Unterstützungsdienstleistungen für das Projekt GeFa im Bereich des Projektmanagements des Auftraggebers (Externe Programmleitung, PMO-Lead, Release-Train-Engineer, Release-Manager, Scrum-Master (max. 4 Personen), PMO-Mitarbeiter (max. 4 Personen)

Kurze Beschreibung

Der Auftraggeber benötigt Unterstützung im Bereich des Projektmanagements, des Projektbüros (project management office, PMO) sowie in der Steuerung und Überprüfung der weiter am Projekt GeFa" beteiligten Dienstleister im agilen Projektvorgehen.
Ziel des Programms ist die Entwicklung eines anwenderfreundlichen, barrierefreien und zukunftsfähigen Fachverfahrens für alle Fachbereiche der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften sowie der Fachgerichtsbarkeiten aller 16 Bundesländer und des Bundes.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber benötigt Unterstützung im Bereich des Projektmanagements, des Projektbüros (project management office, PMO) sowie in der Steuerung und Überprüfung der weiter am Projekt GeFa" beteiligten Dienstleister im agilen Projektvorgehen.
Ziel des Programms ist die Entwicklung eines anwenderfreundlichen, barrierefreien und zukunftsfähigen Fachverfahrens für alle Fachbereiche der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften sowie der Fachgerichtsbarkeiten aller 16 Bundesländer und des Bundes.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Durch die Laufzeitbegrenzung sollen die Marktzutrittschancen für Dritte nicht übermäßig erschwert werden. Längere Laufzeiten sind ausnahmsweise möglich, wenn sich der Auf-traggeber auf besondere Umstände berufen kann, die sich „insbesondere“ aufgrund des Gegenstands der Rahmenvereinbarung ergeben können (so auch Art. 33 Abs.1 UA 2 RL 2014/24/EU; vgl. Kulartz/Kus/Marx/Portz/Prieß/Zeise Rn. 63 ff. mwN). Der Auftraggeber hat dabei die wettbewerblichen Auswirkungen seiner Entscheidung über die Laufzeit zu berücksichtigen (VK Bund 6.7.2011 – VK 3 80-11) (BeckOK VergabeR/Wichmann, 32. Ed. 1.5.2023, VgV § 21 Rn. 38).
Der Auftraggeber geht auf Grund von den nachfolgenden Erwägungen von einem derartigen Sonderfall aus, der es als Ausnahme gem. § 21 Abs. 6 VGV ermöglicht, eine Vertragslaufzeit von 6 Jahren anzunehmen und dies entsprechend auszuschreiben.
Allgemeines
Das Gemeinsame Fachverfahren (GeFa) ist ein diffiziles Konstrukt unter der Einschaltung unterschiedlichster Dienstleister. Darunter fallen mehrere Verträge mit einem Volumen im jeweils mehrstelligen Millionenbereich. Ziel des Programms ist die Entwicklung eines anwenderfreundlichen, barrierefreien und zukunftsfähigen Fachverfahrens für alle Fachbereiche der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften sowie der Fachgerichtsbarkeiten aller 16 Bundesländer und damit über 100.000 Nutzer über alle Landes- und Bundesgerichtsbarkeiten hinweg. Dies umfasst auch die Staatsanwaltschaften nebst der Bundesanwaltschaft.
PMO und externe Programmleitung
Dreh- und Angelpunkt der organisatorischen Planung ist der Dienstleister für das Projektbüro und die externe Programmleitung. Diese Einrichtungen tragen entsprechend dem Zuschnitt des Programmes den überwiegenden Teil des organisatorischen Aufwandes.
Zeitlicher Ablauf der nächsten Jahre
Der Vertrag für Anforderungserhebung und Konzeption läuft spätestens im Jahr 2026 aus, die Ausschreibungsvorbereitungen sind im Jahr 2025 zu beginnen.
Der Vertrag für Test und entwicklungsbegleitende Testumgebung läuft spätestens im Jahr 2027 aus, die Ausschreibungsvorbereitungen sind im Jahr 2026 zu beginnen.
Der Vertrag für Entwicklung läuft spätestens im Jahr 2029 aus, die Ausschreibungsvorbereitungen sind im Jahr 2028 zu beginnen.
Mit einer Vertragslaufzeit von 4 Jahren läuft der Vertrag mit dem PMO-Dienstleister im Jahr 2028 aus.

