10-FB1-25-224; Verscannung von Akten der Kreisverwaltung Pinneberg

Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle

Für die komplette E2E Digitalisierung von Verwaltungsprozessen müssen jegliche Bestandsakten digitalisiert werden. Dies soll ein externer Dienstleister umsetzen. Dafür werden die Akten vom Dienstleister abgeholt und TR RESISCAN gemäß digitalisiert sowie und enaio zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen siehe Leistungsverzeichnis/Lastenheft.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-09-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-08-20.

Wer?

• Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Pinneberg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-08-20	Auftragsbekanntmachung
2025-09-22	Auftragsbekanntmachung
2025-09-24	Auftragsbekanntmachung
2025-09-30	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-08-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 10-FB1-25-224; Verscannung von Akten der Kreisverwaltung Pinneberg
Referenznummer: 10-FB1-25-224
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 0001
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Wertungskriterien: Preis = 50 % Qualität der Testscan = 21,43 % Konzeptbewertung = 28,57% Der Inhalt der Leistungsbeschreibung und weitere Unterlagen liegen in der Verantwortung vom Auftraggeber und werden inhaltlich vom selbigen bindend. Die Erstellung der Anlagen 30 bis 38 erfolgten unter Mitwirkung durch ein im Vergabeverfahren in Betracht kommendes Unternehmen. Sämtliche Informationen werden den im Wettbewerb interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt. Zulässigkeit von Unterauftragsleistungen: Alle Arbeitsprozesse außer Transport und der Dokumentationspflicht. Lesen Sie die beigefügten Unterlagen bitte sorgfältig durch und nutzen Sie bei Unklarheiten die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Um die Beantwortung Ihrer Bieterfragen gewährleisten zu können, müssen diese bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Achten Sie insbesondere darauf, alle erforderlichen Angaben im „31_Preisblatt“ und „32_Lastenheft“ zu tätigen und geben Sie unbedingt auch das ausgefüllte Angebotsschreiben (Formblatt Nr.07), alle genannten Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und „33_Zuschlagskriterien“ zusammen mit dem übrigen Angebot ab. Bitte nutzen Sie für Ihre Eintragungen im beigefügten Preisblatt und Lastenheft die zur Verfügung gestellte Excel-Datei (xlsx). Angebotsunterlagen dürfen nicht durch bloße Mitteilung eines Hyperlinks, Cloudzuganges und/oder Bereitstellung außerhalb der von der Vergabestelle für dieses Vergabeverfahren verbindlich erklärten Zugangswege zur Verfügung gestellt werden. Anderenfalls gelten diese als fehlend, verbunden mit den jew. daraus folgenden, vergaberechtlichen Konsequenzen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Pinneberg 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2025-11-01 📅
Datum des Endes: 2029-10-31 📅
Vergabekriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde:

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-09-25 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-09-25 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Bieter sind bei der Eröffnung gem. § 55 Abs. 2 VgV nicht zugelassen.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-09-25 09:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Bieter sind bei der Eröffnung gem. § 55 Abs. 2 VgV nicht zugelassen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:

Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei. Ohne die Unterlagen 07, 31, 32 und Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und „33_Zuschlagskriterien“ wird Ihr Angebot -ohne die Möglichkeit der Aufklärung oder/und Nachforderung- ausgeschlossen werden.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten 3 Jahren

Eignungskriterium: Anzahl der Führungskräfte
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Nachweis der Zahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis von mind. einer nachprüfbaren und vergleichbaren Referenz aus den letzten 3 Jahren. Eine Referenz gilt als „vergleichbar“ wenn: 5.000.000 Blatt verscannt wurden und dabei technische und organisatorische Maßnahmen nach TR RESISCAN bestanden haben (hohe Schutzklasse der Dokumente)

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Sofern zutreffend, ist der Nachweis zu erbringen
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Sofern zutreffend, Ist der Nachweis zu erbringen
Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angabe des Umsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre mit nachgewiesenen Umsatz i.H.v. mindestens 1 Mio. € je Geschäftsjahr

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthöhe von 2.000.000 €

Eignungskriterium: Finanzkennzahlen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

