2025-Digitalisierung von Bauakten

Stadtverwaltung Ellwangen

Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Bauakten

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2025-12-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2025-10-30.

Wer?

• Stadtverwaltung Ellwangen

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Stuttgart › Ostalbkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2025-10-30	Auftragsbekanntmachung
2025-11-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2025-10-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: 2025-Digitalisierung von Bauakten
Referenznummer: Akten-2025-RV
Kurze Beschreibung: Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Bauakten
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 500 000 EUR 💰
Beschreibung
Interne Kennung: 0001
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadt Ellwangen benötigt im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung, welche die Digitalisierung von archivierten Bauakten zum Gegenstand hat, ein Gesamtdienstleistungspaket. Dieses beinhaltet den Gesamtprozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten, d.h. die Aktenvor- und aufbereitung, deren softwaregestützte Belegerkennung und Indexierung, Abholung beim Auftraggeber, Lagerung beim Auftragnehmer sowie die geregelte Aktenvernichtung. Die Digitalakten sollen anschließend in ein DMS überführt werden. Dabei sollen ca. 500 laufende Meter Akten - das entspricht einer Gesamtblattanzahl von ca. 2,5-3 Mio. Blatt - verarbeitet und digitalisiert werden.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Gefördertes soziales Ziel: Zugang für alle
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Ostalbkreis 🏙️
Dauer: 48 Monate
Vergabekriterien
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde:

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-01 14:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-01 14:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Ellwangen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Eröffnungstermin: 2025-12-01 14:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Ellwangen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:

Bitte beachten: Um einen eventuellen Ausschluss des Angebotes zu vermeiden, legen Sie bitte die geforderten Nachweise und Erklärungen dem Angebot unbedingt vollständig bei.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Mindestens 2 Referenzen bei öffentlichen Auftraggebern über die Digitalisierung von Bauakten mit min. je 250 laufende Meter Die Leistung muss in den letzten drei Jahren erbracht worden sein, d.h. die Leistungserbringung (mindestens die Lieferung einer Teilleistung) muss nach dem 1. Januar 2022 erfolgt sein.

Eignungskriterium: Versorgungssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe Betriebshaftpflichtversicherung für Personenschäden in Höhe von mindestens 2.000.000€ für sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) in Höhe von mindestens 1.000.000€

Eignungskriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis eines bestimmten Mindestjahresumsatzes in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags von min. 500.000 €

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtverwaltung Ellwangen
Nationale Registrierungsnummer: 14179
Postanschrift: Spitalstraße 4
Postleitzahl: 73479
Postort: Ellwangen
Region: Ostalbkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: achim.krafft@ellwangen.de 📧
Telefon: +49 796184327 📞
URL: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/a8022115-dd02-4e36-911a-96d41136ba0e 🌏
Teilnahme-URL: http://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/a8022115-dd02-4e36-911a-96d41136ba0e 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: 96e67a4f-f5c8-4fe3-80af-64dd6ab833e2
Postanschrift: Regierungspräsidium Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Ostalbkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219268730 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen. (2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. (4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-10-30+01:00 📅
Quelle: OJS 2025/S 210-722214 (2025-10-30)

Auftragsbekanntmachung (2025-11-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 500 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2025-12-03 14:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2025-12-03 14:00:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2025-12-03 14:00:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2025-11-27+01:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
terminliche Gründe
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: a8022115-dd02-4e36-911a-96d41136ba0e-01
Quelle: OJS 2025/S 230-789900 (2025-11-27)

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