Entscheidung
Der Auftragnehmer sieht sich in Anbetracht der aufgeführten Notwendigkeiten und der zeitlichen Planungen außer Stande die mehrfach auflaufenden und gestaffelten Vergabeverfahren ohne ein eingearbeites Projektbüro und einer eingearbeiteten externen Programmleitung durchführen zu können. Die grundlegende strategische Entscheidung aller beteiligten Bundesländer war es für diesen Aufgabenbereich eine externe Beauftragung auszuschreiben und durchzuführen. Es fehlt dem Auftraggeber sowohl an Personal als auch an der inhaltlichen Expertise, um dies selbst durchzuführen. Dabei wird berücksichtigt, dass mit einem Zuschlag in dem vorliegenden Vergabeverfahren die vierjährige Vertragslaufzeit Ende 2028 spätestens enden würde. Damit wären zwei Umfangsvergabeverfahren, also das des Entwicklers nebst das des PMO-Dienstleisters selbst zu bestreiten, ohne dass auf diese Ressourcen sinnvoll zurückgegriffen werden könnte. Eine realistische Einarbeitung würde im normalen Geschäftslauf bis zu 12 Monate dauern, bis die Mitarbeiter des PMO-Dienstleisters auf dem vollen Leistungsstand angelangt sind. Auch in Anbetracht von Erwägungsgrund 62 Abs. 2 RL 2014/24/EU müsste der Auftraggeber in Anbetracht der dargestellten und zeitlich hochkritischen Lage nochmals ein Ausschreibungsverfahren mit derzeit nicht vorhersehbaren Ausgang beschreiten und kann womöglich keine durchgehende Beauftragung eines Entwicklungsdienstleisters auf Grund des weiteren Vergabeverfahrens gewährleisten. Damit wären die aktuell zu tätigenden Investitionen in Hinblick auf die zu erwartenden Vertragslaufzeiten vergebens. Damit geht der Auftraggeber von einer zulässigen Erweiterung der Grenze des § 21 Abs. 6 VGV um 2 Jahre aus, da somit der vorliegende Vertrag Ende des Jahres 2030 beendet würde. Diese Laufzeit ist nötig, um die vorangegangen geschilderten Umfangsverfahren bei der Ausschreibung bestreiten zu können und die Einarbeitung der neuen Dienstleister sicherstellen zu können. Es ist also gerade so, dass sich der hohe Einarbeitungsaufwand und die Einarbeitungsdauer des PMO-Dienstleisters gerade erst in der Verlängerung der Vertragslaufzeit und der Begleitung der oben aufgeführten Vergabeverfahren langfristig amortisieren würde.
Eine unangemessen lange Marktabschottung liegt nicht vor.
Die Verlängerung der Regellaufzeit von 2 Jahren auf insgesamt 6 Jahre ist angemessen.
Eine Laufzeit in dieser Länge ist für den Auftragnehmer nicht unzumutbar.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eignungskriterien: https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/22ffe428-b3c2-47b5-8eb8-8e5d35580a47/suitabilitycriteria
Alle Kriterien sind zu beantworten; Formulare müssen unverändert verwendet werden.
- Kriterien mit [A] müssen erfüllt / beantwortet werden,
- Kriterien mit [B] sind zu beantworten und werden einer Bewertung unterzogen,
- Kriterien mit [I] dienen zur Information und werden nicht bewertet; sie sind zwecks Vollständigkeit aber zu beantworten.
1. statistische Angaben
K1.1: Bitte beachten Sie zu den folgenden Positionen das Formular "Informationen zu statistischen Angaben".
K1.2: [I] Erfüllt Ihr Unternehmen die Eigenschaft als Kleinst-, kleines oder mittleres Unternehmen (KMU)?
K1.3: [I] Welche Unternehmensgröße ist zutreffend?
K1.4: [I] Bitte geben Sie hier den NUTS-Code an, der dem Sitz Ihres Unternehmens entspricht.
K1.5: Information zur zwingend anzugebenden Telefonnummer des Unternehmens für Bekanntmachungen.
K1.6: [A] Bestätigen Sie, dass Sie in Ihrem Profil - Benutzerdaten Ihre Telefonnummer und - falls vorhanden - Faxnummer im validen Format (s. Hinweis zum Bieter-Profil) hinterlegt haben?
2. Eigenerklärungen:
K2.1: [A] Die Eigenerklärung habe ich zur Kenntnis genommen und bestätige ihren Inhalt.
- Es ist keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen einer der in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten (z.B. §§ 129 - 129b, 89c, 261, 263, 264, 299 - 299b, 108e, 333 - 335a, 232 - 233a StGB, Art. 2 § 2 IntBestG) oder vergleichbarer Vorschriften anderer Staaten verurteilt worden und es ist auch nicht aus denselben Gründen eine Geldbuße nach § 30 OWiG gegen das Unternehmen festgesetzt worden.
- Das Unternehmen hat seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt.
- Das Unternehmen hat bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende menschen-, umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen. Insbesondere
wird gem. § 7 Abs. 1 AGG, § 3 Abs. 1 EntgTranspG und § 2 Nr. 7 AEntG Frauen und Männern für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleiches Entgelt gewährt.
werden gem. § 3 Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten die in Abschnitt 2 dieses Gesetzes festgelegten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten in angemessener Weise beachtet.
werden den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wenigstens diejenigen Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des Mindestentgelts gewährt, die nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG), einem nach dem Tarifvertragsgesetz mit den Wirkungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag, oder einer nach den §§ 7, 7a oder 11 AEntG oder § 3a des AÜG erlassenen Rechtsverordnung für die betreffende Leistung verbindlich vorgegeben werden.
- Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt.