- Angabe über das Vorliegen einer Insolvenz/Liquidation; rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen Insolvenzplanes angegeben wurde) - Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist, - Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt, - Freistellungsbescheinigung nach § 48 b Einkommensteuergesetz - Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (DIHK). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf Verlangen nachzuweisen, dass die vorgesehenen Nachunternehmen präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen. Nicht präqualifizierte Unternehmen haben zum Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind die Eigenerklärungen auch für die vorgesehenen Nachunternehmen abzugeben, es sei denn, die Nachunternehmen sind präqualifiziert. In diesem Fall reicht die Angabe der Nummer, unter der die Nachunternehmen in dem amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich geführt werden. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ ist Bestandteil der Vergabeunterlagen zu dieser Ausschreibung.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Einreichung aller genannten Informationen/Nachweise gem. „32_Lastenheft“ und "33_Zuschlagskriterien“

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Probescan gem. Vergabeunterlage „38_Rücksendungsaufforderung-Anforderungen an Probeakte“ erforderlich

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftragnehmer hat als Vertragsstrafe für Verzug bei Überschreitung der vorstehend unter „Ausführungsfristen“ genannten Fristen für jede vollendete Woche 0,5 Prozent desjenigen Teils der Leistung, der nicht genutzt werden kann zu zahlen. Die Bezugsgröße zur Berechnung der Vertragsstrafe bei der Überschreitung von Einzelfristen ist der nicht nutzbare Teil der Leistung, der den bis zu diesem Zeitpunkt vertraglich zu erbringenden Leistungen entspricht. Verwirkte Vertragsstrafen für den Verzug wegen Nichteinhaltung verbindlicher Zwischentermine (Einzelfristen als Vertragsfristen) werden auf eine durch den Verzug wegen Nichteinhaltung der Frist für die Vollendung der Leistung verwirkte Vertragsstrafe angerechnet. Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen gemäß § 17 VOL/B

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Kreis Pinneberg, Zentrale Vergabestelle
Nationale Registrierungsnummer: 9193
Postanschrift: Kurt-Wagener-Str. 11
Postleitzahl: 25337
Postort: Elmshorn
Region: Pinneberg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: zentralevergabestelle@kreis-pinneberg.de 📧
Telefon: +49 41214502-4455 📞
URL: https://www.Kreis-Pinneberg.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/48ebd5e3-4356-4d0e-94b0-0e70597b7123 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/48ebd5e3-4356-4d0e-94b0-0e70597b7123 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen, Mindest- und Tariflohn gemäß § 4 Vergabegesetz Schleswig-Holstein vom 08.02.2019 – VGSH -in der derzeit gültigen Fassung- (ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 Euro netto) mit Einreichung des Angebotes abgeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl haben präqualifizierte und nicht präqualifizierte Unternehmen einen Nachweis der Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung einzureichen. Sollen zur Ausführung des Auftrages Teilleistungen einem Nachunternehmer übertragen werden oder sollen bei Auftragsausführung Leiharbeiter beschäftigt werden, ist der Nachweis der Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung auch für den Nachunternehmer oder für den Verleiher von Arbeitskräften zu erbringen. Diese Verpflichtung gilt entsprechend für alle weiteren Nachunternehmer des Nachunternehmers.

Körper überprüfen
Name: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Nationale Registrierungsnummer: ebb6f27e-a34f-436f-b855-9ab9268ba94d
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postleitzahl: 24105
Postort: Kiel
Region: Pinneberg 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de 📧
Telefon: +49 431-988-4542 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. (5) Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies auf Grund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-08-20+02:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 160-549754 (2025-08-20)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-22)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-02 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-02 09:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-02 09:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-22+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Zwecks Beantwortung diverser Bieterfragen (Stand 22.09.2025) , welche spätestens mit dem 23.09.2025 beantwortet sein sollen, wird eine Verlängerung der Angebotsabgabe und Bindefrist als erforderlich gesehen.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 48ebd5e3-4356-4d0e-94b0-0e70597b7123-01
Quelle: OJS 2025/S 182-619803 (2025-09-22)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-24)
Objekt
Dauer
Datum des Beginns: 2025-12-01 📅
Datum des Endes: 2029-11-30 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-24+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Änderung Sektion 5.1.3
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 5ccfa2e5-fbb8-4268-82ad-4292ac6af15d-01
Quelle: OJS 2025/S 184-627305 (2025-09-24)

Auftragsbekanntmachung (2025-09-30)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-10-06 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-10-06 11:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-10-06 11:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-09-30+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 59952a25-4215-4ec4-b23e-a834f9acbe37-01
Quelle: OJS 2025/S 188-642616 (2025-09-30)

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