden neue Vereinbarungen zu Zielen getroffen (auch Servicelevel in dem Bereich, Zielkennzahlen, ggf. gesonderte Kennzahlen) sowie Maßnahmen entwickelt und deren Umsetzung geplant. Die Umsetzung erfolgt bei Bedarf mit Change-Begleitung. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird die Zielerreichung geprüft und ggf. eine Gegensteuerung vorgenommen. Diese Abfolge wird durch „agile“ Bearbeitungsschleifen nach Bedarf ergänzt. Die Bereiche des Services &Supports werden in den Dimensionen in unterschiedlicher Unterstützungstiefe je nach Bedarf durch das Team Quality & Changemanagement in der Administration in der Stabsstelle Smart Administration (Team QM) betreut. Diese Unterstützung kann von einem übergreifenden Monitoring bis hin zur inhaltlichen Maßnahmenentwicklung reichen. Das maximale Budget beträgt 300.000,00 € inkl. Mehrwertsteuer für die gesamte Laufzeit.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2024-10-25.

Wer?

• Universität Hamburg

Wie?

• Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste › Unternehmens- und Managementberatung

Wo?

• Hamburg › Hamburg
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2024-10-25	Auftragsbekanntmachung
2024-11-20	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2024-10-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unterstützung des Qualitätsmanagements der UHH
Referenznummer: UHH_2024060_OV
Kurze Beschreibung:

Kurze Beschreibung

Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Das Qualitätsmanagement (QM) für Services & Support an der Universität Hamburg (UHH) befindet sich personell im Aufbau. Für den vorübergehenden Kapazitätsbedarf soll externe Beratung und Unterstützung beauftragt werden, wie sie im Folgenden näher beschrieben wird. Ziel des QM ist die kontinuierliche Verbesserung der Leistungserbringung in der Handlungsdimension Services und Support der UHH über unterschiedliche Dimensionen:

1. Prozessebene: Prozesse mit Fokus auf end-to-end-Betrachtung
2. Fachebene: thematische zusammenhängende Service & Support-Bereiche mit Sicht auf z.B. Strukturen, Aufgaben oder Schnittstellen
3. Fachebene übergreifend: themen- und prozessumspannende Vorhaben (z.B. Dokumentenmanagementsystem) Insbesondere unsere Qualitätsdimensionen, wie z.B. die Nutzendenzentrierung, sind hierbei die leitenden Prinzipien.

Die grundsätzliche Richtung des iterativen Qualitätsmanagements soll durch eine Aufwärtsbewegung beschrieben werden: in Schleifen soll nach und nach die Qualität verbessert und ein neues Zielniveau auf dem zuvor Erreichten aufbauen. Dieser iterative Ansatz ist im Gegensatz zu einmaligen Evaluationen von ganzen Verwaltungsteilen nachhaltig und evolutionär.

In jeder Schleife werden an einem Punkt entweder ein Problem festgestellt oder bereits erreichte Ziele evaluiert. Daraufhin findet eine Analyse mit für Bereich und Anlass passenden Instrumenten statt. Auf Basis der Analyse werden neue Vereinbarungen zu Zielen getroffen (auch Servicelevel in dem Bereich, Zielkennzahlen, ggf. gesonderte Kennzahlen) sowie Maßnahmen entwickelt und deren Umsetzung geplant. Die Umsetzung erfolgt bei Bedarf mit Change-Begleitung. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird die Zielerreichung geprüft und ggf. eine Gegensteuerung vorgenommen. Diese Abfolge wird durch „agile“ Bearbeitungsschleifen nach Bedarf ergänzt.

Die Bereiche des Services &Supports werden in den Dimensionen in unterschiedlicher Unterstützungstiefe je nach Bedarf durch das Team Quality & Changemanagement in der Administration in der Stabsstelle Smart Administration (Team QM) betreut. Diese Unterstützung kann von einem übergreifenden Monitoring bis hin zur inhaltlichen
Maßnahmenentwicklung reichen.

Das maximale Budget beträgt 300.000,00 € inkl. Mehrwertsteuer für die gesamte Laufzeit.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 5712116a-2546-4d1e-b8de-4fe0b00c97ca
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Unternehmens- und Managementberatung 📦
Dauer
Datum des Beginns: 2025-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 80
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungsbewertung gemäß Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Beschreibung
Ort der Leistung: Hamburg 🏙️
Postleitzahl: 20148
Stadt: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU

Richtlinie 2014/24/EU VgV

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-11-25 09:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2024-11-15 23:59:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gemäß § 56 VgV
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Angaben zur Präqualifizierung und/ oder Angaben für Registerabfragen aus dem Gewerbezentralregister bzw. aus dem Register zum Schutz des fairen Wettbewerbs; Angaben zur Fachkunde z. B. über Eintragungen in das Berufs- oder Handelsregister. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/8735349c-e8e0-4962-8147-c3cbb4113d0f/suitabilitycriteria

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Erklärung über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten zu verfügen und auf Verlangen geeignete Unterlagen als Nachweis vorzulegen; Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/8735349c-e8e0-4962-8147-c3cbb4113d0f/suitabilitycriteria

Technische und berufliche Fähigkeiten

Erklärung über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichend Erfahrung zu verfügen, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen; Referenzen über vergleichbare Leistungen. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/8735349c-e8e0-4962-8147-c3cbb4113d0f/suitabilitycriteria

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Rein innerstaatliche Ausschlussgründe
Beschreibung der Ausschlussgründe:

Gemäß § 123, 124 GWB, § 57, 42 Abs. 1 VgV, §§3, 3a, 7 HmbVgG; Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022-576

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universität Hamburg
Nationale Registrierungsnummer: eda1348a-8bb6-49d9-b8ca-d771eb9e0cc1
Abteilung: Strategischer Einkauf
Postanschrift: Mittelweg 124
Postleitzahl: 20148
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Strategischer Einkauf
E-Mail: strategischereinkauf@uni-hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428382361 📞
Fax: +49 40239512234 📠
URL: https://uni-hamburg.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/8735349c-e8e0-4962-8147-c3cbb4113d0f 🌏
Teilnahme-URL: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/8735349c-e8e0-4962-8147-c3cbb4113d0f 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Nationale Registrierungsnummer: fc2a82a7-8962-48a4-bf78-45738e80fa10
Abteilung: Rechts- und Abgabenabteilung
Postanschrift: Postfach 30 17 41
Postleitzahl: 20306
Postort: Hamburg
Region: Hamburg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Rechts- und Abgabenabteilung
E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231690 📞
Fax: +49 40427923080 📠
URL: https://www.hamburg.de/behoerdenfinder/info/11725152/ 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es wird auf § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Ein Antrag ist demnach unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-10-25+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 210-653907 (2024-10-25)

Auftragsbekanntmachung (2024-11-20)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-11-29 09:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 56 Tage

Öffentlicher Auftraggeber
Kommunikation
Dokumente URL: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/26c53c32-7b51-486f-a873-c9ef462967d6 🌏
Teilnahme-URL: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/26c53c32-7b51-486f-a873-c9ef462967d6 🌏

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-11-20+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: bd2014c8-e6ea-4042-bcbd-df9ff3dbce94-01
Quelle: OJS 2024/S 227-711708 (2024-11-20)

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