- Das Unternehmen hat keine schweren Verfehlungen begangen, die seine Integrität als Auftragnehmer für öffentliche Aufträge in Frage stellen. Dies gilt auch für Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist.
- Das Unternehmen hat im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen abgegeben, keine irreführenden Informationen übermittelt und mit anderen Unternehmen keine Vereinbarungen getroffen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
- Es liegt kein Ausschlussgrund nach § 21 AEntG, § 19 MiloG, § 21 SchwarzArbG und § 98c AufenthG vor. Insbesondere wurde gegen das Unternehmen keine Geldbuße von mindestens 2.500 € wegen eines Verstoßes nach § 23 AEntG oder § 21 MiloG verhängt. Auch wurde gegen das Unternehmen oder einen Vertretungsberechtigten keine Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten und keine Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbuße von mindestens 2.500 € wegen Verstoßes gegen eine in § 21 SchwarzArbG aufgeführte Vorschrift verhängt.
K2.2: [A] Die Eigenerklärung (RUS) habe ich zur Kenntnis genommen und bestätige ihren Inhalt.
1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,
a. durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers / Bieters in Russland,
b. durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber / Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50 %,
c. durch das Handeln der Bewerber / Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und / oder b zutrifft.
2. Es wird bestätigt, dass die am Auftrag beteiligten Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift gehören.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

https://www.evergabe.bayern.de/evergabe.bieter/api/external/subproject/22ffe428-b3c2-47b5-8eb8-8e5d35580a47/suitabilitycriteria
3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, die zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift gehören und auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt.
K2.3: [I]: Sollten für Sie bzw. Ihr Unternehmen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, schildern Sie bitte, warum diese nicht zu einem Ausschluss vom Verfahren führen sollen. Der Auftraggeber entscheidet im Rahmen der Angebotsprüfung über den Ausschluss. Sie können ausführlichere Angaben zum Sachverhalt auch im Arbeitsschritt Eigene Anlagen als Dokument hochladen.
3. Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB - nicht vom Bieter zu befüllen - hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt.
4. Angaben Wettbewerbsregister
K4.1: Öffentliche Auftraggeber sind nach § 6 Abs. 1 des Wettbewerbsregistergesetzes ab einer Höhe von 30.000 € verpflichtet, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister anzufordern.
K4.2: [I] Name des Unternehmens
K4.3: [I] Angaben zur Postanschrift
K4.4: [I] Angaben zur Rechtsform
K4.5: [I] Registerangaben (inländische oder ausländische Register bzw. Angaben zu Gesellschaftern; ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer)
5. Projektbezogene Eignungskriterien:
K5.1: [A] Der Umsatz aus Projekten oder Aufträgen hinsichtlich der Unterstützung von Auftraggebern mit agilen bzw. technischen Beraterrollen bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist beträgt in Summe mindestens 5 Mio. Euro.(Bei Bietergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den vorstehend geforderten Mindestumsatz erreichen.)
K5.2: [I] Erklärung zum jährlichen Umsatz aus Aufträgen hinsichtlich der Unterstützung von Auftraggebern mit agilen bzw. technischen Beraterrollen bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist.
K5.3: [I] Erklärung zum jährlichen Gesamtumsatz bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist.
K5.4: [A] Der Bieter verpflichtet sich, auf Anforderung des Auftraggebers entsprechende Jahresabschlüsse der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Angebotsfrist einzureichen.
K5.5: [A] Sichern Sie zu, dass Sie die zu vergebenen Leistungen ausschließlich von Standorten innerhalb der GPA-Staaten erbringen werden? Dies betrifft auch die Leistungserbringung durch Dritte (z.B. Unterauftragnehmer) und den Betrieb von Projektwerkzeugen.
K5.6: [A] Mindestens 20 Beschäftigte des Bieters haben bereits in vergleichbaren Projekten gearbeitet. Ist diese Aussage über ihr Unternehmen korrekt?
K5.7: [A] Haben Sie mindestens drei Projektreferenzen dem Angebot zur Eignungsprüfung beigelegt? Mindeskriterien jedes Referenzprojektes: Projektlaufzeit: mind. 3 Jahre; gleichzeitig und dauerhaft abgerufene Berater: mindestens 3 Berater gleichzeitig; Tätigkeit der Berater im agilen Umfeld der Softwareentwicklung;
Die Vergabestelle behält sich vor, insbesondere die Aussagen zur Vergleichbarkeit beim Ansprechpartner des Referenzkunden zu verifizieren. Die Referenzen müssen nachprüfbar sein. Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung auf ca. 5 Seiten je Referenz. Beschreiben Sie die Referenzen mittels beigefügtem Formblatt „Vorlage Referenzprojekte.docx“.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf folgende Fristen (vgl. § 160 Abs. 3 GWB) wird besonders hingewiesen:
- der Bieter hat von ihm erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen;
- Falls der Auftraggeber mitteilt, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, hat der Bieter die Möglichkeit, die Vergabekammer anzurufen, solange nicht eine Frist (gerechnet nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers) von mehr als 15 Kalendertagen vergangen ist.